Quels contrôles préparer avant l'envoi d'une facture électronique

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Ce que contrôle le Système d'Échange

Le SdI vérifie que la facture contient les données minimales obligatoires prévues par la loi, comme les identifiants du fournisseur et du client, le numéro, la date, la description du bien ou du service, la base imposable, le taux et la TVA. Il vérifie également que les numéros de TVA ou codes fiscaux indiqués existent au Registre fiscal, que le champ Code destinataire est rempli, et que les valeurs de base imposable, taux et TVA sont cohérentes entre elles.

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Pourquoi ces contrôles existent

Depuis le 1er janvier 2019, toutes les factures entre parties résidentes ou établies en Italie doivent être électroniques, tant pour les opérations B2B que B2C, en plus de l'obligation envers l'Administration publique déjà en vigueur depuis 2015. Les règles techniques pour préparer, transmettre, recevoir et conserver les factures sont définies par la mesure n° 433608 du 24 novembre 2022.

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Comment organiser le processus de préparation et d'envoi

Étapes

1. Préparez le fichier XML avec un logiciel conforme aux spécifications techniques de la mesure du 24 novembre 2022
2. Utilisez la procédure web, le logiciel téléchargeable ou l'application FatturAE mis gratuitement à disposition par l'Agence des recettes, ou un logiciel privé conforme
3. Vérifiez les données minimales obligatoires et la cohérence entre base imposable, taux et TVA avant l'envoi
4. Transmettez le fichier XML via le portail Fatture e Corrispettivi, par PEC à l'adresse sdi01@pec.fatturapa.it, ou par un canal télématique activé avec le SdI
5. Consultez le reçu de rejet, de livraison ou de non-livraison dans la zone dédiée du portail

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Exemple hypothétique

Exemple hypothétique : une entreprise prépare une facture avec une base imposable de 100 euros et un taux de 22 %, mais saisit par erreur une TVA de 20 euros au lieu de 22. Le SdI détecte l'incohérence entre base imposable, taux et TVA et renvoie un reçu de rejet, obligeant l'entreprise à corriger et renvoyer le fichier.

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Contrôles à effectuer avant l'envoi

• Données minimales obligatoires présentes : identifiants, numéro, date, description, base imposable, taux, TVA
• Numéro de TVA ou code fiscal du client et du fournisseur corrects et existants au Registre fiscal
• Champ Code destinataire correctement rempli
• Cohérence numérique entre base imposable, taux et montant de TVA calculé
• Vérifier que le fichier n'a pas déjà été envoyé précédemment, pour éviter un doublon

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Comment structurer le contrôle avec un logiciel de gestion

Une entreprise peut demander à son logiciel de gestion de soutenir un flux de vérification interne avant l'envoi : un rôle dédié qui contrôle les données minimales obligatoires, un second contrôle sur la cohérence entre base imposable, taux et TVA, et une trace consultable des reçus reçus du SdI. Il s'agit d'un choix opérationnel suggéré, non d'une exigence du logiciel lui-même.

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Questions fréquentes

Le SdI accepte également les factures non signées numériquement pour les opérations envers des assujettis à la TVA ou des consommateurs finaux, mais si le fichier est signé, il contrôle la validité du certificat.

Les règles techniques de la mesure du 24 novembre 2022 s'appliquent uniquement aux factures entre particuliers ; envers l'Administration publique, les règles du Décret ministériel n° 55/2013 restent valables.

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Prochaine étape

Vérifiez maintenant, avant votre prochain envoi, que votre processus couvre tous les contrôles sur les données minimales, la cohérence de la TVA et le Code destinataire, pour réduire le risque de rejets par le SdI.