Welche Daten werden benötigt, um einen Mehrwertsteuerprozess kontrollierbar zu machen

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Die kurze Antwort

Um einen Mehrwertsteuerprozess kontrollierbar zu machen, sind Daten erforderlich, die es ermöglichen, jeden Vorgang zu rekonstruieren: die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten sowie die des Käufers, wenn dieser die Steuer schuldet oder bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung gemäß Artikel 138, vollständiger Name und Adresse, Menge und Art der Gegenstände oder Dienstleistungen, Datum des Vorgangs, Steuerbemessungsgrundlage je Satz, angewandter Satz und Betrag der geschuldeten Steuer (citation-2). Hinzu kommen die für die periodische Erklärung erforderlichen Daten, nämlich der Gesamtbetrag der steuerpflichtigen Umsätze, der Abzüge und der steuerfreien Umsätze (citation-1).

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Woher diese Anforderung stammt

Die Richtlinie 2006/112/EG verlangt, dass jeder Steuerpflichtige eine Buchführung führt, die ausreichend detailliert ist, um die Anwendung der Mehrwertsteuer und ihre Kontrolle durch die Steuerbehörde zu ermöglichen (citation-3). Das bedeutet, jede ausgestellte oder erhaltene Rechnung mit einem identifizierbaren Vorgang zu verknüpfen, durch Managementkontrollen, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen der Rechnung und der Lieferung von Gegenständen oder Erbringung von Dienstleistungen schaffen (citation-4).

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Wie man den Datenfluss organisiert

Schritte

1. Für jede Rechnung die Daten aus Artikel 226 erfassen: Umsatzsteuer-Kennungen, Namen, Adressen, Menge, Art, Datum, Steuerbemessungsgrundlage, Satz, Steuer (citation-2).
2. Prüfen, dass der Mehrwertsteuerbetrag in der Landeswährung des Mitgliedstaats angegeben ist, auch wenn andere Beträge in anderer Währung sind (citation-4).
3. Authentizität des Ursprungs, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit der Rechnung von der Ausstellung bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist sicherstellen (citation-4).
4. Kopien ausgestellter und erhaltener Rechnungen an einem Ort aufbewahren, der den zuständigen Behörden unverzüglich zugänglich ist (citation-3).
5. Die Daten für die periodische Erklärung zusammenfassen: fällige Steuer, Abzüge, steuerfreie Umsätze, innerhalb der vom Mitgliedstaat festgelegten Frist (citation-1).

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Ein hypothetisches Beispiel

Hypothetisches Beispiel: Ein Unternehmen, das Dienstleistungen an einen Kunden in einem anderen Mitgliedstaat verkauft, erfasst die Umsatzsteuer-Nummer des Empfängers, das Datum der Leistung und die Steuerbemessungsgrundlage je Satz (citation-2). Beträgt der vom Mitgliedstaat festgelegte Steuerzeitraum einen Monat, bereitet das Unternehmen die Erklärung mit dem Gesamtbetrag der steuerpflichtigen Umsätze und der Abzüge innerhalb der festgelegten Frist vor, die zwei Monate nach Ende des Zeitraums nicht überschreitet (citation-1).

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Mindestprüfungen für jede Rechnung

• Umsatzsteuer-Nummer des Lieferanten immer, und die des Käufers, wenn dieser die Steuer schuldet oder bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung (Artikel 138); vollständiger Name und Adresse (citation-2).
• Datum des Vorgangs oder der Anzahlung, falls abweichend vom Ausstellungsdatum der Rechnung (citation-2).
• Steuerbemessungsgrundlage je Satz, angewandter Satz, zu zahlender Mehrwertsteuerbetrag (citation-2).
• Besondere Vermerke, falls anwendbar: Kassenbuchführung, Selbstfakturierung, Reverse-Charge, Befreiung mit normativem Verweis (citation-2).
• Aufbewahrte Kopien ausgestellter und erhaltener Rechnungen, die den Behörden unverzüglich zugänglich sind (citation-3).

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Den Prozess mit Software einrichten

Ein Unternehmen kann zusammen mit seinem Softwarepartner einen Ablauf konfigurieren, der jede Rechnung mit den nach Artikel 226 erforderlichen Daten verknüpft - Umsatzsteuer-Kennungen, Daten, Steuerbemessungsgrundlagen und Sätze -, um einen konsistenten Zusammenhang zwischen Buchungseintrag und Dokument zu haben (citation-2). Es kann außerdem Rollen und Berechtigungen für diejenigen festlegen, die Rechnungskopien archivieren und die periodische Erklärung vorbereiten, und dabei einen Prüfpfad zwischen Rechnung und zugrunde liegendem Vorgang aufrechterhalten (citation-4).

Als betriebliche Wahl ist es sinnvoll, einen einzigen, nachvollziehbaren Aufbewahrungsort festzulegen, der es ermöglicht, Rechnungen und Informationen den zuständigen Behörden unverzüglich verfügbar zu machen, und die für die Mehrwertsteuererklärung erforderlichen Daten innerhalb der vom Mitgliedstaat festgelegten Frist zusammenzufassen (citation-3, citation-1).

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Häufige Fragen zu den erforderlichen Daten

• Die Mindestdaten für jede Rechnung umfassen Umsatzsteuer-Kennungen, Namen und Adressen, Menge und Art der Gegenstände oder Dienstleistungen, Datum, Steuerbemessungsgrundlage je Satz und den Mehrwertsteuerbetrag (citation-2).
• Für die periodische Erklärung werden der Gesamtbetrag der steuerpflichtigen Umsätze, der Abzüge und der steuerfreien Umsätze benötigt (citation-1).
• Die Aufbewahrung erfordert, Rechnungen den zuständigen Behörden unverzüglich am vom Steuerpflichtigen gewählten Ort verfügbar zu machen (citation-3).

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Nützlicher nächster Schritt

Der nützliche nächste Schritt ist, die Pflichtfelder der Rechnung und die Daten der periodischen Erklärung im eigenen System zuzuordnen und zu prüfen, dass jede Rechnung über einen verlässlichen Prüfpfad mit einem identifizierbaren Vorgang verknüpft ist (citation-4, citation-2).