Ordnungsgemäße Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen: Was das Zivilgesetzbuch vorschreibt

01

Die direkte Antwort

Der Unternehmer, der eine gewerbliche Tätigkeit ausübt, muss das Journalbuch und das Inventarbuch führen und für jedes Geschäft die Originale von erhaltenen Briefen, Telegrammen und Rechnungen sowie Kopien der versendeten geordnet aufbewahren.

Die Aufzeichnungen, Rechnungen, Briefe und Telegramme müssen zehn Jahre ab dem Datum der letzten Eintragung aufbewahrt werden; die Führung kann mit informatischen Mitteln erfolgen, sofern die Eintragungen jederzeit einsehbar bleiben.

02

Warum die Unterscheidung zwischen Büchern und Aufzeichnungen wichtig ist

Das Journalbuch muss die Geschäftsvorgänge Tag für Tag angeben, während das Inventarbuch zu Beginn des Geschäftsjahres und danach jährlich erstellt wird, wobei Aktiva und Passiva nach den für Aktiengesellschaften geltenden Kriterien bewertet werden.

Gesellschaften müssen zudem getrennte Gesellschaftsbücher führen – Beschlüsse der Gesellschafter, der Geschäftsführer, des Aufsichtsrats – und die entsprechende Dokumentation aufbewahren; Versammlungsprotokolle müssen Datum, Teilnehmer, vertretenes Kapital und Abstimmungsergebnis enthalten.

03

Die operative Abfolge

Schritte

1. Dokumente nach Geschäft klassifizieren: Originale erhaltener Briefe, Telegramme und Rechnungen sowie Kopien versendeter.
2. Die Seiten der Buchhaltungsbücher vor Gebrauch fortlaufend nummerieren.
3. Geschäftsvorgänge Tag für Tag im Journalbuch erfassen.
4. Das Inventar zu Beginn des Geschäftsjahres und jährlich erstellen und innerhalb von drei Monaten nach Ablauf der Steuererklärungsfrist unterschreiben.
5. Bei informatischer Führung die ständige Einsehbarkeit sicherstellen und mindestens einmal jährlich Zeitstempel und digitale Signatur anbringen.
6. Aufzeichnungen, Rechnungen, Briefe und Telegramme zehn Jahre ab dem Datum der letzten Eintragung aufbewahren.
7. Für Gesellschaften die vorgeschriebenen Gesellschaftsbücher führen und die Dokumentation der Beschlüsse von Gesellschaftern und Organen aufbewahren.

04

Ein hypothetischer Fall

Hypothetisches Beispiel: Eine GmbH erhält eine Lieferantenrechnung und die zugehörige Korrespondenz. Die Verwaltung archiviert das Original nach Geschäft, erfasst den Vorgang noch am selben Tag im Journalbuch und nimmt ihn am Jahresende mit der Bewertung der entsprechenden Aktiva und Passiva ins Inventar auf. Das Protokoll der Versammlung, die den Jahresabschluss genehmigt, enthält Datum, Teilnehmer und vertretenes Kapital, wie für Gesellschaftsbeschlüsse erforderlich.

05

Prüfungen vor der Archivierung

• Sind die Dokumente nach Geschäft gruppiert, nicht nur nach Datum oder Lieferant?
• Zeigt das Journalbuch die Geschäftsvorgänge Tag für Tag?
• Wurde das Inventar fristgerecht erstellt und unterschrieben?
• Sind die Eintragungen bei informatischer Führung jederzeit einsehbar und mit Zeitstempel versehen?
• Werden die Gesellschaftsbücher (Beschlüsse der Gesellschafter, Geschäftsführer, Aufsichtsrat) getrennt und aktuell geführt?

06

Was ein Unternehmen in seiner Verwaltungssoftware einrichten kann

Ein Unternehmen kann sich dafür entscheiden, gemeinsam mit seinem Softwarepartner ein Archiv zu konfigurieren, das jedes Dokument dem jeweiligen Geschäft zuordnet, mit Nachvollziehbarkeit, wer jedes Element hochgeladen oder erfasst hat, und mit getrennten Rollen für die Führung von Journalbuch, Inventar und Gesellschaftsbüchern.

Dies sind vorgeschlagene operative Entscheidungen, keine gesetzlichen Anforderungen der Software: Die Verantwortung für die Einhaltung der Fristen und Modalitäten der Aufbewahrung bleibt beim Unternehmer oder den Gesellschaftsorganen, wie im Zivilgesetzbuch vorgesehen.

07

Häufig gestellte Fragen

• Die zehnjährige Aufbewahrung gilt für Aufzeichnungen, Rechnungen, Briefe und Telegramme, berechnet ab dem Datum der letzten Eintragung.
• Die informatische Führung ist zulässig, wenn die Eintragungen jederzeit einsehbar bleiben und, wo erforderlich, jährlich mit Zeitstempel und digitaler Signatur versehen werden.
• Das Inventarbuch schließt mit dem Jahresabschluss und der Gewinn- und Verlustrechnung, die innerhalb von drei Monaten nach Ablauf der Steuererklärungsfrist zu unterschreiben ist.

08

Nächster Schritt

Prüfen Sie mit Ihrer Buchhaltung, ob das aktuelle Archiv nach Geschäft unterscheidet, ob die Bücher vor Gebrauch nummeriert sind und ob die Unterschriftsfristen des Inventars eingehalten werden. Stellen Sie bei informatischer Führung sicher, dass Einsehbarkeit und Zeitstempel gewährleistet sind.