Wie man die Korrektur einer vom SdI abgelehnten elektronischen Rechnung nachverfolgbar macht

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Die kurze Antwort

Wenn das Austauschsystem (SdI) einen Fehler feststellt, lehnt es die Rechnung ab und sendet eine Ablehnungsmitteilung mit Fehlercode und Beschreibung des Grundes.

Um die Korrektur nachverfolgbar zu machen, wird empfohlen, die Rechnung mit demselben Datum und derselben Nummerierung wie die abgelehnte neu zu erstellen, den angegebenen Fehler zu korrigieren und erneut an das SdI zu übermitteln.

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Was das SdI vor der Annahme der Rechnung prüft

Das SdI überprüft das Vorhandensein der gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtdaten, das Vorhandensein der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten und des Kunden im Steuerregister, die korrekte Ausfüllung des Feldes Empfängercode sowie die Übereinstimmung zwischen Nettobetrag, Steuersatz und Umsatzsteuer.

Wenn auch nur eine dieser Prüfungen fehlschlägt, wird die Datei abgelehnt und die entsprechende Mitteilung erreicht denselben Kanal, der für die Übermittlung verwendet wurde.

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Der Korrekturweg Schritt für Schritt

Schritte

1. Erhalt der Ablehnungsmitteilung: enthält Fehlercode und kurze Beschreibung des Ablehnungsgrundes
2. Wenn Sie die kostenlosen Dienste der Agentur genutzt haben, prüfen Sie die Mitteilung im Portal Fatture e Corrispettivi
3. Fehler identifizieren und korrigieren, dabei Pflichtdaten, Umsatzsteuer-Identifikationsnummern, Empfängercode und Übereinstimmung der Beträge prüfen
4. Es wird empfohlen, die Rechnung mit demselben Datum und derselben Nummerierung wie die abgelehnte Rechnung neu zu erstellen
5. Dateinamen ändern, falls nicht das Webverfahren des Portals genutzt wird, und erneut an das SdI übermitteln

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Ein hypothetischer Fall

Hypothetisches Beispiel: Ein Unternehmen sendet eine Rechnung mit falscher Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden. Das SdI lehnt sie ab und liefert eine Mitteilung mit einem Fehlercode zur Prüfung im Steuerregister.

Das Unternehmen korrigiert die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, erstellt das Dokument mit demselben Datum und derselben Nummer wie die abgelehnte Rechnung neu, benennt die Datei um und übermittelt sie erneut an das SdI zur neuen Prüfung.

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Prüfungen vor der erneuten Übermittlung

• Der Fehlercode der Ablehnungsmitteilung wurde gelesen und verstanden
• Datum und Nummerierung der korrigierten Rechnung stimmen mit denen der abgelehnten überein
• Der Dateiname wurde geändert, falls das Webverfahren des Portals nicht genutzt wird
• Die Ablehnungsmitteilung ist im Portal Fatture e Corrispettivi einsehbar und aufbewahrt

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Wie man die Nachverfolgbarkeit mit einem Softwarepartner einrichtet

Ein Unternehmen kann seinen Softwarepartner bitten, für jede abgelehnte Rechnung den erhaltenen Fehlercode, das Datum der Ablehnung und das Datum der erneuten Übermittlung zu erfassen, um eine lesbare Chronologie des Korrekturzyklus zu haben.

Es ist sinnvoll, klare Rollen zu definieren (wer korrigiert, wer prüft, wer erneut übermittelt) und sowohl die Ablehnungsmitteilung als auch die korrigierte Rechnung in derselben Dokumentenakte aufzubewahren, um jederzeit auf das Original zurückgreifen zu können.

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Häufige Fragen zur Korrektur

• Die Ablehnungsmitteilung erreicht denselben Kanal (PEC, SFTP oder Web Service), der für die Übermittlung der Originalrechnung verwendet wurde
• Wenn die Übermittlung über die kostenlosen Dienste der Agentur erfolgte, ist die Mitteilung nur im Portal Fatture e Corrispettivi einsehbar
• Der Dateiname muss nur geändert werden, wenn die Rechnung nicht über das Webverfahren des Portals erstellt wird

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Nächster Schritt

Wenn Sie eine Ablehnungsmitteilung erhalten, prüfen Sie sofort den Fehlercode, korrigieren Sie die angegebenen Daten und übermitteln Sie die Rechnung mit demselben Datum und derselben Nummer wie das Original erneut, wobei der Dateiname bei Bedarf geändert wird.