Cómo hacer trazable la corrección de una factura electrónica rechazada por el SdI

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La respuesta breve

Cuando el Sistema de Intercambio (SdI) detecta un error, rechaza la factura y envía un aviso de rechazo con código de error y descripción del motivo.

Para hacer trazable la corrección, se recomienda recompilar la factura con la misma fecha y numeración que la rechazada, corregir el error indicado y retransmitirla al SdI.

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Qué controla el SdI antes de aceptar la factura

El SdI verifica la presencia de los datos obligatorios previstos por la ley, la existencia en el Registro Tributario del número de IVA del proveedor y del cliente, la correcta cumplimentación del campo Código destinatario y la coherencia entre la base imponible, el tipo y el IVA indicados.

Si aunque sea uno de estos controles no se supera, el archivo es rechazado y el aviso correspondiente llega por el mismo canal utilizado para la transmisión.

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El camino de corrección paso a paso

Pasos

1. Reciba el aviso de rechazo: contiene el código de error y una breve descripción del motivo del rechazo
2. Si utilizó los servicios gratuitos de la Agencia, consulte el aviso en el portal Fatture e Corrispettivi
3. Identifique y corrija el error, verificando los datos obligatorios, los números de IVA, el código destinatario y la coherencia de los importes
4. Se recomienda recompilar la factura manteniendo la misma fecha y numeración que la factura rechazada
5. Cambie el nombre del archivo, si no está utilizando el procedimiento web del portal, y retransmita al SdI

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Un caso hipotético

Ejemplo hipotético: una empresa envía una factura con el número de IVA del cliente erróneo. El SdI la rechaza y devuelve un aviso con un código de error relativo a la verificación en el Registro Tributario.

La empresa corrige el número de IVA, recompila el documento con la misma fecha y número que la factura rechazada, renombra el archivo y lo retransmite al SdI para un nuevo control.

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Verificaciones antes de retransmitir

• El código de error del aviso de rechazo ha sido leído y comprendido
• La fecha y numeración de la factura corregida coinciden con las de la rechazada
• El nombre del archivo ha sido modificado, si no se utiliza el procedimiento web del portal
• El aviso de rechazo es consultable y se conserva en el portal Fatture e Corrispettivi

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Cómo establecer la trazabilidad con un socio de software

Una empresa puede solicitar a su socio de software que registre, para cada factura rechazada, el código de error recibido, la fecha del rechazo y la fecha de retransmisión, para tener un historial legible del ciclo de corrección.

Es útil definir roles claros (quién corrige, quién verifica, quién retransmite) y conservar tanto el aviso de rechazo como la factura corregida en el mismo expediente documental, para poder remontarse al original en cualquier momento.

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Preguntas frecuentes sobre la corrección

• El aviso de rechazo llega por el mismo canal (PEC, SFTP o Web Service) utilizado para enviar la factura original
• Si la transmisión se realizó a través de los servicios gratuitos de la Agencia, el aviso solo se puede consultar en el portal Fatture e Corrispettivi
• El nombre del archivo solo debe cambiarse si la factura no se produce mediante el procedimiento web del portal

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Próximo paso

Si recibe un aviso de rechazo, abra inmediatamente el código de error, corrija el dato indicado y retransmita la factura con la misma fecha y número que la original, cambiando el nombre del archivo cuando sea necesario.