Comment organiser la conservation ordonnée de la documentation d'entreprise selon le Code civil

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La règle en résumé

L'article 2214 du Code civil impose à l'entrepreneur commercial de tenir le livre journal et le livre des inventaires, de rédiger les autres registres requis par la nature et la taille de l'entreprise et de conserver de manière ordonnée, pour chaque affaire, les originaux des lettres, télégrammes et factures reçues et les copies de ceux envoyés.

L'article 2220 fixe à dix ans à compter de la dernière inscription la période de conservation des registres, des factures, des lettres et des télégrammes, reçus ou envoyés, même sur des supports d'images, à condition qu'ils restent toujours lisibles.

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À qui cela s'applique et ce que cela ajoute pour les sociétés

L'obligation de tenue ordonnée ne s'applique pas aux petits entrepreneurs, mais concerne pleinement ceux qui exercent une activité commerciale sous une forme plus structurée.

Les sociétés à responsabilité limitée (S.r.l.) doivent en outre tenir des livres sociaux spécifiques — le livre des décisions des associés, le livre des décisions des administrateurs et le livre des décisions du conseil de surveillance — dont la documentation est conservée par la société ; dans les sociétés par actions (S.p.A.), en revanche, les délibérations de l'assemblée doivent figurer dans un procès-verbal indiquant la date, les participants et le résultat des votes.

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Le parcours opérationnel étape par étape

Étapes

1. Avant l'utilisation, numérotez progressivement chaque page des livres comptables obligatoires.
2. Enregistrez les opérations dans le livre journal jour après jour, dans l'ordre chronologique.
3. Rédigez l'inventaire au début de l'activité puis chaque année, avec les actifs et passifs évalués.
4. Si vous choisissez la tenue informatique, apposez un horodatage et une signature numérique au moins une fois par an.
5. Conservez registres, factures, lettres et télégrammes pendant dix ans à compter de la dernière inscription.

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Un cas hypothétique

Exemple hypothétique : une entreprise commerciale clôturant son exercice en décembre rédige l'inventaire en début d'année, enregistre chaque facture reçue dans le livre journal avec une numérotation progressive et, si elle opte pour le format numérique, applique un horodatage annuel avant d'archiver les documents pour la période de dix ans prévue par l'article 2220.

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Vérifications avant de considérer l'archive en ordre

• Livre journal et livre des inventaires numérotés progressivement avant l'utilisation.
• Originaux et copies des lettres, télégrammes et factures conservés de manière ordonnée pour chaque affaire.
• Enregistrements numériques rendus consultables en tout moment avec les moyens disponibles.
• Procès-verbaux d'assemblée avec date, participants, capital représenté et résultat des votes.
• Période de conservation de dix ans respectée pour chaque catégorie de document.

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Comment un logiciel de gestion peut soutenir l'ordre documentaire

Une entreprise peut demander à son partenaire logiciel de configurer des rôles distincts pour ceux qui enregistrent les opérations, ceux qui archivent les documents et ceux qui vérifient la conformité, afin que chaque étape, du document original à l'inscription comptable, soit traçable.

Il est judicieux de définir un parcours de révision périodique comparant l'inventaire annuel aux inscriptions du livre journal, et de conserver les versions numériques de manière à ce qu'elles restent lisibles et consultables pendant toute la période de conservation prévue.

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Questions fréquentes sur la tenue des livres

• La numérotation progressive concerne les livres comptables avant leur mise en service, selon les dispositions relatives à la tenue des registres.
• La tenue informatique est admise si les inscriptions restent consultables et sont horodatées au moins une fois par an.
• Le délai de dix ans court à compter de la date de la dernière inscription, non de la date du document individuel.

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Prochaine étape

Vérifiez avec votre conseiller ou logiciel de gestion quels livres et registres s'appliquent à la taille de votre entreprise et établissez un calendrier annuel pour l'inventaire, la numérotation et la conservation décennale.