Quali controlli preparare prima dell'invio di una fattura elettronica

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Cosa verifica il SdI, e cosa verificare prima

Prima di inviare una fattura elettronica conviene controllare gli stessi elementi che il Sistema di Interscambio (SdI) verificherà: dati minimi obbligatori, partita IVA di fornitore e cliente esistenti in Anagrafe Tributaria, campo Codice destinatario valorizzato correttamente e coerenza aritmetica tra imponibile, aliquota e IVA. Il SdI controlla anche che il file non sia un duplicato e, se firmato digitalmente, la validità del certificato. In ogni caso restituisce una ricevuta di scarto, consegna o mancata consegna, consultabile nel portale Fatture e Corrispettivi.

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Perché questi controlli esistono

Dal 1° gennaio 2019 l'obbligo di fattura elettronica copre le operazioni B2B e B2C tra soggetti residenti o stabiliti in Italia, e si affianca a quello già in vigore dal 2015 per le operazioni B2G verso la Pubblica Amministrazione. Per le fatture verso soggetti esteri l'emissione elettronica resta facoltativa: chi non la utilizza trasmette i dati tramite esterometro, con eccezioni per operazioni con bolletta doganale e acquisti non superiori a 5.000 euro. Le regole tecniche per predisporre, trasmettere, ricevere e conservare le fatture tra privati sono definite dal provvedimento n. 433608 del 24 novembre 2022.

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Sequenza operativa prima dell'invio

Passaggi

1. Predisponi il file XML con un programma conforme alle specifiche del provvedimento del 24 novembre 2022.
2. Verifica dati minimi, partita IVA di fornitore e cliente, e Codice destinatario prima di inviare.
3. Controlla la coerenza tra imponibile, aliquota e IVA calcolata sul documento.
4. Se il file è firmato digitalmente, verifica la validità del certificato di firma.
5. Invia tramite portale Fatture e Corrispettivi, App FatturAE, PEC o canale SFTP/Web Service attivato con il SdI.

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Esempio ipotetico

Esempio ipotetico: un'azienda predispone una fattura B2B con la procedura web dell'Agenzia delle entrate, verifica che la partita IVA del cliente sia valorizzata e che un imponibile di 100 euro con aliquota 22% generi un'IVA di 22 euro, poi invia il file tramite il portale Fatture e Corrispettivi e attende la ricevuta del SdI prima di considerarla emessa.

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Checklist dei controlli SdI da replicare internamente

• Dati minimi presenti: identificativi di fornitore e cliente, numero e data, natura del bene o servizio, imponibile, aliquota, IVA.
• Partita IVA del fornitore e partita IVA/codice fiscale del cliente esistenti in Anagrafe Tributaria.
• Campo Codice destinatario valorizzato con l'indirizzo telematico corretto.
• Coerenza aritmetica tra imponibile, aliquota e IVA calcolata sul documento.
• Verifica che il file non risulti già inviato in precedenza (duplicato).

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Come un software gestionale può supportare questi controlli

Un software gestionale può essere configurato per raccogliere in un unico punto le informazioni che il SdI controllerà: anagrafiche di fornitore e cliente, Codice destinatario, aliquote e importi, riducendo il rischio di scarto prima dell'invio. Assegnare ruoli distinti tra chi predispone, chi verifica e chi invia la fattura rende tracciabile ogni passaggio e permette di conservare uno storico delle ricevute di scarto, consegna o mancata consegna per revisioni successive. È una scelta operativa utile, non un obbligo, definire chi rivede la coerenza tra imponibile, aliquota e IVA prima dell'invio.

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Chiarimenti frequenti sui controlli

• Il SdI accetta anche file non firmati digitalmente, sia per soggetti IVA sia per consumatori finali.
• Le fatture verso soggetti esteri restano facoltative; l'esterometro sostituisce l'obbligo con alcune eccezioni.
• Per le fatture verso la Pubblica Amministrazione valgono le regole del DM 55/2013, non il provvedimento del 2022.
• Indipendentemente dall'esito dei controlli, il SdI invia sempre una ricevuta consultabile su Fatture e Corrispettivi.

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Prossimo passo

Prima del prossimo invio, rivedi la checklist dei controlli SdI con chi predispone le fatture in azienda e verifica che i ruoli di predisposizione, controllo e invio siano assegnati chiaramente, così da ridurre scarti e ricevute negative.