Quali controlli preparare prima di inviare una fattura elettronica

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La risposta breve

• Verificare che siano presenti i dati minimi obbligatori (fornitore, cliente, numero, data, natura del bene/servizio, imponibile, aliquota, IVA)
• Controllare che le partite IVA di fornitore e cliente risultino esistenti in Anagrafe Tributaria
• Valorizzare correttamente il campo Codice destinatario
• Verificare la coerenza tra imponibile, aliquota e IVA calcolata
• Escludere duplicati: il SdI rifiuta un file già inviato in precedenza

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Perché questi controlli contano

Dal 1° gennaio 2019 tutte le fatture tra soggetti residenti o stabiliti in Italia devono essere elettroniche, sia per operazioni B2B che B2C; l'obbligo per le operazioni verso la Pubblica Amministrazione era già in vigore dal 31 marzo 2015. Le fatture verso soggetti esteri restano facoltative in formato elettronico, ma vanno comunicate tramite esterometro, salvo operazioni con bolletta doganale o acquisti non superiori a 5.000 euro.

Le regole tecniche per predisporre, trasmettere, ricevere e conservare le fatture tra privati sono fissate dal provvedimento n. 433608 del 24 novembre 2022; per le fatture verso la PA restano valide le regole del Decreto Ministeriale n. 55/2013.

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Flusso di controllo prima dell'invio

Passaggi

1. Compilare il file XML con un software conforme alle specifiche del provvedimento 24 novembre 2022, anche tramite gli strumenti gratuiti dell'Agenzia (procedura web, software scaricabile, App FatturAE)
2. Rileggere i dati minimi obbligatori e le partite IVA di entrambe le parti
3. Verificare il campo Codice destinatario e la coerenza degli importi IVA
4. Scegliere il canale di trasmissione: portale Fatture e Corrispettivi, procedura web/App FatturAE, PEC a sdi01@pec.fatturapa.it, oppure canale SFTP/Web Service
5. Inviare il file e conservare la ricevuta di consegna, scarto o mancata consegna dal portale

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Esempio ipotetico

Esempio ipotetico: un'azienda predispone una fattura con imponibile di 100 euro e aliquota IVA al 22%. Prima dell'invio, il controllo interno verifica che l'IVA indicata sia esattamente 22 euro, perché il SdI effettua questo stesso confronto e scarta il file se i valori non sono coerenti. Lo stesso controllo verifica che la partita IVA del cliente sia corretta e che il Codice destinatario sia compilato, evitando uno scarto per dati mancanti.

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Checklist finale prima di premere invio

• Dati minimi obbligatori (art. 21/21-bis) tutti presenti e corretti
• Partite IVA di fornitore e cliente valide in Anagrafe Tributaria
• Campo Codice destinatario valorizzato
• Coerenza imponibile-aliquota-IVA verificata a mano o a sistema
• File non firmato digitalmente con certificato scaduto, se firmato

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Come impostare i controlli in un sistema software

Un'azienda può chiedere al proprio fornitore software di configurare un flusso in cui un ruolo amministrativo prepara il file XML, un secondo ruolo lo rivede confrontando i dati minimi obbligatori e la coerenza degli importi, e un terzo passaggio registra la ricevuta del SdI per traccia interna.

Questa è una scelta operativa suggerita, non un requisito di legge: l'obiettivo è avere responsabilità distinte tra chi compila, chi verifica e chi archivia le ricevute di consegna, scarto o mancata consegna.

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Domande frequenti sui controlli

Il SdI accetta anche file non firmati digitalmente, ma se il file è firmato ne controlla la validità del certificato.

Il SdI verifica sempre che il file non sia già stato inviato in precedenza, per evitare duplicati.

Indipendentemente dall'esito dei controlli, il SdI invia sempre una ricevuta consultabile nel portale Fatture e Corrispettivi.

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Prossimo passo

Prima del prossimo invio, ripercorri la checklist sui dati obbligatori, la coerenza IVA e il canale scelto (portale, App FatturAE, PEC o SFTP), così da ridurre il rischio di scarto e velocizzare la ricezione della ricevuta del SdI.