Welche Prüfungen vor dem Versand einer elektronischen Rechnung vorzubereiten sind

01

Was das SdI prüft, und was vorab zu prüfen ist

Vor dem Versand einer elektronischen Rechnung lohnt es sich, dieselben Elemente zu prüfen, die das Austauschsystem (SdI) tatsächlich verifizieren wird: obligatorische Mindestdaten, existierende USt-IdNr. von Lieferant und Kunde im Steuerregister, das korrekt ausgefüllte Feld Empfängercode und die rechnerische Übereinstimmung zwischen Nettobetrag, Steuersatz und MwSt. Das SdI prüft auch, dass die Datei kein Duplikat ist, und bei digitaler Signatur die Gültigkeit des Zertifikats. In jedem Fall wird eine Empfangsbestätigung (Ablehnung, Zustellung oder Nichtzustellung) zurückgegeben, einsehbar im Portal Rechnungen und Belege.

02

Warum diese Prüfungen bestehen

Seit dem 1. Januar 2019 gilt die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung für B2B- und B2C-Transaktionen zwischen in Italien ansässigen oder niedergelassenen Parteien, zusätzlich zur bereits seit 2015 geltenden Pflicht für B2G-Transaktionen mit der öffentlichen Verwaltung. Für Rechnungen an ausländische Parteien bleibt die elektronische Ausstellung freiwillig: Wer sie nicht nutzt, übermittelt die Daten über das Esterometro, mit Ausnahmen für Transaktionen mit Zollbeleg und Einkäufe bis 5.000 Euro. Die technischen Regeln zur Vorbereitung, Übermittlung, Empfang und Aufbewahrung von Rechnungen zwischen Privaten sind in der Maßnahme Nr. 433608 vom 24. November 2022 festgelegt.

03

Ablauf vor dem Versand

Schritte

1. Bereiten Sie die XML-Datei mit einem Programm vor, das den Spezifikationen der Maßnahme vom 24. November 2022 entspricht.
2. Prüfen Sie Mindestdaten, USt-IdNr. von Lieferant und Kunde sowie den Empfängercode vor dem Versand.
3. Prüfen Sie die Übereinstimmung zwischen Nettobetrag, Steuersatz und berechneter MwSt. im Dokument.
4. Falls die Datei digital signiert ist, prüfen Sie die Gültigkeit des Signaturzertifikats.
5. Versenden Sie über das Portal Rechnungen und Belege, die App FatturAE, PEC oder einen mit dem SdI aktivierten SFTP-/Web-Service-Kanal.

04

Hypothetisches Beispiel

Hypothetisches Beispiel: Ein Unternehmen erstellt eine B2B-Rechnung mit dem Webverfahren der Steuerbehörde, prüft, dass die USt-IdNr. des Kunden ausgefüllt ist und dass ein Nettobetrag von 100 Euro mit 22 % Steuersatz eine MwSt. von 22 Euro ergibt, sendet die Datei dann über das Portal Rechnungen und Belege und wartet auf die SdI-Empfangsbestätigung, bevor sie als ausgestellt gilt.

05

Checkliste der SdI-Prüfungen zur internen Wiederholung

• Mindestdaten vorhanden: Identifikatoren von Lieferant und Kunde, Rechnungsnummer und -datum, Beschreibung der Art des Gutes oder der Dienstleistung, Nettobetrag, Steuersatz, MwSt.
• USt-IdNr. des Lieferanten und USt-IdNr./Steuernummer des Kunden existieren im Steuerregister.
• Feld Empfängercode mit der korrekten elektronischen Adresse ausgefüllt.
• Rechnerische Übereinstimmung zwischen Nettobetrag, Steuersatz und berechneter MwSt. im Dokument.
• Prüfen, dass die Datei nicht bereits zuvor gesendet wurde (Duplikat).

06

Wie eine Verwaltungssoftware diese Prüfungen unterstützen kann

Eine Verwaltungssoftware kann so konfiguriert werden, dass sie an einem Ort die Informationen sammelt, die das SdI prüfen wird: Stammdaten von Lieferant und Kunde, Empfängercode, Steuersätze und Beträge, wodurch das Risiko einer Ablehnung vor dem Versand verringert wird. Die Zuweisung getrennter Rollen zwischen Vorbereitung, Prüfung und Versand der Rechnung macht jeden Schritt nachvollziehbar und ermöglicht die Aufbewahrung eines Verlaufs von Ablehnungs-, Zustellungs- oder Nichtzustellungsbestätigungen für spätere Überprüfungen. Es ist eine nützliche betriebliche Entscheidung, keine Pflicht, festzulegen, wer die Übereinstimmung zwischen Nettobetrag, Steuersatz und MwSt. vor dem Versand überprüft.

07

Häufige Klärungen zu den Prüfungen

• Das SdI akzeptiert auch nicht digital signierte Dateien, sowohl für Steuerpflichtige als auch für Endverbraucher.
• Rechnungen an ausländische Parteien bleiben freiwillig; das Esterometro ersetzt die Pflicht mit einigen Ausnahmen.
• Für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung gelten die Regeln des Ministerialdekrets 55/2013, nicht die Maßnahme von 2022.
• Unabhängig vom Ergebnis der Prüfungen sendet das SdI immer eine Empfangsbestätigung, einsehbar in Rechnungen und Belege.

08

Nächster Schritt

Überprüfen Sie vor dem nächsten Versand die Checkliste der SdI-Prüfungen mit denjenigen, die im Unternehmen Rechnungen vorbereiten, und stellen Sie sicher, dass die Rollen für Vorbereitung, Prüfung und Versand klar zugewiesen sind, um Ablehnungen und negative Empfangsbestätigungen zu reduzieren.