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La risposta in breve
Per rendere controllabile un processo IVA servono dati che permettano di ricostruire ogni operazione: numero di identificazione IVA del fornitore, e quello dell'acquirente quando questi è debitore dell'imposta o in caso di cessione intracomunitaria ai sensi dell'articolo 138, nome e indirizzo completi, quantità e natura di beni o servizi, data dell'operazione, base imponibile per aliquota, aliquota applicata e importo dell'imposta dovuta (citation-2). A questi si aggiungono i dati necessari per la dichiarazione periodica, cioè l'importo complessivo delle operazioni imponibili, delle detrazioni e delle operazioni esenti (citation-1).
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Da dove viene questo requisito
La Direttiva 2006/112/CE stabilisce che ogni soggetto passivo tenga una contabilità sufficientemente dettagliata da consentire l'applicazione dell'IVA e il suo controllo da parte dell'amministrazione fiscale (citation-3). Questo significa collegare ogni fattura emessa o ricevuta a un'operazione identificabile, attraverso controlli di gestione che creano una pista di controllo affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi (citation-4).
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Come organizzare il flusso di dati
Passaggi
- Raccogliere per ogni fattura i dati dell'articolo 226: identificativi IVA, nomi, indirizzi, quantità, natura, data, base imponibile, aliquota, imposta (citation-2).
- Verificare che l'importo IVA sia espresso nella moneta nazionale dello Stato membro, anche se altri importi sono in valuta diversa (citation-4).
- Assicurare autenticità dell'origine, integrità del contenuto e leggibilità della fattura dall'emissione fino al termine dell'archiviazione (citation-4).
- Archiviare copie delle fatture emesse e ricevute, in un luogo accessibile senza indugio alle autorità competenti (citation-3).
- Aggregare i dati per la dichiarazione periodica: imposta esigibile, detrazioni, operazioni esenti, entro il termine fissato dallo Stato membro (citation-1).
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Un esempio ipotetico
Esempio ipotetico: un'azienda che vende servizi a un cliente in un altro Stato membro registra il numero IVA del destinatario, la data della prestazione e la base imponibile per aliquota (citation-2). Se il periodo d'imposta fissato dal suo Stato membro è di un mese, l'azienda prepara la dichiarazione con l'importo complessivo delle operazioni imponibili e delle detrazioni, entro il termine stabilito, che non supera di due mesi la fine del periodo (citation-1).
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Controlli minimi da fare su ogni fattura
- Numero IVA del fornitore sempre, e dell'acquirente quando questi è debitore dell'imposta o in caso di cessione intracomunitaria (articolo 138); nome e indirizzo completi (citation-2).
- Data dell'operazione o dell'acconto, se diversa dalla data di emissione della fattura (citation-2).
- Base imponibile per aliquota, aliquota applicata, importo IVA da pagare (citation-2).
- Diciture speciali quando applicabili: contabilità di cassa, autofatturazione, inversione contabile, esenzione con riferimento normativo (citation-2).
- Copie archiviate delle fatture emesse e ricevute, accessibili senza indugio alle autorità (citation-3).
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Come impostare il processo con un software
Un'azienda può scegliere di configurare, insieme al proprio partner software, un flusso che collega ogni fattura ai dati richiesti dall'articolo 226 - identificativi IVA, date, basi imponibili e aliquote - così da avere un tracciato coerente tra registrazione contabile e documento (citation-2). Può inoltre definire ruoli e permessi per chi archivia le copie delle fatture e chi prepara la dichiarazione periodica, mantenendo una pista di controllo tra fattura e operazione sottostante (citation-4).
Come scelta operativa, è utile stabilire un luogo di archiviazione unico e tracciabile, che permetta di rendere disponibili fatture e informazioni alle autorità competenti senza indugio, e di aggregare i dati necessari per la dichiarazione IVA entro il termine fissato dallo Stato membro (citation-3, citation-1).
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Chiarimenti frequenti sui dati richiesti
- I dati minimi per ogni fattura includono identificativi IVA, nomi e indirizzi, quantità e natura dei beni o servizi, data, base imponibile per aliquota e importo dell'IVA (citation-2).
- Per la dichiarazione periodica servono l'importo complessivo delle operazioni imponibili, delle detrazioni e delle operazioni esenti (citation-1).
- L'archiviazione richiede di rendere disponibili senza indugio le fatture alle autorità competenti, nel luogo scelto dal soggetto passivo (citation-3).
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Prossimo passo utile
Il passo successivo utile è mappare i campi obbligatori della fattura e i dati della dichiarazione periodica nel proprio sistema, verificando che ogni fattura sia collegata a un'operazione identificabile tramite una pista di controllo affidabile (citation-4, citation-2).
FAQ
Domande frequenti
Quali dati deve contenere ogni fattura secondo la direttiva IVA?
Numero IVA del fornitore, e dell'acquirente quando questi è debitore dell'imposta o per le cessioni intracomunitarie di cui all'articolo 138; nomi e indirizzi completi, quantità e natura dei beni o servizi, data dell'operazione, base imponibile per aliquota, aliquota applicata e importo dell'IVA da pagare.
Cosa deve contenere la dichiarazione IVA periodica?
Tutti i dati necessari per determinare l'imposta esigibile e le detrazioni, incluso l'importo complessivo delle operazioni imponibili e di quelle esenti.
Come si dimostra che una fattura è autentica e integra?
Attraverso controlli di gestione che creano una pista di controllo affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi, dall'emissione fino al termine dell'archiviazione.
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