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La risposta in breve
Il ciclo operativo si articola in quattro fasi: verifica dell'obbligo in base al tipo di controparte, predisposizione del file XML con uno strumento idoneo, invio tramite il Sistema di Interscambio (SdI) e conservazione conforme nel tempo.
Dal 1° gennaio 2019 tutte le fatture tra soggetti residenti o stabiliti in Italia, sia B2B che B2C, devono essere elettroniche; l'obbligo verso la Pubblica Amministrazione vige già dal 31 marzo 2015.
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Chi è coinvolto e quali regole si applicano
- Operazioni B2B e B2C tra soggetti italiani: fattura elettronica obbligatoria dal 1° gennaio 2019.
- Operazioni verso la Pubblica Amministrazione (B2G): obbligo già vigente dal 31 marzo 2015, con regole tecniche del DM 55/2013 e del sito fatturapa.gov.it.
- Fatture verso soggetti esteri e autofatture/integrazioni: emissione elettronica facoltativa, ma i dati vanno trasmessi tramite esterometro, salvo operazioni con bolletta doganale o acquisti fino a 5.000 euro.
- Le regole tecniche per predisporre, trasmettere, ricevere e conservare le fatture tra privati sono definite dal provvedimento n. 433608 del 24 novembre 2022 e successive modifiche.
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Il flusso operativo passo per passo
Passaggi
- Verifica il tipo di controparte (B2B, B2C, PA o estero) per capire quale regime si applica.
- Scegli lo strumento: procedura web o app FatturAE dell'Agenzia (richiedono connessione), software desktop scaricabile (utilizzabile offline) oppure software privato conforme alle specifiche tecniche.
- Compila il file XML con i dati minimi obbligatori e verifica i dati del fornitore, modificabili tranne la partita IVA.
- Inserisci i dati del cliente: il sistema controlla l'esistenza della partita IVA o codice fiscale in Anagrafe Tributaria; se assente, la fattura non può essere completata.
- Invia il file tramite SdI usando il canale più adatto: portale, PEC a sdi01@pec.fatturapa.it, oppure canale SFTP/Web Service attivato con il SdI.
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Esempio ipotetico: uso della procedura web
Esempio ipotetico. Un'impresa che emette poche fatture al mese accede al portale "Fatture e Corrispettivi" con credenziali SPID, verifica i propri dati anagrafici recuperati automaticamente e inserisce i dati del cliente.
Se la partita IVA del cliente non risulta in Anagrafe Tributaria, la procedura blocca la compilazione; una volta corretti i dati, l'impresa usa il tasto "Invia il file" per trasmettere l'XML al SdI, oppure riprende l'ultima fattura predisposta per crearne una nuova.
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Checklist decisionale prima dell'invio
- Hai identificato correttamente il tipo di operazione (B2B, B2C, B2G o estero)?
- Lo strumento scelto richiede connessione internet o è utilizzabile offline, in base alle tue esigenze operative?
- I dati del fornitore e del cliente sono stati verificati, incluse partita IVA e codice fiscale in Anagrafe Tributaria?
- Il canale di invio scelto (portale, app, PEC, SFTP) è quello corretto per il volume e la frequenza delle tue fatture?
- Il file XML rispetta le specifiche tecniche del provvedimento del 24 novembre 2022, o le regole DM 55/2013 se destinato alla PA?
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Come impostare il flusso in un software gestionale
Un'azienda può chiedere al proprio partner software di configurare ruoli distinti per la predisposizione, la verifica dei dati del cliente e l'invio, così da separare chi compila dal chi autorizza la trasmissione.
È utile prevedere un registro di tracciabilità che conservi lo stato di ogni fattura (predisposta, verificata, inviata, scartata) e un momento di revisione periodica per controllare gli scarti dal SdI e i dati non validati in Anagrafe Tributaria.
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Domande frequenti operative
Le risposte più comuni riguardano l'obbligo per le operazioni estere, la validità delle regole tecniche e i canali di invio disponibili.
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Prossimo passo
Mappa il volume mensile di fatture per scegliere tra procedura web, app FatturAE, software desktop o soluzione gestionale privata, verificando sempre la conformità alle specifiche tecniche vigenti.
FAQ
Domande frequenti
Le fatture verso clienti esteri devono essere elettroniche?
No, l'emissione elettronica è facoltativa per le fatture verso soggetti esteri; i dati vanno però trasmessi tramite esterometro, salvo operazioni con bolletta doganale o acquisti fino a 5.000 euro.
Le regole tecniche del provvedimento 2022 valgono anche per le fatture alla Pubblica Amministrazione?
No, quelle regole riguardano solo le fatture tra privati; per la Pubblica Amministrazione restano valide il DM 55/2013 e le indicazioni del sito fatturapa.gov.it.
Cosa succede se il cliente inserito non esiste in Anagrafe Tributaria?
La procedura web mostra un messaggio di errore e non consente di proseguire; se comunque trasmessa, una fattura con identificativo fiscale inesistente viene scartata dal Sistema di Interscambio.
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