Conservación ordenada de la documentación empresarial: qué prevé el Código Civil

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La respuesta directa

El empresario que ejerce una actividad comercial debe llevar el libro diario y el libro de inventarios, y conservar ordenadamente, para cada negocio, los originales de cartas, telegramas y facturas recibidas, además de las copias de los enviados.

Los registros, facturas, cartas y telegramas deben conservarse durante diez años desde la fecha del último asiento; la gestión puede hacerse con medios informáticos si los asientos permanecen consultables en todo momento.

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Por qué importa la distinción entre libros y registros

El libro diario debe indicar día por día las operaciones de la empresa, mientras que el libro de inventarios se redacta al inicio del ejercicio y luego cada año, con activos y pasivos valorados según los criterios de las sociedades por acciones.

Las sociedades deben además llevar libros sociales distintos — decisiones de los socios, de los administradores, del consejo de vigilancia — y conservar la documentación correspondiente; las actas de las asambleas deben indicar fecha, participantes, capital representado y resultado de las votaciones.

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La secuencia operativa

Pasos

1. Clasificar los documentos por negocio: originales de cartas, telegramas y facturas recibidas, y copias de los enviados.
2. Numerar progresivamente las páginas de los libros contables antes de su uso.
3. Registrar día por día las operaciones en el libro diario.
4. Redactar el inventario al inicio del ejercicio y cada año, firmándolo dentro de los tres meses siguientes al plazo de presentación de la declaración de la renta.
5. Si la gestión es informática, garantizar la consultabilidad continua y aplicar marca de tiempo y firma digital al menos una vez al año.
6. Conservar durante diez años desde la fecha del último asiento los registros, facturas, cartas y telegramas.
7. Para las sociedades, llevar los libros sociales obligatorios y conservar la documentación de las decisiones de socios y órganos.

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Un caso hipotético

Ejemplo hipotético: una sociedad limitada recibe una factura de un proveedor y la correspondencia relacionada. La administración archiva el original por negocio, registra la operación en el libro diario el mismo día y, al cierre del ejercicio, la incluye en el inventario con la valoración de los activos y pasivos correspondientes. El acta de la asamblea que aprueba las cuentas indica fecha, participantes y capital representado, como se requiere para las deliberaciones societarias.

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Comprobaciones antes de archivar

• ¿Los documentos están agrupados por negocio, no solo por fecha o proveedor?
• ¿El libro diario indica las operaciones día por día?
• ¿Se redactó y firmó el inventario dentro de los plazos previstos?
• Si la gestión es informática, ¿los asientos son consultables en todo momento y tienen marca de tiempo?
• ¿Los libros sociales (decisiones de socios, administradores, consejo de vigilancia) están diferenciados y actualizados?

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Qué puede configurar una empresa en su software de gestión

Una empresa puede optar por configurar, junto con su proveedor de software, un archivo que asocie cada documento con el negocio correspondiente, con trazabilidad de quién cargó o registró cada elemento y con roles distintos para quienes llevan el libro diario, el inventario y los libros sociales.

Estas son opciones operativas sugeridas, no requisitos legales impuestos por el software: la responsabilidad de cumplir los plazos y modalidades de conservación sigue siendo del empresario o de los órganos sociales, según lo previsto en el Código Civil.

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Preguntas frecuentes

• La conservación de diez años se aplica a registros, facturas, cartas y telegramas, calculada desde la fecha del último asiento.
• La gestión informática está permitida si los asientos permanecen consultables en todo momento y, cuando se requiera, con marca de tiempo y firma digital anuales.
• El libro de inventarios se cierra con el balance y la cuenta de pérdidas y ganancias, que debe firmarse dentro de los tres meses siguientes al plazo de presentación de la declaración de la renta.

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Próximo paso

Verifique con quien lleva la contabilidad si el archivo actual distingue por negocio, si los libros están numerados antes de su uso y si se respetan los plazos de firma del inventario. Donde la gestión sea informática, compruebe que la consultabilidad y la marca de tiempo estén garantizadas.