Come rendere tracciabile la correzione di una fattura elettronica scartata dal SdI

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La risposta breve

Quando il Sistema di Interscambio (SdI) rileva un errore, scarta la fattura e invia una ricevuta di scarto con codice errore e descrizione del motivo.

Per rendere tracciabile la correzione si consiglia di ricompilare la fattura con la stessa data e numerazione di quella scartata, correggere l'errore indicato e ritrasmetterla al SdI.

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Cosa controlla il SdI prima di accettare la fattura

Il SdI verifica la presenza dei dati obbligatori di legge, l'esistenza in Anagrafe Tributaria della partita Iva del fornitore e del cliente, la corretta compilazione del campo Codice destinatario e la coerenza tra imponibile, aliquota e Iva indicati.

Se anche uno solo di questi controlli non va a buon fine, il file viene scartato e la ricevuta relativa arriva sullo stesso canale usato per la trasmissione.

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Il percorso di correzione passo per passo

Passaggi

1. Ricevi la ricevuta di scarto: contiene codice errore e sintetica descrizione del motivo del rifiuto
2. Se hai usato i servizi gratuiti dell'Agenzia, consulta la ricevuta nel portale Fatture e Corrispettivi
3. Individua e correggi l'errore, verificando dati obbligatori, partite Iva, codice destinatario e coerenza degli importi
4. Si consiglia di ricompilare la fattura mantenendo la stessa data e la stessa numerazione della fattura scartata
5. Cambia il nome del file, se non stai usando la procedura web del portale, e ritrasmetti al SdI

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Un caso ipotetico

Esempio ipotetico: un'azienda invia una fattura con partita Iva del cliente errata. Il SdI la scarta e restituisce una ricevuta con codice errore relativo alla verifica in Anagrafe Tributaria.

L'azienda corregge la partita Iva, ricompila il documento con la stessa data e numero della fattura scartata, rinomina il file e lo ritrasmette al SdI per il nuovo controllo.

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Verifiche prima di ritrasmettere

• Il codice errore della ricevuta di scarto è stato letto e compreso
• Data e numerazione della fattura corretta coincidono con quelle scartate
• Il nome del file è stato modificato, se non si usa la procedura web del portale
• La ricevuta di scarto è consultabile e conservata nel portale Fatture e Corrispettivi

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Come impostare la tracciabilità con un partner software

Un'azienda può chiedere al proprio partner software di registrare, per ogni fattura scartata, il codice errore ricevuto, la data dello scarto e la data di ritrasmissione, così da avere una cronologia leggibile del ciclo di correzione.

È utile definire ruoli chiari (chi corregge, chi verifica, chi ritrasmette) e conservare sia la ricevuta di scarto sia la fattura corretta nello stesso fascicolo documentale, per poter risalire in ogni momento all'originale.

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Domande frequenti sulla correzione

• La ricevuta di scarto arriva sullo stesso canale (PEC, SFTP o Web Service) usato per inviare la fattura originale
• Se la trasmissione è avvenuta tramite i servizi gratuiti dell'Agenzia, la ricevuta si consulta solo nel portale Fatture e Corrispettivi
• Il nome del file va cambiato solo se la fattura non è prodotta tramite la procedura web del portale

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Prossimo passo

Se ricevi una ricevuta di scarto, apri subito il codice errore, correggi il dato indicato e ritrasmetti la fattura con data e numero identici a quelli originali, cambiando il nome del file quando necessario.