Vor dem Versand einer elektronischen Rechnung: Wer prüft was, Schritt für Schritt

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Die kurze Antwort

Vor dem Versand ist es sinnvoll, intern zu prüfen, was das Austauschsystem (SdI) ohnehin kontrollieren wird: Vorhandensein der verpflichtenden Mindestdaten, Existenz der USt-IdNr. von Lieferant und Kunde im Steuerregister, korrekte Angabe des Empfängercodes, Konsistenz zwischen Nettobetrag, Steuersatz und USt sowie das Fehlen von Duplikaten beim Versand.

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Warum diese Kontrollen bestehen

Seit dem 1. Januar 2019 müssen Rechnungen zwischen in Italien ansässigen oder niedergelassenen Parteien elektronisch sein, sowohl im B2B- als auch im B2C-Bereich, zusätzlich zur bereits seit 2015 bestehenden Pflicht für B2G. Rechnungen müssen immer über den SdI versendet werden: Gelangen sie nicht über diesen Kanal, gelten sie als nicht ausgestellt.

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Die Abfolge nach Rolle

Schritte

1. Wer die Rechnung erstellt, füllt die XML-Datei mit einer Software aus, die den technischen Spezifikationen der Verfügung Nr. 433608/2022 entspricht, oder nutzt die kostenlosen Dienste der Finanzverwaltung.
2. Wer prüft, kontrolliert die Mindestdaten (Kennungen, Nummer und Datum, Beschreibung, Nettobetrag, Steuersatz, USt), bevor die Datei das Unternehmen verlässt.
3. Wer prüft, kontrolliert, dass die USt-IdNr. des Lieferanten sowie die USt-IdNr. oder Steuernummer des Kunden korrekt sind und dass der Empfängercode ausgefüllt ist.
4. Wer versendet, wählt den Kanal: das Portal Fatture e Corrispettivi, das Webverfahren oder die App FatturAE, PEC an die Adresse sdi01@pec.fatturapa.it, oder einen zuvor aktivierten SFTP-/Webservice-Kanal.
5. Wer das Ergebnis erhält, prüft die Ablehnungs-, Zustellungs- oder Nichtzustellungsbestätigungen im entsprechenden Bereich des Portals Fatture e Corrispettivi.

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Hypothetisches Beispiel

Ein Unternehmen erstellt eine Rechnung mit einem Nettobetrag von 100 Euro und einem Steuersatz von 22%: Vor dem Versand prüft der Verwaltungsleiter, dass die ausgewiesene USt 22 Euro beträgt, dass der Empfängercode ausgefüllt ist und dass die USt-IdNr. des Kunden korrekt ist, und wiederholt damit die Kontrollen, die der SdI ohnehin durchführen wird.

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Checkliste vor dem Versand

• Mindestdaten vorhanden: Kennungen, Nummer, Datum, Beschreibung, Nettobetrag, Steuersatz, USt.
• USt-IdNr. des Lieferanten und USt-IdNr./Steuernummer des Kunden geprüft.
• Feld Empfängercode mit der korrekten elektronischen Adresse ausgefüllt.
• Numerische Konsistenz zwischen Nettobetrag, Steuersatz und berechnetem USt-Betrag.
• Prüfung, dass dieselbe Rechnung nicht bereits versendet wurde (Duplikatsrisiko).

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Was ein Unternehmen in seiner eigenen Verwaltungssoftware einrichten kann

Eine Verwaltungssoftware kann so konfiguriert werden, dass sie nachverfolgt, wer jede Rechnung erstellt, prüft und versendet, mit einem Protokoll der SdI-Bestätigungen, das jedem Dokument zugeordnet ist. Dies unterstützt die Prüfung der Mindestdaten und der USt-Konsistenz als operative Entscheidung, ohne die offiziellen Kontrollen des SdI zu ersetzen.

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Häufig gestellte Fragen

Wenn die Datei nicht digital signiert ist, akzeptiert der SdI sie trotzdem bei Versand an USt-pflichtige Parteien oder Endverbraucher; ist sie signiert, prüft der SdI auch die Gültigkeit des Zertifikats.

Rechnungen an ausländische Parteien bleiben im elektronischen Format fakultativ, die Daten müssen jedoch über das Esterometro übermittelt werden, außer bei Fällen mit Zollerklärung oder Beträgen bis 5.000 Euro.

Unabhängig vom Ergebnis der Kontrollen sendet der SdI immer eine Bestätigung, die im Portal Fatture e Corrispettivi eingesehen werden kann.

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Nächster Schritt

Erstellen Sie mit Ihrem Verwaltungsteam eine interne Checkliste dieser Kontrollen und legen Sie ausdrücklich fest, wer jede Rechnung vor der Übermittlung an den SdI erstellt, prüft und versendet.