Comment organiser le cycle opérationnel de la facturation électronique en Italie

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La réponse en bref

Le cycle opérationnel s'articule en quatre phases : vérification de l'obligation selon le type de contrepartie, préparation du fichier XML avec un outil adapté, envoi via le Système d'Échange (SdI) et conservation conforme dans le temps.

Depuis le 1er janvier 2019, toutes les factures entre parties résidentes ou établies en Italie, tant B2B que B2C, doivent être électroniques ; l'obligation envers l'Administration publique est en vigueur depuis le 31 mars 2015.

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Qui est concerné et quelles règles s'appliquent

• Opérations B2B et B2C entre parties italiennes : facture électronique obligatoire depuis le 1er janvier 2019.
• Opérations envers l'Administration publique (B2G) : obligation déjà en vigueur depuis le 31 mars 2015, avec règles techniques du DM 55/2013 et du site fatturapa.gov.it.
• Factures envers des parties étrangères et autofactures/intégrations : émission électronique facultative, mais les données doivent être transmises via l'esterometro, sauf opérations avec documentation douanière ou achats jusqu'à 5 000 euros.
• Les règles techniques pour préparer, transmettre, recevoir et conserver les factures entre particuliers sont définies par la mesure n° 433608 du 24 novembre 2022 et modifications ultérieures.

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Le flux opérationnel étape par étape

Étapes

1. Vérifiez le type de contrepartie (B2B, B2C, PA ou étranger) pour comprendre quel régime s'applique.
2. Choisissez l'outil : la procédure web ou l'application FatturAE de l'Agence (les deux nécessitent une connexion internet), un logiciel de bureau téléchargeable (utilisable hors ligne) ou un logiciel privé conforme aux spécifications techniques.
3. Complétez le fichier XML avec les données minimales obligatoires et vérifiez les données du fournisseur, modifiables sauf le numéro de TVA.
4. Saisissez les données du client : le système vérifie l'existence du numéro de TVA ou du code fiscal dans le Registre fiscal ; en son absence, la facture ne peut pas être complétée.
5. Envoyez le fichier via SdI en utilisant le canal le plus adapté : portail, e-mail certifié à sdi01@pec.fatturapa.it, ou un canal SFTP/Web Service activé avec le SdI.

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Exemple hypothétique : utilisation de la procédure web

Exemple hypothétique. Une entreprise qui émet peu de factures par mois accède au portail « Fatture e Corrispettivi » avec des identifiants SPID, vérifie ses propres données récupérées automatiquement et saisit les données du client.

Si le numéro de TVA du client n'est pas trouvé dans le Registre fiscal, la procédure bloque la finalisation ; une fois les données corrigées, l'entreprise utilise le bouton « Envoyer le fichier » pour transmettre le XML au SdI, ou reprend la dernière facture préparée pour en créer une nouvelle.

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Liste de contrôle décisionnelle avant l'envoi

• Avez-vous correctement identifié le type d'opération (B2B, B2C, B2G ou étranger) ?
• L'outil choisi nécessite-t-il une connexion internet ou est-il utilisable hors ligne, selon vos besoins opérationnels ?
• Les données du fournisseur et du client ont-elles été vérifiées, y compris le numéro de TVA et le code fiscal dans le Registre fiscal ?
• Le canal d'envoi choisi (portail, application, e-mail certifié, SFTP) est-il le bon pour votre volume et votre fréquence de factures ?
• Le fichier XML respecte-t-il les spécifications techniques de la mesure du 24 novembre 2022, ou les règles du DM 55/2013 s'il est destiné à l'Administration publique ?

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Comment configurer le flux dans un logiciel de gestion

Une entreprise peut demander à son partenaire logiciel de configurer des rôles distincts pour la préparation, la vérification des données du client et l'envoi, afin de séparer qui prépare de qui autorise la transmission.

Il est utile de tenir un registre de traçabilité qui conserve l'état de chaque facture (préparée, vérifiée, envoyée, rejetée) et de prévoir une revue périodique pour contrôler les rejets du SdI et les données non validées dans le Registre fiscal.

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Questions fréquentes opérationnelles

Les questions les plus courantes concernent l'obligation pour les opérations étrangères, la validité des règles techniques et les canaux d'envoi disponibles.

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Prochaine étape

Cartographiez votre volume mensuel de factures pour choisir entre la procédure web, l'application FatturAE, un logiciel de bureau ou une solution de gestion privée, en vérifiant toujours la conformité aux spécifications techniques en vigueur.