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Die Regel im Überblick
Artikel 2214 des Zivilgesetzbuchs verpflichtet den Handelsunternehmer, das Journalbuch und das Inventarbuch zu führen, weitere durch Art und Größe des Unternehmens erforderliche Aufzeichnungen zu erstellen und für jedes Geschäft die Originale erhaltener Briefe, Telegramme und Rechnungen sowie die Kopien der versandten geordnet aufzubewahren.
Artikel 2220 legt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren ab der letzten Eintragung für Aufzeichnungen, Rechnungen, Briefe und Telegramme, empfangen oder versandt, auch auf Bildträgern fest, sofern sie stets lesbar bleiben.
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Für wen es gilt und was es für Gesellschaften zusätzlich bedeutet
Die Pflicht zur geordneten Aufbewahrung gilt nicht für Kleinunternehmer, betrifft aber voll umfänglich diejenigen, die eine strukturiertere Handelstätigkeit ausüben.
Gesellschaften mit beschränkter Haftung (S.r.l.) müssen zudem spezifische Gesellschaftsbücher führen — das Buch der Gesellschafterbeschlüsse, das Buch der Geschäftsführerbeschlüsse und das Buch der Beschlüsse des Aufsichtsrats —, deren Dokumentation von der Gesellschaft aufbewahrt wird; bei Aktiengesellschaften (S.p.A.) müssen Hauptversammlungsbeschlüsse hingegen in einem Protokoll festgehalten werden, das Datum, Teilnehmer und Abstimmungsergebnis angibt.
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Der operative Ablauf Schritt für Schritt
Schritte
- Nummerieren Sie vor der Nutzung jede Seite der obligatorischen Buchführungsbücher fortlaufend.
- Erfassen Sie die Geschäftsvorgänge Tag für Tag in chronologischer Reihenfolge im Journalbuch.
- Erstellen Sie das Inventar zu Beginn der Tätigkeit und danach jährlich, mit bewerteten Vermögenswerten und Verbindlichkeiten.
- Wenn Sie die digitale Führung wählen, bringen Sie mindestens einmal jährlich einen Zeitstempel und eine digitale Signatur an.
- Bewahren Sie Aufzeichnungen, Rechnungen, Briefe und Telegramme zehn Jahre ab der letzten Eintragung auf.
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Ein hypothetischer Fall
Hypothetisches Beispiel: Ein Handelsunternehmen, dessen Geschäftsjahr im Dezember endet, erstellt das Inventar zu Jahresbeginn, erfasst jede erhaltene Rechnung fortlaufend nummeriert im Journalbuch und bringt, falls es sich für das digitale Format entscheidet, vor der Archivierung der Dokumente für den in Artikel 2220 vorgesehenen Zeitraum von zehn Jahren einen jährlichen Zeitstempel an.
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Prüfungen, bevor das Archiv als geordnet gilt
- Journalbuch und Inventarbuch vor der Nutzung fortlaufend nummeriert.
- Originale und Kopien von Briefen, Telegrammen und Rechnungen für jedes Geschäft geordnet aufbewahrt.
- Digitale Aufzeichnungen jederzeit mit den verfügbaren Mitteln einsehbar gehalten.
- Versammlungsprotokolle mit Datum, Teilnehmern, vertretenem Kapital und Abstimmungsergebnis.
- Zehnjährige Aufbewahrungsfrist für jede Dokumentkategorie eingehalten.
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Wie eine Verwaltungssoftware die Dokumentenordnung unterstützen kann
Ein Unternehmen kann seinen Softwarepartner bitten, getrennte Rollen für diejenigen einzurichten, die Geschäftsvorgänge erfassen, diejenigen, die Dokumente archivieren, und diejenigen, die die Konformität prüfen, sodass jeder Schritt vom Originaldokument bis zur Buchungseintragung nachvollziehbar ist.
Es ist eine sinnvolle operative Entscheidung, einen periodischen Überprüfungsweg zu definieren, der das jährliche Inventar mit den Journalbucheinträgen vergleicht, und die digitalen Versionen so aufzubewahren, dass sie während der gesamten vorgesehenen Aufbewahrungsfrist lesbar und einsehbar bleiben.
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Häufige Fragen zur Buchführung
- Die fortlaufende Nummerierung betrifft die Buchführungsbücher vor ihrer Inbetriebnahme, gemäß den Vorschriften zur Führung der Aufzeichnungen.
- Die digitale Führung ist zulässig, wenn die Eintragungen einsehbar bleiben und mindestens einmal jährlich mit einem Zeitstempel versehen werden.
- Die Zehnjahresfrist läuft ab dem Datum der letzten Eintragung, nicht ab dem Datum des einzelnen Dokuments.
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Nächster Schritt
Prüfen Sie mit Ihrem Berater oder Ihrer Verwaltungssoftware, welche Bücher und Aufzeichnungen für die Größe Ihres Unternehmens gelten, und legen Sie einen Jahreskalender für Inventar, Nummerierung und zehnjährige Aufbewahrung fest.
FAQ
Häufig gestellte Fragen
Wer ist von der Pflicht zur geordneten Buchführung befreit?
Kleinunternehmer unterliegen diesen Pflichten nicht, während ein Unternehmer, der Handelstätigkeit ausübt, das Journalbuch, das Inventarbuch führen und die Dokumentation geordnet aufbewahren muss.
Wie lange müssen Rechnungen und Korrespondenz aufbewahrt werden?
Artikel 2220 legt zehn Jahre ab dem Datum der letzten Eintragung fest, auch bei Aufbewahrung auf Bildträgern, sofern diese lesbar bleiben.
Was ist für die digitale Führung der Buchführungsbücher erforderlich?
Die Eintragungen müssen jederzeit einsehbar sein, und mindestens einmal jährlich müssen ein Zeitstempel und eine digitale Signatur des Unternehmers oder eines Beauftragten angebracht werden.
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