Quali dati aziendali servono per rendere controllabile un processo IVA

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I dati che rendono un processo IVA controllabile

Un processo IVA è controllabile quando i dati raccolti permettono di determinare l'imposta esigibile e le detrazioni, come richiesto dalla dichiarazione IVA, quando le fatture contengono le indicazioni obbligatorie dell'articolo 226 e quando l'azienda tiene una contabilità sufficientemente dettagliata da consentire il controllo dell'amministrazione fiscale.

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Perché questi dati sono richiesti

La dichiarazione IVA deve riportare tutti i dati necessari per determinare l'imposta esigibile e le detrazioni, incluso l'importo complessivo delle operazioni e di quelle esenti. Gli Stati membri fissano il termine di presentazione, che non può superare di oltre due mesi la scadenza del periodo d'imposta, di norma tra uno e tre mesi, salvo durate diverse non superiori a un anno.

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Flusso di raccolta dati per fattura

Passaggi

1. Registra le indicazioni obbligatorie dell'articolo 226: identità delle parti, natura dei beni o servizi, base imponibile.
2. Annota la data di cessione o prestazione, o dell'acconto, se diversa dalla data di emissione della fattura.
3. Calcola base imponibile per aliquota, aliquota applicata e importo IVA dovuto.
4. Applica le diciture speciali richieste, come contabilità di cassa, autofatturazione o inversione contabile.
5. Tieni una contabilità dettagliata che consenta l'applicazione e il controllo dell'IVA da parte dell'amministrazione.

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Un caso ipotetico

Ipotesi: un'azienda emette una fattura verso un acquirente identificato IVA che è debitore dell'imposta. Il flusso amministrativo dovrebbe riportare la dicitura 'inversione contabile', il numero di identificazione IVA dell'acquirente, la natura dei beni ceduti e l'importo dell'IVA da pagare espresso, se la fattura è in valuta estera, anche nella moneta nazionale dello Stato membro.

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Controlli minimi prima della registrazione

• Numero IVA, nome e indirizzo completo di soggetto passivo e acquirente sono presenti.
• Quantità e natura dei beni o servizi sono descritte in modo verificabile.
• Base imponibile per aliquota, aliquota e importo IVA sono calcolati correttamente.
• Diciture speciali (autofatturazione, inversione contabile, contabilità di cassa) sono applicate quando previste.
• Copie delle fatture emesse e ricevute sono archiviate e accessibili senza indugio alle autorità.

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Come impostare il controllo con un partner software

Un'azienda può configurare, insieme al proprio partner software, un flusso in cui ogni fattura registrata raccolga le indicazioni dell'articolo 226 e resti collegata a controlli di gestione che creino una pista di controllo affidabile tra fattura e operazione.

È una scelta operativa utile assegnare ruoli distinti per emissione, verifica e archiviazione, con una revisione periodica che confronti i dati contabili con quanto richiesto dalla dichiarazione IVA.

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Chiarimenti frequenti sui dati richiesti

• L'autenticità dell'origine, l'integrità del contenuto e la leggibilità della fattura devono essere assicurate dall'emissione fino al termine del periodo di archiviazione.
• Il soggetto passivo può scegliere il luogo di archiviazione, a condizione di rendere le fatture disponibili senza indugio alle autorità competenti.
• Il ricorso alla fattura elettronica richiede, di norma, l'accordo del destinatario, salvo disposizioni nazionali specifiche.

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Prossimo passo pratico

Confronta il flusso attuale di fatturazione con la checklist sopra e verifica che ogni fattura conservi le indicazioni dell'articolo 226 e una pista di controllo dall'emissione all'archiviazione, in coordinamento con il termine di presentazione della dichiarazione IVA fissato dal proprio Stato membro.