Quelles données sont nécessaires pour rendre contrôlable un processus de TVA

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La réponse en bref

Pour rendre contrôlable un processus de TVA, il faut des données qui permettent de reconstituer chaque opération : le numéro d'identification TVA du fournisseur, et celui de l'acheteur lorsque celui-ci est redevable de la taxe ou en cas de livraison intracommunautaire au sens de l'article 138, nom et adresse complets, quantité et nature des biens ou services, date de l'opération, base d'imposition par taux, taux appliqué et montant de la taxe due (citation-2). S'ajoutent à cela les données nécessaires pour la déclaration périodique, à savoir le montant total des opérations imposables, des déductions et des opérations exonérées (citation-1).

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D'où vient cette exigence

La Directive 2006/112/CE exige que chaque assujetti tienne une comptabilité suffisamment détaillée pour permettre l'application de la TVA et son contrôle par l'administration fiscale (citation-3). Cela signifie relier chaque facture émise ou reçue à une opération identifiable, grâce à des contrôles de gestion qui créent une piste d'audit fiable entre la facture et la livraison de biens ou la prestation de services (citation-4).

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Comment organiser le flux de données

Étapes

1. Recueillir pour chaque facture les données de l'article 226 : identifiants TVA, noms, adresses, quantité, nature, date, base d'imposition, taux, taxe (citation-2).
2. Vérifier que le montant de la TVA est exprimé dans la monnaie nationale de l'État membre, même si d'autres montants sont dans une autre devise (citation-4).
3. Assurer l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité de la facture depuis l'émission jusqu'à la fin de la période d'archivage (citation-4).
4. Archiver des copies des factures émises et reçues, dans un lieu accessible sans délai aux autorités compétentes (citation-3).
5. Agréger les données pour la déclaration périodique : taxe exigible, déductions, opérations exonérées, dans le délai fixé par l'État membre (citation-1).

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Un exemple hypothétique

Exemple hypothétique : une entreprise vendant des services à un client dans un autre État membre enregistre le numéro de TVA du destinataire, la date de la prestation et la base d'imposition par taux (citation-2). Si la période imposable fixée par son État membre est d'un mois, l'entreprise prépare la déclaration avec le montant total des opérations imposables et des déductions, dans le délai fixé, qui ne dépasse pas de deux mois la fin de la période (citation-1).

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Contrôles minimums à effectuer sur chaque facture

• Numéro de TVA du fournisseur toujours, et de l'acheteur lorsque celui-ci est redevable de la taxe ou en cas de livraison intracommunautaire (article 138) ; nom et adresse complets (citation-2).
• Date de l'opération ou de l'acompte, si différente de la date d'émission de la facture (citation-2).
• Base d'imposition par taux, taux appliqué, montant de la TVA à payer (citation-2).
• Mentions spéciales lorsque applicables : comptabilité de caisse, autofacturation, autoliquidation, exonération avec référence normative (citation-2).
• Copies archivées des factures émises et reçues, accessibles sans délai aux autorités (citation-3).

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Mettre en place le processus avec un logiciel

Une entreprise peut choisir de configurer, avec son partenaire logiciel, un flux qui relie chaque facture aux données requises par l'article 226 - identifiants TVA, dates, bases d'imposition et taux - afin d'avoir une piste cohérente entre l'enregistrement comptable et le document (citation-2). Elle peut également définir des rôles et permissions pour ceux qui archivent les copies de factures et ceux qui préparent la déclaration périodique, en maintenant une piste d'audit entre la facture et l'opération sous-jacente (citation-4).

Comme choix opérationnel, il est utile d'établir un lieu d'archivage unique et traçable, permettant de rendre disponibles les factures et informations aux autorités compétentes sans délai, et d'agréger les données nécessaires pour la déclaration de TVA dans le délai fixé par l'État membre (citation-3, citation-1).

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Questions fréquentes sur les données requises

• Les données minimales pour chaque facture comprennent les identifiants TVA, noms et adresses, quantité et nature des biens ou services, date, base d'imposition par taux et montant de la TVA (citation-2).
• Pour la déclaration périodique, il faut le montant total des opérations imposables, des déductions et des opérations exonérées (citation-1).
• L'archivage exige de rendre disponibles sans délai les factures aux autorités compétentes, au lieu choisi par l'assujetti (citation-3).

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Prochaine étape utile

La prochaine étape utile consiste à cartographier les champs obligatoires de la facture et les données de la déclaration périodique dans votre système, en vérifiant que chaque facture est liée à une opération identifiable grâce à une piste d'audit fiable (citation-4, citation-2).