Prima di inviare una fattura elettronica: chi controlla cosa, passo dopo passo

01

La risposta in breve

Prima di inviare, è utile verificare internamente ciò che il Sistema di Interscambio (SdI) controllerà comunque: presenza dei dati minimi obbligatori, esistenza delle partite IVA di fornitore e cliente in Anagrafe Tributaria, corretta valorizzazione del Codice Destinatario, coerenza tra imponibile, aliquota e IVA, e assenza di duplicati nell'invio.

02

Perché questi controlli esistono

Dal 1° gennaio 2019 le fatture tra soggetti residenti o stabiliti in Italia devono essere elettroniche, sia in operazioni B2B che B2C, in aggiunta all'obbligo già vigente per il B2G dal 2015. Le fatture vanno sempre inviate tramite il SdI: se non passano per questo canale, sono considerate non emesse.

03

La sequenza per ruolo

Passaggi

1. Chi predispone la fattura compila il file XML usando un software conforme alle specifiche tecniche del provvedimento n. 433608/2022, oppure i servizi gratuiti dell'Agenzia delle Entrate.
2. Chi verifica controlla i dati minimi (identificativi, numero e data, descrizione, imponibile, aliquota, IVA) prima che il file lasci l'azienda.
3. Chi verifica controlla che partita IVA del cedente e partita IVA o codice fiscale del cessionario siano corretti e che il Codice Destinatario sia valorizzato.
4. Chi invia scelta il canale: portale Fatture e Corrispettivi, procedura web o App FatturAE, PEC all'indirizzo sdi01@pec.fatturapa.it, oppure canale SFTP/Web Service attivato in precedenza.
5. Chi riceve l'esito consulta le ricevute di scarto, consegna o mancata consegna nell'area dedicata del portale Fatture e Corrispettivi.

04

Esempio ipotetico

Un'azienda predispone una fattura con imponibile di 100 euro e aliquota 22%: prima dell'invio, il responsabile amministrativo verifica che l'IVA indicata sia 22 euro, che il Codice Destinatario sia compilato e che la partita IVA del cliente sia corretta, replicando così i controlli che il SdI eseguirà comunque.

05

Checklist prima dell'invio

• Dati minimi presenti: identificativi, numero, data, descrizione, imponibile, aliquota, IVA.
• Partita IVA del fornitore e partita IVA/codice fiscale del cliente verificate.
• Campo Codice Destinatario valorizzato con l'indirizzo telematico corretto.
• Coerenza numerica tra imponibile, aliquota e importo IVA calcolato.
• Verifica che la stessa fattura non sia già stata inviata (rischio duplicato).

06

Cosa può predisporre un'azienda nel proprio software gestionale

Un software gestionale può essere configurato per tracciare chi predispone, chi verifica e chi invia ogni fattura, con un registro delle ricevute SdI collegato a ciascun documento. Questo supporta la verifica dei dati minimi e della coerenza IVA come scelta operativa, senza sostituire i controlli ufficiali del SdI.

07

Domande frequenti

Se il file non è firmato digitalmente, il SdI lo accetta comunque per invii a soggetti IVA o consumatori finali; se è firmato, il SdI verifica anche la validità del certificato.

Le fatture verso l'estero restano facoltative in formato elettronico, ma i dati vanno comunque trasmessi tramite esterometro, salvo eccezioni per bolletta doganale o importi fino a 5.000 euro.

Indipendentemente dall'esito dei controlli, il SdI invia sempre una ricevuta, consultabile nel portale Fatture e Corrispettivi.

08

Prossimo passo

Costruisci con il tuo team amministrativo una checklist interna di questi controlli, assegnando esplicitamente chi predispone, chi verifica e chi invia ogni fattura prima della trasmissione al SdI.