Come organizzare la conservazione ordinata della documentazione aziendale secondo il Codice civile

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La regola in sintesi

L'articolo 2214 del Codice civile impone all'imprenditore commerciale di tenere il libro giornale e il libro degli inventari, di redigere le altre scritture richieste dalla natura e dimensione dell'impresa e di conservare ordinatamente, per ciascun affare, gli originali di lettere, telegrammi e fatture ricevute e le copie di quelli spediti.

L'articolo 2220 fissa in dieci anni dall'ultima registrazione il periodo di conservazione delle scritture, delle fatture, delle lettere e dei telegrammi, ricevuti o spediti, anche su supporti di immagini purché sempre leggibili.

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A chi si applica e cosa aggiunge alle società

L'obbligo di tenuta ordinata non si applica ai piccoli imprenditori, mentre riguarda pienamente chi esercita attività commerciale in forma più strutturata.

Le società a responsabilità limitata devono inoltre tenere libri sociali specifici — il libro delle decisioni dei soci, il libro delle decisioni degli amministratori e il libro delle decisioni del collegio sindacale — la cui documentazione è conservata dalla società; nelle società per azioni, invece, le deliberazioni assembleari devono constare da verbale che indichi data, partecipanti e risultato delle votazioni.

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Il percorso operativo passo per passo

Passaggi

1. Prima dell'uso, numera progressivamente ogni pagina dei libri contabili obbligatori.
2. Registra le operazioni nel libro giornale giorno per giorno, in ordine cronologico.
3. Redigi l'inventario all'inizio dell'attività e poi ogni anno, con attività e passività valutate.
4. Se scegli la tenuta informatica, apponi marcatura temporale e firma digitale almeno una volta l'anno.
5. Conserva scritture, fatture, lettere e telegrammi per dieci anni dall'ultima registrazione.

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Un caso ipotetico

Esempio ipotetico: un'impresa commerciale che chiude l'esercizio a dicembre redige l'inventario a inizio anno, registra ogni fattura ricevuta nel libro giornale con numerazione progressiva e, se opta per il formato digitale, applica marcatura temporale annuale prima di archiviare i documenti per il decennio previsto dall'articolo 2220.

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Verifiche prima di considerare l'archivio a posto

• Libro giornale e libro degli inventari numerati progressivamente prima dell'uso.
• Originali e copie di lettere, telegrammi e fatture conservati ordinatamente per ciascun affare.
• Registrazioni digitali rese consultabili in ogni momento con i mezzi disponibili.
• Verbali assembleari con data, partecipanti, capitale rappresentato e risultato delle votazioni.
• Periodo di conservazione di dieci anni rispettato per ogni categoria di documento.

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Come un software gestionale può sostenere l'ordine documentale

Un'azienda può chiedere al proprio partner software di configurare ruoli distinti per chi registra le operazioni, chi archivia i documenti e chi verifica la conformità, così da rendere tracciabile ogni passaggio dal documento originale alla scrittura contabile.

È una scelta operativa utile definire un percorso di revisione periodica che confronti l'inventario annuale con le scritture del libro giornale, e conservare le versioni digitali in modo che restino leggibili e consultabili per l'intero periodo di conservazione previsto.

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Chiarimenti frequenti sulla tenuta dei libri

• La numerazione progressiva riguarda i libri contabili prima della messa in uso, secondo le disposizioni sulla tenuta delle scritture.
• La tenuta informatica è ammessa se le registrazioni restano consultabili e vengono marcate temporalmente almeno una volta l'anno.
• Il termine di dieci anni decorre dalla data dell'ultima registrazione, non dalla data del singolo documento.

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Prossimo passo

Verifica con il tuo consulente o software gestionale quali libri e scritture si applicano alla dimensione della tua impresa e imposta un calendario annuale per inventario, numerazione e conservazione decennale.