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La risposta diretta
L'imprenditore che esercita attività commerciale deve tenere il libro giornale e il libro degli inventari, e conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali di lettere, telegrammi e fatture ricevute, oltre alle copie di quelli spediti.
Le scritture, le fatture, le lettere e i telegrammi vanno conservati per dieci anni dalla data dell'ultima registrazione; la tenuta può avvenire con strumenti informatici se le registrazioni restano consultabili in ogni momento.
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Perché la distinzione tra libri e scritture conta
Il libro giornale deve indicare giorno per giorno le operazioni dell'impresa, mentre il libro degli inventari si redige all'inizio dell'esercizio e poi ogni anno, con attività e passività valutate secondo i criteri delle società per azioni.
Le società devono inoltre tenere libri sociali distinti — decisioni dei soci, degli amministratori, del collegio sindacale — e conservare la relativa documentazione; i verbali assembleari devono riportare data, partecipanti, capitale rappresentato e risultato delle votazioni.
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La sequenza operativa
Passaggi
- Classificare i documenti per affare: originali di lettere, telegrammi, fatture ricevute e copie di quelli spediti.
- Numerare progressivamente le pagine dei libri contabili prima di metterli in uso.
- Registrare giorno per giorno le operazioni nel libro giornale.
- Redigere l'inventario a inizio esercizio e ogni anno, sottoscrivendolo entro tre mesi dal termine per la dichiarazione dei redditi.
- Se la tenuta è informatica, garantire la consultabilità continua e apporre marcatura temporale e firma digitale almeno una volta all'anno.
- Conservare per dieci anni dalla data dell'ultima registrazione scritture, fatture, lettere e telegrammi.
- Per le società, tenere i libri sociali obbligatori e conservare la documentazione delle decisioni dei soci e degli organi.
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Un caso ipotetico
Esempio ipotetico: una srl riceve una fattura fornitore e la relativa corrispondenza. L'amministrazione archivia l'originale per affare, registra l'operazione nel libro giornale il giorno stesso e, a fine esercizio, la riporta nell'inventario con la valutazione delle relative attività e passività. Il verbale dell'assemblea che approva il bilancio indica data, partecipanti e capitale rappresentato, come richiesto per le deliberazioni societarie.
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Controlli prima di archiviare
- I documenti sono raggruppati per affare, non solo per data o fornitore?
- Il libro giornale riporta le operazioni giorno per giorno?
- L'inventario è stato redatto e sottoscritto nei tempi previsti?
- Se la tenuta è informatica, le registrazioni sono consultabili in ogni momento e marcate temporalmente?
- I libri sociali (decisioni soci, amministratori, collegio sindacale) sono distinti e aggiornati?
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Cosa può predisporre un'azienda nel proprio software gestionale
Un'azienda può scegliere di configurare, insieme al proprio partner software, un archivio che associ ogni documento all'affare di riferimento, con tracciabilità di chi ha caricato o registrato ciascun elemento e con ruoli distinti per chi tiene il libro giornale, l'inventario e i libri sociali.
Queste sono scelte operative suggerite, non requisiti di legge imposti dal software: la responsabilità di rispettare i termini e le modalità di conservazione resta dell'imprenditore o degli organi sociali, secondo quanto previsto dal Codice civile.
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Domande frequenti
- La conservazione per dieci anni riguarda scritture, fatture, lettere e telegrammi, calcolata dalla data dell'ultima registrazione.
- La tenuta informatica è ammessa se le registrazioni restano consultabili in ogni momento e, dove richiesto, con marcatura temporale e firma digitale annuale.
- Il libro degli inventari si chiude con il bilancio e il conto profitti e perdite, da sottoscrivere entro tre mesi dal termine per la dichiarazione dei redditi.
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Prossimo passo
Verificate con chi tiene la contabilità se l'archivio attuale distingue affare per affare, se i libri sono numerati prima dell'uso e se i tempi di sottoscrizione dell'inventario sono rispettati. Dove la tenuta è informatica, controllate che la consultabilità e la marcatura temporale siano garantite.
FAQ
Domande frequenti
Per quanto tempo vanno conservate fatture, lettere e telegrammi?
Per dieci anni dalla data dell'ultima registrazione, secondo l'articolo 2220 del Codice civile; lo stesso termine vale per le scritture contabili.
È possibile tenere i libri contabili solo in formato informatico?
Sì, purché le registrazioni siano consultabili in ogni momento e, dove previsto, siano apposte marcatura temporale e firma digitale almeno una volta all'anno.
I libri sociali sono diversi dalle scritture contabili?
Sì: oltre al libro giornale e all'inventario, le società tengono libri distinti per decisioni dei soci, degli amministratori e del collegio sindacale, con relativa documentazione conservata.
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