Quelles données d'entreprise sont nécessaires pour rendre un processus de TVA contrôlable

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Les données qui rendent un processus de TVA contrôlable

Un processus de TVA est contrôlable lorsque les données collectées permettent de déterminer la taxe exigible et les déductions, comme requis pour la déclaration de TVA, lorsque les factures contiennent les mentions obligatoires de l'article 226, et lorsque l'entreprise tient une comptabilité suffisamment détaillée pour permettre le contrôle par l'administration fiscale.

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Pourquoi ces données sont requises

La déclaration de TVA doit reprendre toutes les données nécessaires pour déterminer le montant de la taxe exigible et celui des déductions à opérer, y compris le montant total des opérations relatives à cette taxe et à ces déductions, ainsi que le montant des opérations exonérées. Les États membres fixent le délai de dépôt, qui ne peut excéder de plus de deux mois l'échéance de chaque période imposable, généralement entre un et trois mois, sauf durée différente n'excédant pas un an.

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Flux de collecte de données par facture

Étapes

1. Enregistrez les mentions obligatoires de l'article 226 : identité des parties, nature des biens ou services, base d'imposition.
2. Notez la date de livraison ou de prestation, ou de l'acompte, si différente de la date d'émission de la facture.
3. Calculez la base d'imposition par taux, le taux appliqué et le montant de TVA dû.
4. Appliquez les mentions spéciales requises, telles que comptabilité de caisse, autofacturation ou autoliquidation.
5. Tenez une comptabilité suffisamment détaillée pour permettre l'application de la TVA et son contrôle par l'administration fiscale.

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Un cas hypothétique

Hypothèse : une entreprise émet une facture à un acheteur identifié à la TVA qui est redevable de la taxe. Le flux administratif devrait inclure la mention 'autoliquidation', le numéro d'identification TVA de l'acheteur, la nature des biens cédés et le montant de la TVA à payer exprimé, si la facture est en devise étrangère, également dans la monnaie nationale de l'État membre.

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Contrôles minimaux avant l'enregistrement

• Le numéro de TVA, le nom et l'adresse complète de l'assujetti et de l'acheteur sont présents.
• La quantité et la nature des biens ou services sont décrites de manière vérifiable.
• La base d'imposition par taux, le taux et le montant de TVA sont correctement calculés.
• Les mentions spéciales (autofacturation, autoliquidation, comptabilité de caisse) sont appliquées lorsque requises.
• Les copies des factures émises et reçues sont archivées et accessibles sans délai aux autorités.

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Comment mettre en place le contrôle avec un partenaire logiciel

Une entreprise peut configurer, avec son partenaire logiciel, un flux dans lequel chaque facture enregistrée rassemble les mentions de l'article 226 et reste liée à des contrôles de gestion créant une piste d'audit fiable entre la facture et l'opération.

C'est un choix opérationnel utile d'attribuer des rôles distincts pour l'émission, la vérification et l'archivage, avec une revue périodique comparant les données comptables aux exigences de la déclaration de TVA.

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Clarifications fréquentes sur les données requises

• L'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité de la facture doivent être assurées depuis l'émission jusqu'à la fin de la période d'archivage.
• L'assujetti peut choisir le lieu d'archivage, à condition de rendre les factures disponibles sans délai aux autorités compétentes.
• Le recours à la facture électronique nécessite généralement l'accord du destinataire, sauf dispositions nationales spécifiques.

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Prochaine étape pratique

Comparez le flux de facturation actuel avec la liste de contrôle ci-dessus et vérifiez que chaque facture conserve les mentions de l'article 226 et une piste d'audit depuis l'émission jusqu'à l'archivage, en coordination avec le délai de dépôt de la déclaration de TVA fixé par votre État membre.