Welche Kontrollen vor dem Versand einer elektronischen Rechnung vorzubereiten sind

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Die kurze Antwort

• Prüfen, dass die gesetzlich vorgeschriebenen Mindestangaben vorhanden sind (Lieferant, Kunde, Nummer, Datum, Art des Guts/der Dienstleistung, Bemessungsgrundlage, Steuersatz, MwSt.)
• Prüfen, dass die MwSt.-Nummern von Lieferant und Kunde im Steuerregister vorhanden sind
• Das Feld Empfängercode korrekt ausfüllen
• Die Konsistenz zwischen Bemessungsgrundlage, Steuersatz und berechneter MwSt. überprüfen
• Duplikate ausschließen: Das SdI lehnt eine bereits zuvor gesendete Datei ab

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Warum diese Kontrollen wichtig sind

Seit dem 1. Januar 2019 müssen alle Rechnungen zwischen in Italien ansässigen oder niedergelassenen Parteien elektronisch sein, sowohl für B2B- als auch B2C-Geschäfte; die Pflicht für Geschäfte mit der öffentlichen Verwaltung bestand bereits seit dem 31. März 2015. Rechnungen an ausländische Parteien bleiben im elektronischen Format optional, müssen aber über das Esterometro gemeldet werden, außer bei Geschäften mit Zollpapieren oder Käufen bis 5.000 Euro.

Die technischen Regeln zur Erstellung, Übermittlung, Empfang und Aufbewahrung von Rechnungen zwischen Privaten wurden durch die Maßnahme Nr. 433608 vom 24. November 2022 festgelegt; für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung gelten weiterhin die Regeln des Ministerialdekrets Nr. 55/2013.

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Kontrollablauf vor dem Versand

Schritte

1. Die XML-Datei mit einer Software erstellen, die den Spezifikationen der Maßnahme vom 24. November 2022 entspricht, auch mit den kostenlosen Tools der Agenzia (Webverfahren, herunterladbare Software, FatturAE-App)
2. Die Pflichtangaben und die MwSt.-Nummern beider Parteien erneut prüfen
3. Das Feld Empfängercode und die Konsistenz der MwSt.-Beträge prüfen
4. Den Übermittlungskanal wählen: Portal Fatture e Corrispettivi, Webverfahren/FatturAE-App, PEC an sdi01@pec.fatturapa.it, oder SFTP-/Web-Service-Kanal
5. Die Datei senden und die Zustellungs-, Ablehnungs- oder Nichtzustellungsbestätigung vom Portal aufbewahren

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Hypothetisches Beispiel

Hypothetisches Beispiel: Ein Unternehmen erstellt eine Rechnung mit einer Bemessungsgrundlage von 100 Euro und einem MwSt.-Satz von 22%. Vor dem Versand prüft die interne Kontrolle, dass die angegebene MwSt. genau 22 Euro beträgt, da das SdI genau diesen Vergleich durchführt und die Datei ablehnt, wenn die Werte nicht übereinstimmen. Dieselbe Kontrolle prüft, dass die MwSt.-Nummer des Kunden korrekt ist und dass der Empfängercode ausgefüllt ist, um eine Ablehnung wegen fehlender Daten zu vermeiden.

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Abschließende Checkliste vor dem Senden

• Alle Pflichtangaben (Art. 21/21-bis) vorhanden und korrekt
• MwSt.-Nummern von Lieferant und Kunde im Steuerregister gültig
• Feld Empfängercode ausgefüllt
• Konsistenz von Bemessungsgrundlage-Steuersatz-MwSt. manuell oder systemgestützt geprüft
• Datei nicht mit abgelaufenem Zertifikat digital signiert, falls signiert

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Wie man Kontrollen in einem Softwaresystem einrichtet

Ein Unternehmen kann seinen Softwareanbieter bitten, einen Ablauf einzurichten, in dem eine administrative Rolle die XML-Datei erstellt, eine zweite Rolle sie durch Vergleich der Pflichtangaben und der Betragskonsistenz überprüft, und ein dritter Schritt die SdI-Bestätigung zur internen Nachverfolgung protokolliert.

Dies ist eine vorgeschlagene betriebliche Wahl, keine gesetzliche Anforderung: Ziel ist es, klare Verantwortlichkeiten zwischen dem Ersteller, dem Prüfer und dem Archivierer der Zustellungs-, Ablehnungs- oder Nichtzustellungsbestätigungen zu haben.

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Häufig gestellte Fragen zu den Kontrollen

Das SdI akzeptiert auch nicht digital signierte Dateien, prüft aber bei signierten Dateien die Gültigkeit des Zertifikats.

Das SdI prüft immer, ob die Datei nicht bereits zuvor gesendet wurde, um Duplikate zu vermeiden.

Unabhängig vom Ergebnis der Kontrollen sendet das SdI immer eine Bestätigung, die im Portal Fatture e Corrispettivi einsehbar ist.

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Nächster Schritt

Gehen Sie vor der nächsten Übermittlung erneut die Checkliste zu Pflichtangaben, MwSt.-Konsistenz und dem gewählten Kanal (Portal, FatturAE-App, PEC oder SFTP) durch, um das Ablehnungsrisiko zu verringern und den Empfang der SdI-Bestätigung zu beschleunigen.