Comment rendre traçable la correction d'une facture électronique rejetée par le SdI

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La réponse courte

Lorsque le Système d'Échange (SdI) détecte une erreur, il rejette la facture et envoie un avis de rejet avec un code d'erreur et une description du motif.

Pour rendre la correction traçable, il est conseillé de recomposer la facture avec la même date et le même numéro que celle rejetée, de corriger l'erreur indiquée et de la retransmettre au SdI.

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Ce que le SdI vérifie avant d'accepter la facture

Le SdI vérifie la présence des données obligatoires prévues par la loi, l'existence dans le Registre Fiscal du numéro de TVA du fournisseur et du client, la bonne saisie du champ Code destinataire et la cohérence entre la base imposable, le taux et la TVA indiqués.

Si même un seul de ces contrôles échoue, le fichier est rejeté et l'avis correspondant arrive sur le même canal utilisé pour la transmission.

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Le parcours de correction étape par étape

Étapes

1. Recevez l'avis de rejet : il contient le code d'erreur et une brève description du motif du rejet
2. Si vous avez utilisé les services gratuits de l'Agence, consultez l'avis dans le portail Fatture e Corrispettivi
3. Identifiez et corrigez l'erreur, en vérifiant les données obligatoires, les numéros de TVA, le code destinataire et la cohérence des montants
4. Il est conseillé de recomposer la facture en conservant la même date et le même numéro que la facture rejetée
5. Changez le nom du fichier, si vous n'utilisez pas la procédure web du portail, et retransmettez au SdI

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Un cas hypothétique

Exemple hypothétique : une entreprise envoie une facture avec un numéro de TVA client erroné. Le SdI la rejette et renvoie un avis avec un code d'erreur lié à la vérification dans le Registre Fiscal.

L'entreprise corrige le numéro de TVA, recompose le document avec la même date et le même numéro que la facture rejetée, renomme le fichier et le retransmet au SdI pour un nouveau contrôle.

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Vérifications avant de retransmettre

• Le code d'erreur de l'avis de rejet a été lu et compris
• La date et le numéro de la facture corrigée correspondent à ceux de la facture rejetée
• Le nom du fichier a été modifié, si la procédure web du portail n'est pas utilisée
• L'avis de rejet est consultable et conservé dans le portail Fatture e Corrispettivi

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Comment mettre en place la traçabilité avec un partenaire logiciel

Une entreprise peut demander à son partenaire logiciel d'enregistrer, pour chaque facture rejetée, le code d'erreur reçu, la date du rejet et la date de retransmission, afin d'avoir un historique lisible du cycle de correction.

Il est utile de définir des rôles clairs (qui corrige, qui vérifie, qui retransmet) et de conserver à la fois l'avis de rejet et la facture corrigée dans le même dossier documentaire, pour pouvoir remonter à l'original à tout moment.

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Questions fréquentes sur la correction

• L'avis de rejet arrive sur le même canal (PEC, SFTP ou Web Service) utilisé pour envoyer la facture originale
• Si la transmission a eu lieu via les services gratuits de l'Agence, l'avis n'est consultable que dans le portail Fatture e Corrispettivi
• Le nom du fichier ne doit être changé que si la facture n'est pas produite via la procédure web du portail

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Prochaine étape

Si vous recevez un avis de rejet, ouvrez immédiatement le code d'erreur, corrigez la donnée indiquée et retransmettez la facture avec la même date et le même numéro que l'original, en changeant le nom du fichier si nécessaire.