Antes de enviar una factura electrónica: quién controla qué, paso a paso

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La respuesta breve

Antes de enviar, es útil verificar internamente lo que el Sistema de Intercambio (SdI) controlará de todos modos: presencia de los datos mínimos obligatorios, existencia de los números de IVA del proveedor y del cliente en el Registro Tributario, correcta cumplimentación del Código Destinatario, coherencia entre la base imponible, el tipo y el IVA, y ausencia de duplicados en el envío.

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Por qué existen estos controles

Desde el 1 de enero de 2019, las facturas entre partes residentes o establecidas en Italia deben ser electrónicas, tanto en operaciones B2B como B2C, además de la obligación ya vigente para B2G desde 2015. Las facturas deben enviarse siempre a través del SdI: si no pasan por este canal, se consideran no emitidas.

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La secuencia por rol

Pasos

1. Quien prepara la factura rellena el archivo XML utilizando un software conforme a las especificaciones técnicas de la disposición n.º 433608/2022, o los servicios gratuitos de la Agencia Tributaria.
2. Quien verifica controla los datos mínimos (identificadores, número y fecha, descripción, base imponible, tipo, IVA) antes de que el archivo salga de la empresa.
3. Quien verifica controla que el número de IVA del proveedor y el número de IVA o código fiscal del cliente sean correctos y que el Código Destinatario esté cumplimentado.
4. Quien envía elige el canal: el portal Fatture e Corrispettivi, el procedimiento web o la App FatturAE, PEC a la dirección sdi01@pec.fatturapa.it, o un canal SFTP/Servicio Web previamente activado.
5. Quien recibe el resultado consulta los recibos de rechazo, entrega o no entrega en el área dedicada del portal Fatture e Corrispettivi.

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Ejemplo hipotético

Una empresa prepara una factura con una base imponible de 100 euros y un tipo del 22%: antes del envío, el responsable administrativo verifica que el IVA indicado sea de 22 euros, que el Código Destinatario esté cumplimentado y que el número de IVA del cliente sea correcto, reproduciendo así los controles que el SdI realizará de todos modos.

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Lista de verificación antes del envío

• Datos mínimos presentes: identificadores, número, fecha, descripción, base imponible, tipo, IVA.
• Número de IVA del proveedor y número de IVA/código fiscal del cliente verificados.
• Campo Código Destinatario cumplimentado con la dirección electrónica correcta.
• Coherencia numérica entre la base imponible, el tipo y el importe de IVA calculado.
• Verificación de que la misma factura no haya sido ya enviada (riesgo de duplicado).

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Qué puede configurar una empresa en su propio software de gestión

Un software de gestión puede configurarse para rastrear quién prepara, quién verifica y quién envía cada factura, con un registro de los recibos del SdI vinculado a cada documento. Esto facilita la verificación de los datos mínimos y la coherencia del IVA como una decisión operativa, sin sustituir los controles oficiales del SdI.

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Preguntas frecuentes

Si el archivo no está firmado digitalmente, el SdI lo acepta igualmente para envíos a sujetos de IVA o consumidores finales; si está firmado, el SdI también verifica la validez del certificado.

Las facturas al extranjero siguen siendo opcionales en formato electrónico, pero los datos deben transmitirse igualmente mediante el esterometro, salvo excepciones para operaciones con declaración aduanera o importes de hasta 5.000 euros.

Independientemente del resultado de los controles, el SdI siempre envía un recibo, consultable en el portal Fatture e Corrispettivi.

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Siguiente paso

Construya con su equipo administrativo una lista de verificación interna de estos controles, asignando explícitamente quién prepara, quién verifica y quién envía cada factura antes de la transmisión al SdI.