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Die kurze Antwort

Der Betriebszyklus gliedert sich in vier Phasen: Prüfung der Pflicht je nach Art des Gegenübers, Erstellung der XML-Datei mit einem geeigneten Werkzeug, Versand über das Interchange-System (SdI) und konforme Aufbewahrung über die Zeit.

Seit dem 1. Januar 2019 müssen alle Rechnungen zwischen in Italien ansässigen oder niedergelassenen Parteien, sowohl B2B als auch B2C, elektronisch sein; die Pflicht gegenüber der öffentlichen Verwaltung gilt bereits seit dem 31. März 2015.

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Wer ist betroffen und welche Regeln gelten

  • B2B- und B2C-Geschäfte zwischen italienischen Parteien: elektronische Rechnung seit dem 1. Januar 2019 obligatorisch.
  • Geschäfte gegenüber der öffentlichen Verwaltung (B2G): Pflicht bereits seit dem 31. März 2015 in Kraft, mit technischen Regeln aus dem DM 55/2013 und der Website fatturapa.gov.it.
  • Rechnungen an ausländische Parteien und Eigenrechnungen/Ergänzungen: elektronische Ausstellung ist fakultativ, aber die Daten müssen über das Esterometro übermittelt werden, außer bei Vorgängen mit Zolldokumenten oder Käufen bis zu 5.000 Euro.
  • Die technischen Regeln zur Erstellung, Übermittlung, Empfang und Aufbewahrung von Rechnungen zwischen Privaten sind in der Maßnahme Nr. 433608 vom 24. November 2022 und nachfolgenden Änderungen festgelegt.

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Der Arbeitsablauf Schritt für Schritt

Schritte

  1. Prüfen Sie die Art des Gegenübers (B2B, B2C, PA oder Ausland), um zu verstehen, welche Regelung gilt.
  2. Wählen Sie das Werkzeug: das Webverfahren oder die App FatturAE der Agentur (beide erfordern eine Internetverbindung), eine herunterladbare Desktop-Software (offline nutzbar) oder eine private Software gemäß den technischen Spezifikationen.
  3. Füllen Sie die XML-Datei mit den erforderlichen Mindestdaten aus und prüfen Sie die Lieferantendaten, die außer der USt-IdNr. geändert werden können.
  4. Geben Sie die Kundendaten ein: das System prüft das Vorhandensein der USt-IdNr. oder Steuernummer im Steuerregister; fehlt sie, kann die Rechnung nicht abgeschlossen werden.
  5. Senden Sie die Datei über SdI über den am besten geeigneten Kanal: Portal, zertifizierte E-Mail an sdi01@pec.fatturapa.it oder einen mit SdI aktivierten SFTP-/Webservice-Kanal.

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Hypothetisches Beispiel: Nutzung des Webverfahrens

Hypothetisches Beispiel. Ein Unternehmen, das wenige Rechnungen pro Monat ausstellt, greift mit SPID-Zugangsdaten auf das Portal „Fatture e Corrispettivi“ zu, prüft seine automatisch abgerufenen Stammdaten und gibt die Kundendaten ein.

Wenn die USt-IdNr. des Kunden nicht im Steuerregister gefunden wird, blockiert das Verfahren die Fertigstellung; nach Korrektur der Daten nutzt das Unternehmen die Schaltfläche „Datei senden“, um die XML-Datei an SdI zu übermitteln, oder greift auf die letzte erstellte Rechnung zurück, um eine neue zu erstellen.

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Entscheidungscheckliste vor dem Versand

  • Haben Sie die Art des Geschäfts (B2B, B2C, B2G oder Ausland) korrekt identifiziert?
  • Erfordert das gewählte Werkzeug eine Internetverbindung oder ist es offline nutzbar, je nach Ihren betrieblichen Anforderungen?
  • Wurden die Daten von Lieferant und Kunde geprüft, einschließlich USt-IdNr. und Steuernummer im Steuerregister?
  • Ist der gewählte Versandkanal (Portal, App, zertifizierte E-Mail, SFTP) der richtige für Ihr Rechnungsvolumen und dessen Häufigkeit?
  • Entspricht die XML-Datei den technischen Spezifikationen der Maßnahme vom 24. November 2022 oder den Regeln des DM 55/2013, falls sie an die öffentliche Verwaltung gerichtet ist?

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Wie man den Ablauf in einer Verwaltungssoftware einrichtet

Ein Unternehmen kann seinen Software-Partner bitten, getrennte Rollen für Vorbereitung, Kundendatenprüfung und Versand einzurichten, um denjenigen, der die Rechnung erstellt, von demjenigen zu trennen, der die Übermittlung genehmigt.

Es ist sinnvoll, ein Nachverfolgungsprotokoll zu führen, das den Status jeder Rechnung erfasst (erstellt, geprüft, versendet, abgelehnt), sowie eine regelmäßige Überprüfung vorzusehen, um SdI-Ablehnungen und nicht validierte Daten im Steuerregister zu kontrollieren.

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Häufige operative Fragen

Die häufigsten Fragen betreffen die Pflicht bei ausländischen Geschäften, die Gültigkeit der technischen Regeln und die verfügbaren Versandkanäle.

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Nächster Schritt

Ermitteln Sie Ihr monatliches Rechnungsvolumen, um zwischen dem Webverfahren, der App FatturAE, Desktop-Software oder einer privaten Verwaltungslösung zu wählen, und prüfen Sie stets die Übereinstimmung mit den geltenden technischen Spezifikationen.

FAQ

Häufig gestellte Fragen

Müssen Rechnungen an ausländische Kunden elektronisch sein?

Nein, die elektronische Ausstellung ist bei Rechnungen an ausländische Parteien fakultativ; die Daten müssen jedoch über das Esterometro übermittelt werden, außer bei Vorgängen mit Zolldokumenten oder Käufen bis zu 5.000 Euro.

Gelten die technischen Regeln der Maßnahme von 2022 auch für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung?

Nein, diese Regeln betreffen nur Rechnungen zwischen Privaten; für die öffentliche Verwaltung bleiben das DM 55/2013 und die Hinweise auf der Website fatturapa.gov.it gültig.

Was passiert, wenn der eingegebene Kunde nicht im Steuerregister existiert?

Das Webverfahren zeigt eine Fehlermeldung an und erlaubt kein Fortfahren; wird die Rechnung trotzdem übermittelt, wird eine Rechnung mit nicht existierender Steuerkennung vom Interchange-System abgelehnt.

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Quellen und Prüfung