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Die Daten, die einen MwSt-Prozess kontrollierbar machen
Ein MwSt-Prozess ist kontrollierbar, wenn die erfassten Daten es ermöglichen, die geschuldete Steuer und die Vorsteuerabzüge zu bestimmen, wie es für die MwSt-Erklärung erforderlich ist, wenn Rechnungen die Pflichtangaben von Artikel 226 enthalten und wenn das Unternehmen eine Buchführung führt, die detailliert genug ist, um die Kontrolle durch die Steuerverwaltung zu ermöglichen.
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Warum diese Daten erforderlich sind
Die MwSt-Erklärung muss alle Daten enthalten, die notwendig sind, um die geschuldete Steuer und die vorzunehmenden Abzüge zu bestimmen, einschließlich des Gesamtbetrags der Umsätze im Zusammenhang mit dieser Steuer und diesen Abzügen sowie des Betrags der befreiten Umsätze. Die Mitgliedstaaten legen die Einreichungsfrist fest, die die Fälligkeit des Steuerzeitraums um höchstens zwei Monate überschreiten darf, in der Regel zwischen einem und drei Monaten, sofern nicht eine andere Dauer von höchstens einem Jahr festgelegt wird.
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Datenerfassungsablauf pro Rechnung
Schritte
- Erfassen Sie die Pflichtangaben von Artikel 226: Identität der Parteien, Art der Waren oder Dienstleistungen, Besteuerungsgrundlage.
- Notieren Sie das Datum der Lieferung oder Leistung, oder der Anzahlung, falls abweichend vom Rechnungsausstellungsdatum.
- Berechnen Sie die Besteuerungsgrundlage je Satz, den angewandten Satz und den geschuldeten MwSt-Betrag.
- Wenden Sie besondere Angaben an, die erforderlich sind, wie Kassenbuchführung, Selbstfakturierung oder Steuerschuldumkehr.
- Führen Sie eine Buchführung, die detailliert genug ist, um die Anwendung der MwSt und ihre Kontrolle durch die Steuerverwaltung zu ermöglichen.
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Ein hypothetischer Fall
Hypothese: Ein Unternehmen stellt einem umsatzsteuerlich identifizierten Käufer eine Rechnung aus, der Steuerschuldner ist. Der Verwaltungsablauf sollte die Angabe 'Steuerschuldumkehr', die MwSt-Identifikationsnummer des Käufers, die Art der gelieferten Waren und den zu zahlenden MwSt-Betrag enthalten, der, falls die Rechnung in einer Fremdwährung ausgestellt ist, auch in der Landeswährung des Mitgliedstaats anzugeben ist.
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Mindestkontrollen vor der Erfassung
- MwSt-Nummer, Name und vollständige Adresse des Steuerpflichtigen und des Käufers sind vorhanden.
- Menge und Art der Waren oder Dienstleistungen sind überprüfbar beschrieben.
- Besteuerungsgrundlage je Satz, der Satz und der MwSt-Betrag sind korrekt berechnet.
- Besondere Angaben (Selbstfakturierung, Steuerschuldumkehr, Kassenbuchführung) werden angewandt, wenn erforderlich.
- Kopien ausgestellter und erhaltener Rechnungen sind archiviert und den Behörden unverzüglich zugänglich.
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Wie man die Kontrolle mit einem Softwarepartner einrichtet
Ein Unternehmen kann gemeinsam mit seinem Softwarepartner einen Ablauf einrichten, bei dem jede erfasste Rechnung die Angaben von Artikel 226 sammelt und mit Verwaltungskontrollen verknüpft bleibt, die eine zuverlässige Prüfspur zwischen Rechnung und Vorgang schaffen.
Es ist eine sinnvolle operative Entscheidung, unterschiedliche Rollen für Ausstellung, Prüfung und Archivierung zuzuweisen, mit einer regelmäßigen Überprüfung, die die Buchhaltungsdaten mit den Anforderungen der MwSt-Erklärung vergleicht.
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Häufige Klarstellungen zu erforderlichen Daten
- Die Echtheit des Ursprungs, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung müssen von der Ausstellung bis zum Ende des Archivierungszeitraums gewährleistet sein.
- Der Steuerpflichtige kann den Archivierungsort wählen, sofern die Rechnungen den zuständigen Behörden unverzüglich zur Verfügung gestellt werden.
- Die Nutzung elektronischer Rechnungsstellung erfordert in der Regel die Zustimmung des Empfängers, sofern keine spezifischen nationalen Vorschriften bestehen.
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Praktischer nächster Schritt
Vergleichen Sie den aktuellen Rechnungsablauf mit der obigen Checkliste und überprüfen Sie, ob jede Rechnung die Angaben von Artikel 226 und eine Prüfspur von der Ausstellung bis zur Archivierung enthält, in Abstimmung mit der von Ihrem Mitgliedstaat festgelegten Einreichungsfrist für die MwSt-Erklärung.
FAQ
Häufig gestellte Fragen
Wie viel Zeit hat man, um die MwSt-Erklärung einzureichen?
Die Frist wird von den Mitgliedstaaten festgelegt und darf die Fälligkeit des jeweiligen Steuerzeitraums um höchstens zwei Monate überschreiten.
Ist der MwSt-Steuerzeitraum in der ganzen EU gleich?
Nein. Die Mitgliedstaaten legen die Dauer auf einen, zwei oder drei Monate fest, können aber eine andere Dauer festlegen, die ein Jahr nicht übersteigt.
Was stellt sicher, dass eine Rechnung als Nachweis für die Steuerkontrolle gültig bleibt?
Die Echtheit des Ursprungs, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung müssen vom Zeitpunkt der Ausstellung bis zum Ende des Archivierungszeitraums gewährleistet sein.
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