Qué controles preparar antes de enviar una factura electrónica

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Qué verifica el SdI, y qué verificar antes

Antes de enviar una factura electrónica conviene comprobar los mismos elementos que verificará el Sistema de Intercambio (SdI): datos mínimos obligatorios, números de IVA de proveedor y cliente existentes en el Registro Tributario, el campo Código destinatario correctamente completado y la coherencia aritmética entre la base imponible, el tipo y el IVA. El SdI también verifica que el archivo no sea un duplicado y, si está firmado digitalmente, la validez del certificado. En cualquier caso, devuelve un acuse de rechazo, entrega o no entrega, consultable en el portal Facturas y Recibos.

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Por qué existen estos controles

Desde el 1 de enero de 2019, la obligación de facturación electrónica cubre las operaciones B2B y B2C entre partes residentes o establecidas en Italia, junto con la ya vigente desde 2015 para operaciones B2G con la Administración Pública. Para las facturas a partes extranjeras, la emisión electrónica sigue siendo opcional: quienes no la utilizan transmiten los datos mediante el esterometro, con excepciones para operaciones respaldadas por documento aduanero y compras que no superen los 5.000 euros. Las reglas técnicas para preparar, transmitir, recibir y conservar facturas entre particulares se definen en la Medida n.º 433608 del 24 de noviembre de 2022.

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Secuencia operativa antes del envío

Pasos

1. Prepare el archivo XML con un programa conforme a las especificaciones de la Medida del 24 de noviembre de 2022.
2. Verifique los datos mínimos, los números de IVA de proveedor y cliente, y el Código destinatario antes de enviar.
3. Verifique la coherencia entre la base imponible, el tipo y el IVA calculado en el documento.
4. Si el archivo está firmado digitalmente, verifique la validez del certificado de firma.
5. Envíe a través del portal Facturas y Recibos, la App FatturAE, PEC o un canal SFTP/Web Service activado con el SdI.

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Ejemplo hipotético

Ejemplo hipotético: una empresa prepara una factura B2B con el procedimiento web de la Agencia Tributaria, verifica que el número de IVA del cliente esté completado y que una base imponible de 100 euros con un tipo del 22% genere un IVA de 22 euros, luego envía el archivo a través del portal Facturas y Recibos y espera el acuse de recibo del SdI antes de considerarla emitida.

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Checklist de los controles SdI para replicar internamente

• Datos mínimos presentes: identificadores de proveedor y cliente, número y fecha de la factura, descripción de la naturaleza del bien o servicio, base imponible, tipo, IVA.
• Número de IVA del proveedor y número de IVA/código fiscal del cliente existentes en el Registro Tributario.
• Campo Código destinatario completado con la dirección electrónica correcta.
• Coherencia aritmética entre la base imponible, el tipo y el IVA calculado en el documento.
• Verificar que el archivo no haya sido enviado previamente (duplicado).

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Cómo un software de gestión puede apoyar estos controles

Un software de gestión puede configurarse para reunir en un solo lugar la información que el SdI verificará: datos de proveedor y cliente, Código destinatario, tipos e importes, reduciendo el riesgo de rechazo antes del envío. Asignar roles distintos entre quienes preparan, verifican y envían la factura hace que cada paso sea trazable y permite conservar un historial de acuses de rechazo, entrega o no entrega para revisiones posteriores. Es una elección operativa útil, no una obligación, definir quién revisa la coherencia entre la base imponible, el tipo y el IVA antes del envío.

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Aclaraciones frecuentes sobre los controles

• El SdI también acepta archivos no firmados digitalmente, tanto para sujetos de IVA como para consumidores finales.
• Las facturas a partes extranjeras siguen siendo opcionales; el esterometro sustituye la obligación con algunas excepciones.
• Para las facturas a la Administración Pública se aplican las reglas del Decreto Ministerial 55/2013, no la Medida de 2022.
• Independientemente del resultado de los controles, el SdI siempre envía un acuse de recibo consultable en Facturas y Recibos.

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Próximo paso

Antes de su próximo envío, revise la checklist de los controles SdI con quienes preparan las facturas en la empresa y verifique que los roles de preparación, control y envío estén claramente asignados, para reducir rechazos y acuses de recibo negativos.