Quels contrôles préparer avant l'envoi d'une facture électronique

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Ce que vérifie le SdI, et ce qu'il faut vérifier avant

Avant d'envoyer une facture électronique, il convient de vérifier les mêmes éléments que le Système d'Échange (SdI) vérifiera réellement : données minimales obligatoires, numéros de TVA du fournisseur et du client existants dans le Registre fiscal, champ Code destinataire correctement renseigné et cohérence arithmétique entre la base imposable, le taux et la TVA. Le SdI vérifie également que le fichier n'est pas un doublon et, s'il est signé numériquement, la validité du certificat. Dans tous les cas, il renvoie un accusé de rejet, de livraison ou de non-livraison, consultable sur le portail Factures et Reçus.

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Pourquoi ces contrôles existent

Depuis le 1er janvier 2019, l'obligation de facturation électronique couvre les opérations B2B et B2C entre parties résidentes ou établies en Italie, en plus de celle déjà en vigueur depuis 2015 pour les opérations B2G avec l'administration publique. Pour les factures adressées à des parties étrangères, l'émission électronique reste facultative : ceux qui ne l'utilisent pas transmettent les données via l'esterometro, avec des exceptions pour les opérations accompagnées d'un document douanier et les achats ne dépassant pas 5 000 euros. Les règles techniques pour préparer, transmettre, recevoir et conserver les factures entre particuliers sont définies par la Mesure n° 433608 du 24 novembre 2022.

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Séquence opérationnelle avant l'envoi

Étapes

1. Préparez le fichier XML avec un programme conforme aux spécifications de la Mesure du 24 novembre 2022.
2. Vérifiez les données minimales, les numéros de TVA du fournisseur et du client, et le Code destinataire avant l'envoi.
3. Vérifiez la cohérence entre la base imposable, le taux et la TVA calculée sur le document.
4. Si le fichier est signé numériquement, vérifiez la validité du certificat de signature.
5. Envoyez via le portail Factures et Reçus, l'application FatturAE, PEC ou un canal SFTP/Web Service activé avec le SdI.

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Exemple hypothétique

Exemple hypothétique : une entreprise prépare une facture B2B avec la procédure web de l'Agence des recettes, vérifie que le numéro de TVA du client est renseigné et qu'une base imposable de 100 euros avec un taux de 22 % génère une TVA de 22 euros, puis envoie le fichier via le portail Factures et Reçus et attend l'accusé de réception du SdI avant de la considérer comme émise.

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Checklist des contrôles SdI à reproduire en interne

• Données minimales présentes : identifiants du fournisseur et du client, numéro et date de la facture, description de la nature du bien ou du service, base imposable, taux, TVA.
• Numéro de TVA du fournisseur et numéro de TVA/code fiscal du client existants dans le Registre fiscal.
• Champ Code destinataire renseigné avec l'adresse électronique correcte.
• Cohérence arithmétique entre la base imposable, le taux et la TVA calculée sur le document.
• Vérifier que le fichier n'a pas déjà été envoyé précédemment (doublon).

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Comment un logiciel de gestion peut soutenir ces contrôles

Un logiciel de gestion peut être configuré pour regrouper en un seul endroit les informations que le SdI vérifiera : fiches du fournisseur et du client, Code destinataire, taux et montants, réduisant le risque de rejet avant l'envoi. Attribuer des rôles distincts entre ceux qui préparent, vérifient et envoient la facture rend chaque étape traçable et permet de conserver un historique des accusés de rejet, de livraison ou de non-livraison pour des révisions ultérieures. C'est un choix opérationnel utile, non une obligation, de définir qui révise la cohérence entre la base imposable, le taux et la TVA avant l'envoi.

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Clarifications fréquentes sur les contrôles

• Le SdI accepte également les fichiers non signés numériquement, tant pour les assujettis à la TVA que pour les consommateurs finaux.
• Les factures adressées à des parties étrangères restent facultatives ; l'esterometro remplace l'obligation avec quelques exceptions.
• Pour les factures adressées à l'administration publique, ce sont les règles du Décret ministériel 55/2013 qui s'appliquent, et non la Mesure de 2022.
• Indépendamment du résultat des contrôles, le SdI envoie toujours un accusé de réception consultable sur Factures et Reçus.

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Prochaine étape

Avant votre prochain envoi, revoyez la checklist des contrôles SdI avec ceux qui préparent les factures dans l'entreprise et vérifiez que les rôles de préparation, de contrôle et d'envoi sont clairement attribués, afin de réduire les rejets et les accusés de réception négatifs.