Conservation ordonnée de la documentation d'entreprise : ce que prévoit le Code civil

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La réponse directe

L'entrepreneur exerçant une activité commerciale doit tenir le livre-journal et le livre des inventaires, et conserver de manière ordonnée, pour chaque affaire, les originaux des lettres, télégrammes et factures reçues, ainsi que les copies de ceux envoyés.

Les écritures, factures, lettres et télégrammes doivent être conservés pendant dix ans à compter de la date de la dernière inscription ; la tenue peut se faire par des outils informatiques si les inscriptions restent consultables à tout moment.

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Pourquoi la distinction entre livres et écritures compte

Le livre-journal doit indiquer jour par jour les opérations de l'entreprise, tandis que le livre des inventaires est établi au début de l'exercice puis chaque année, avec les actifs et passifs évalués selon les critères des sociétés par actions.

Les sociétés doivent en outre tenir des livres sociaux distincts — décisions des associés, des administrateurs, du collège des commissaires aux comptes — et conserver la documentation correspondante ; les procès-verbaux d'assemblée doivent indiquer la date, les participants, le capital représenté et le résultat des votes.

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La séquence opérationnelle

Étapes

1. Classer les documents par affaire : originaux des lettres, télégrammes et factures reçues, et copies de ceux envoyés.
2. Numéroter progressivement les pages des livres comptables avant leur mise en service.
3. Enregistrer jour par jour les opérations dans le livre-journal.
4. Établir l'inventaire au début de l'exercice et chaque année, en le signant dans les trois mois suivant le délai de dépôt de la déclaration des revenus.
5. Si la tenue est informatique, garantir la consultabilité continue et apposer un horodatage et une signature numérique au moins une fois par an.
6. Conserver pendant dix ans à compter de la dernière inscription les écritures, factures, lettres et télégrammes.
7. Pour les sociétés, tenir les livres sociaux obligatoires et conserver la documentation des décisions des associés et des organes.

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Un cas hypothétique

Exemple hypothétique : une SARL reçoit une facture d'un fournisseur et la correspondance correspondante. L'administration archive l'original par affaire, enregistre l'opération dans le livre-journal le jour même et, à la fin de l'exercice, la reporte dans l'inventaire avec l'évaluation des actifs et passifs correspondants. Le procès-verbal de l'assemblée approuvant les comptes indique la date, les participants et le capital représenté, comme requis pour les délibérations sociales.

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Vérifications avant archivage

• Les documents sont-ils regroupés par affaire, et non seulement par date ou fournisseur ?
• Le livre-journal indique-t-il les opérations jour par jour ?
• L'inventaire a-t-il été établi et signé dans les délais prévus ?
• Si la tenue est informatique, les inscriptions sont-elles consultables à tout moment et horodatées ?
• Les livres sociaux (décisions des associés, administrateurs, commissaires aux comptes) sont-ils distincts et à jour ?

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Ce qu'une entreprise peut mettre en place dans son logiciel de gestion

Une entreprise peut choisir de configurer, avec son partenaire logiciel, une archive qui associe chaque document à l'affaire correspondante, avec traçabilité de qui a chargé ou enregistré chaque élément et avec des rôles distincts pour la tenue du livre-journal, de l'inventaire et des livres sociaux.

Ce sont des choix opérationnels suggérés, non des exigences légales imposées par le logiciel : la responsabilité du respect des délais et modalités de conservation reste celle de l'entrepreneur ou des organes sociaux, selon le Code civil.

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Questions fréquentes

• La conservation de dix ans concerne les écritures, factures, lettres et télégrammes, calculée à partir de la date de la dernière inscription.
• La tenue informatique est admise si les inscriptions restent consultables à tout moment et, lorsque requis, avec horodatage et signature numérique annuels.
• Le livre des inventaires se clôture avec le bilan et le compte de résultat, à signer dans les trois mois suivant le délai de dépôt de la déclaration des revenus.

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Prochaine étape

Vérifiez avec votre comptable si l'archive actuelle distingue par affaire, si les livres sont numérotés avant usage et si les délais de signature de l'inventaire sont respectés. Lorsque la tenue est informatique, vérifiez que la consultabilité et l'horodatage sont assurés.