Quels contrôles préparer avant d'envoyer une facture électronique

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La réponse courte

• Vérifier que les données minimales obligatoires sont présentes (fournisseur, client, numéro, date, nature du bien/service, montant imposable, taux, TVA)
• Vérifier que les numéros de TVA du fournisseur et du client existent dans le registre fiscal
• Renseigner correctement le champ Code destinataire
• Vérifier la cohérence entre le montant imposable, le taux et la TVA calculée
• Exclure les doublons : le SdI rejette un fichier déjà envoyé précédemment

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Pourquoi ces contrôles comptent

Depuis le 1er janvier 2019, toutes les factures entre parties résidentes ou établies en Italie doivent être électroniques, tant pour les opérations B2B que B2C ; l'obligation pour les opérations envers l'administration publique était déjà en vigueur depuis le 31 mars 2015. Les factures envers des parties étrangères restent facultatives au format électronique, mais doivent être communiquées via l'esterometro, sauf opérations accompagnées d'un document douanier ou d'achats ne dépassant pas 5 000 euros.

Les règles techniques pour préparer, transmettre, recevoir et conserver les factures entre particuliers sont fixées par la mesure n° 433608 du 24 novembre 2022 ; pour les factures envers l'administration publique, les règles du décret ministériel n° 55/2013 restent valables.

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Flux de contrôle avant l'envoi

Étapes

1. Remplir le fichier XML avec un logiciel conforme aux spécifications de la mesure du 24 novembre 2022, y compris les outils gratuits de l'Agenzia (procédure web, logiciel téléchargeable, application FatturAE)
2. Relire les données minimales obligatoires et les numéros de TVA des deux parties
3. Vérifier le champ Code destinataire et la cohérence des montants de TVA
4. Choisir le canal de transmission : portail Fatture e Corrispettivi, procédure web/application FatturAE, PEC à sdi01@pec.fatturapa.it, ou canal SFTP/Web Service
5. Envoyer le fichier et conserver le reçu de livraison, de rejet ou de non-livraison du portail

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Exemple hypothétique

Exemple hypothétique : une entreprise prépare une facture avec un montant imposable de 100 euros et un taux de TVA de 22%. Avant l'envoi, le contrôle interne vérifie que la TVA indiquée est exactement de 22 euros, car le SdI effectue cette même comparaison et rejette le fichier si les valeurs ne sont pas cohérentes. Le même contrôle vérifie que le numéro de TVA du client est correct et que le Code destinataire est rempli, évitant un rejet pour données manquantes.

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Liste de contrôle finale avant l'envoi

• Données minimales obligatoires (art. 21/21-bis) toutes présentes et correctes
• Numéros de TVA du fournisseur et du client valides dans le registre fiscal
• Champ Code destinataire renseigné
• Cohérence montant imposable-taux-TVA vérifiée manuellement ou par le système
• Fichier non signé numériquement avec un certificat expiré, s'il est signé

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Comment mettre en place les contrôles dans un système logiciel

Une entreprise peut demander à son fournisseur de logiciel de configurer un flux dans lequel un rôle administratif prépare le fichier XML, un deuxième rôle le vérifie en comparant les données minimales obligatoires et la cohérence des montants, et une troisième étape enregistre le reçu du SdI pour un suivi interne.

C'est un choix opérationnel suggéré, non une exigence légale : l'objectif est d'avoir des responsabilités distinctes entre celui qui rédige, celui qui vérifie et celui qui archive les reçus de livraison, de rejet ou de non-livraison.

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Questions fréquentes sur les contrôles

Le SdI accepte aussi les fichiers non signés numériquement, mais si le fichier est signé, il vérifie la validité du certificat.

Le SdI vérifie toujours que le fichier n'a pas déjà été envoyé précédemment, afin d'éviter les doublons.

Quel que soit le résultat des contrôles, le SdI envoie toujours un reçu consultable dans le portail Fatture e Corrispettivi.

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Prochaine étape

Avant votre prochain envoi, reparcourez la liste de contrôle concernant les données obligatoires, la cohérence de la TVA et le canal choisi (portail, application FatturAE, PEC ou SFTP), afin de réduire le risque de rejet et d'accélérer la réception du reçu du SdI.