Cómo organizar el ciclo operativo de la facturación electrónica en Italia

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La respuesta breve

El ciclo operativo se articula en cuatro fases: verificación de la obligación según el tipo de contraparte, preparación del archivo XML con una herramienta idónea, envío mediante el Sistema de Intercambio (SdI) y conservación conforme a lo largo del tiempo.

Desde el 1 de enero de 2019 todas las facturas entre partes residentes o establecidas en Italia, tanto B2B como B2C, deben ser electrónicas; la obligación frente a la Administración Pública está vigente desde el 31 de marzo de 2015.

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Quién está involucrado y qué reglas se aplican

• Operaciones B2B y B2C entre partes italianas: factura electrónica obligatoria desde el 1 de enero de 2019.
• Operaciones frente a la Administración Pública (B2G): obligación ya vigente desde el 31 de marzo de 2015, con reglas técnicas del DM 55/2013 y del sitio fatturapa.gov.it.
• Facturas hacia partes extranjeras y autofacturas/integraciones: la emisión electrónica es facultativa, pero los datos deben transmitirse mediante el esterometro, salvo operaciones con documentación aduanera o compras hasta 5.000 euros.
• Las reglas técnicas para preparar, transmitir, recibir y conservar las facturas entre particulares están definidas por la disposición n.º 433608 del 24 de noviembre de 2022 y sus modificaciones posteriores.

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El flujo operativo paso a paso

Pasos

1. Verifique el tipo de contraparte (B2B, B2C, PA o extranjero) para entender qué régimen se aplica.
2. Elija la herramienta: el procedimiento web o la app FatturAE de la Agencia (ambos requieren conexión a internet), un software de escritorio descargable (utilizable sin conexión) o un software privado conforme a las especificaciones técnicas.
3. Complete el archivo XML con los datos mínimos obligatorios y verifique los datos del proveedor, modificables excepto el número de IVA.
4. Introduzca los datos del cliente: el sistema verifica la existencia del número de IVA o código fiscal en el Registro Tributario; si está ausente, la factura no puede completarse.
5. Envíe el archivo mediante SdI usando el canal más adecuado: portal, correo certificado a sdi01@pec.fatturapa.it, o un canal SFTP/Web Service activado con el SdI.

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Ejemplo hipotético: uso del procedimiento web

Ejemplo hipotético. Una empresa que emite pocas facturas al mes accede al portal «Fatture e Corrispettivi» con credenciales SPID, verifica sus propios datos recuperados automáticamente e introduce los datos del cliente.

Si el número de IVA del cliente no se encuentra en el Registro Tributario, el procedimiento bloquea la finalización; una vez corregidos los datos, la empresa utiliza el botón «Enviar archivo» para transmitir el XML al SdI, o retoma la última factura preparada para crear una nueva.

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Lista de verificación decisional antes del envío

• ¿Ha identificado correctamente el tipo de operación (B2B, B2C, B2G o extranjero)?
• ¿La herramienta elegida requiere conexión a internet o es utilizable sin conexión, según sus necesidades operativas?
• ¿Se han verificado los datos del proveedor y del cliente, incluidos el número de IVA y el código fiscal en el Registro Tributario?
• ¿El canal de envío elegido (portal, app, correo certificado, SFTP) es el adecuado para su volumen y frecuencia de facturas?
• ¿El archivo XML cumple con las especificaciones técnicas de la disposición del 24 de noviembre de 2022, o las reglas del DM 55/2013 si está destinado a la Administración Pública?

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Cómo configurar el flujo en un software de gestión

Una empresa puede solicitar a su socio de software que configure roles distintos para la preparación, la verificación de los datos del cliente y el envío, de modo que se separe quién prepara de quién autoriza la transmisión.

Es útil mantener un registro de trazabilidad que conserve el estado de cada factura (preparada, verificada, enviada, rechazada) y prever una revisión periódica para controlar los rechazos del SdI y los datos no validados en el Registro Tributario.

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Preguntas frecuentes operativas

Las preguntas más comunes se refieren a la obligación para las operaciones extranjeras, la validez de las reglas técnicas y los canales de envío disponibles.

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Próximo paso

Mapee su volumen mensual de facturas para elegir entre el procedimiento web, la app FatturAE, el software de escritorio o una solución de gestión privada, verificando siempre el cumplimiento de las especificaciones técnicas vigentes.