Qué datos empresariales se necesitan para hacer controlable un proceso de IVA

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Los datos que hacen controlable un proceso de IVA

Un proceso de IVA es controlable cuando los datos recopilados permiten determinar el impuesto exigible y las deducciones, como se requiere para la declaración de IVA, cuando las facturas contienen las indicaciones obligatorias del artículo 226, y cuando la empresa mantiene una contabilidad suficientemente detallada para permitir el control por parte de la administración fiscal.

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Por qué se requieren estos datos

La declaración de IVA debe incluir todos los datos necesarios para determinar el importe del impuesto exigible y el de las deducciones a realizar, incluido el importe total de las operaciones relativas a dicho impuesto y a dichas deducciones, así como el importe de las operaciones exentas. Los Estados miembros fijan el plazo de presentación, que no puede superar en más de dos meses el vencimiento de cada período impositivo, generalmente entre uno y tres meses, salvo que se establezca una duración diferente no superior a un año.

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Flujo de recopilación de datos por factura

Pasos

1. Registre las indicaciones obligatorias del artículo 226: identidad de las partes, naturaleza de los bienes o servicios, base imponible.
2. Anote la fecha de entrega o prestación, o del anticipo, si es diferente de la fecha de emisión de la factura.
3. Calcule la base imponible por tipo, el tipo aplicado y el importe de IVA debido.
4. Aplique las menciones especiales requeridas, como contabilidad de caja, autofacturación o inversión del sujeto pasivo.
5. Mantenga una contabilidad suficientemente detallada para permitir la aplicación del IVA y su control por la administración fiscal.

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Un caso hipotético

Hipótesis: una empresa emite una factura a un comprador identificado a efectos de IVA que es deudor del impuesto. El flujo administrativo debería incluir la mención 'inversión del sujeto pasivo', el número de identificación de IVA del comprador, la naturaleza de los bienes entregados y el importe de IVA a pagar expresado, si la factura está en moneda extranjera, también en la moneda nacional del Estado miembro.

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Controles mínimos antes del registro

• El número de IVA, nombre y dirección completa del sujeto pasivo y del comprador están presentes.
• La cantidad y naturaleza de los bienes o servicios se describen de forma verificable.
• La base imponible por tipo, el tipo y el importe de IVA se calculan correctamente.
• Las menciones especiales (autofacturación, inversión del sujeto pasivo, contabilidad de caja) se aplican cuando corresponde.
• Las copias de las facturas emitidas y recibidas están archivadas y accesibles sin demora para las autoridades.

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Cómo configurar el control con un socio de software

Una empresa puede configurar, junto con su socio de software, un flujo en el que cada factura registrada reúna las indicaciones del artículo 226 y permanezca vinculada a controles de gestión que creen una pista de auditoría fiable entre la factura y la operación.

Es una elección operativa útil asignar roles distintos para emisión, verificación y archivo, con una revisión periódica que compare los datos contables con lo requerido para la declaración de IVA.

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Aclaraciones frecuentes sobre los datos requeridos

• La autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad de la factura deben garantizarse desde la emisión hasta el final del período de archivo.
• El sujeto pasivo puede elegir el lugar de archivo, siempre que las facturas estén disponibles sin demora para las autoridades competentes.
• El uso de la facturación electrónica generalmente requiere el acuerdo del destinatario, salvo disposiciones nacionales específicas.

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Próximo paso práctico

Compare el flujo actual de facturación con la lista de verificación anterior y compruebe que cada factura conserve las indicaciones del artículo 226 y una pista de auditoría desde la emisión hasta el archivo, en coordinación con el plazo de presentación de la declaración de IVA fijado por su Estado miembro.