Qué datos se necesitan para hacer controlable un proceso de IVA

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La respuesta breve

Para hacer controlable un proceso de IVA se necesitan datos que permitan reconstruir cada operación: el número de identificación de IVA del proveedor, y el del comprador cuando este sea deudor del impuesto o en caso de entrega intracomunitaria conforme al artículo 138, nombre y dirección completos, cantidad y naturaleza de los bienes o servicios, fecha de la operación, base imponible por tipo, tipo aplicado e importe del impuesto adeudado (citation-2). A esto se añaden los datos necesarios para la declaración periódica, es decir, el importe total de las operaciones imponibles, de las deducciones y de las operaciones exentas (citation-1).

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De dónde proviene este requisito

La Directiva 2006/112/CE exige que cada sujeto pasivo lleve una contabilidad suficientemente detallada para permitir la aplicación del IVA y su control por parte de la administración fiscal (citation-3). Esto significa vincular cada factura emitida o recibida a una operación identificable, mediante controles de gestión que creen una pista de auditoría fiable entre la factura y la entrega de bienes o la prestación de servicios (citation-4).

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Cómo organizar el flujo de datos

Pasos

1. Recoger para cada factura los datos del artículo 226: identificadores de IVA, nombres, direcciones, cantidad, naturaleza, fecha, base imponible, tipo, impuesto (citation-2).
2. Verificar que el importe del IVA se exprese en la moneda nacional del Estado miembro, aunque otros importes estén en una moneda diferente (citation-4).
3. Garantizar la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad de la factura desde la emisión hasta el final del período de archivo (citation-4).
4. Archivar copias de las facturas emitidas y recibidas, en un lugar accesible sin demora para las autoridades competentes (citation-3).
5. Agregar los datos para la declaración periódica: impuesto exigible, deducciones, operaciones exentas, dentro del plazo fijado por el Estado miembro (citation-1).

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Un ejemplo hipotético

Ejemplo hipotético: una empresa que vende servicios a un cliente en otro Estado miembro registra el número de IVA del destinatario, la fecha de la prestación y la base imponible por tipo (citation-2). Si el período impositivo fijado por su Estado miembro es de un mes, la empresa prepara la declaración con el importe total de las operaciones imponibles y de las deducciones, dentro del plazo fijado, que no supera dos meses tras el final del período (citation-1).

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Controles mínimos a realizar en cada factura

• Número de IVA del proveedor siempre, y del comprador cuando este sea deudor del impuesto o en caso de entrega intracomunitaria (artículo 138); nombre y dirección completos (citation-2).
• Fecha de la operación o del pago anticipado, si es diferente de la fecha de emisión de la factura (citation-2).
• Base imponible por tipo, tipo aplicado, importe del IVA a pagar (citation-2).
• Menciones especiales cuando corresponda: contabilidad de caja, autofacturación, inversión del sujeto pasivo, exención con referencia normativa (citation-2).
• Copias archivadas de las facturas emitidas y recibidas, accesibles sin demora para las autoridades (citation-3).

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Configurar el proceso con un software

Una empresa puede optar por configurar, junto con su socio de software, un flujo que vincule cada factura con los datos exigidos por el artículo 226 - identificadores de IVA, fechas, bases imponibles y tipos - para tener una trazabilidad coherente entre el registro contable y el documento (citation-2). También puede definir roles y permisos para quienes archivan las copias de facturas y quienes preparan la declaración periódica, manteniendo una pista de auditoría entre la factura y la operación subyacente (citation-4).

Como elección operativa, es útil establecer un lugar de archivo único y trazable, que permita poner a disposición facturas e información a las autoridades competentes sin demora, y agregar los datos necesarios para la declaración de IVA dentro del plazo fijado por el Estado miembro (citation-3, citation-1).

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Preguntas frecuentes sobre los datos requeridos

• Los datos mínimos para cada factura incluyen identificadores de IVA, nombres y direcciones, cantidad y naturaleza de los bienes o servicios, fecha, base imponible por tipo e importe del IVA (citation-2).
• Para la declaración periódica se necesita el importe total de las operaciones imponibles, de las deducciones y de las operaciones exentas (citation-1).
• El archivo requiere poner a disposición sin demora las facturas a las autoridades competentes, en el lugar elegido por el sujeto pasivo (citation-3).

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Próximo paso útil

El próximo paso útil es mapear los campos obligatorios de la factura y los datos de la declaración periódica en su propio sistema, verificando que cada factura esté vinculada a una operación identificable mediante una pista de auditoría fiable (citation-4, citation-2).