Avant d'envoyer une facture électronique : qui contrôle quoi, étape par étape

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La réponse en bref

Avant l'envoi, il est utile de vérifier en interne ce que le Système d'Échange (SdI) contrôlera de toute façon : présence des données minimales obligatoires, existence des numéros de TVA du fournisseur et du client dans le Registre fiscal, saisie correcte du Code Destinataire, cohérence entre la base imposable, le taux et la TVA, et absence de doublons dans l'envoi.

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Pourquoi ces contrôles existent

Depuis le 1er janvier 2019, les factures entre parties résidentes ou établies en Italie doivent être électroniques, aussi bien pour les opérations B2B que B2C, en plus de l'obligation déjà en vigueur pour le B2G depuis 2015. Les factures doivent toujours être envoyées via le SdI : si elles ne passent pas par ce canal, elles sont considérées comme non émises.

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La séquence par rôle

Étapes

1. Celui qui prépare la facture remplit le fichier XML en utilisant un logiciel conforme aux spécifications techniques de la décision n° 433608/2022, ou les services gratuits de l'Agence des Recettes.
2. Celui qui vérifie contrôle les données minimales (identifiants, numéro et date, description, base imposable, taux, TVA) avant que le fichier ne quitte l'entreprise.
3. Celui qui vérifie contrôle que le numéro de TVA du fournisseur et le numéro de TVA ou code fiscal du client sont corrects et que le Code Destinataire est renseigné.
4. Celui qui envoie choisit le canal : le portail Fatture e Corrispettivi, la procédure web ou l'application FatturAE, PEC à l'adresse sdi01@pec.fatturapa.it, ou un canal SFTP/Service Web préalablement activé.
5. Celui qui reçoit le résultat consulte les reçus de rejet, de livraison ou de non-livraison dans l'espace dédié du portail Fatture e Corrispettivi.

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Exemple hypothétique

Une entreprise prépare une facture avec une base imposable de 100 euros et un taux de 22% : avant l'envoi, le responsable administratif vérifie que la TVA indiquée est de 22 euros, que le Code Destinataire est renseigné et que le numéro de TVA du client est correct, reproduisant ainsi les contrôles que le SdI effectuera de toute façon.

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Liste de contrôle avant l'envoi

• Données minimales présentes : identifiants, numéro, date, description, base imposable, taux, TVA.
• Numéro de TVA du fournisseur et numéro de TVA/code fiscal du client vérifiés.
• Champ Code Destinataire renseigné avec l'adresse électronique correcte.
• Cohérence numérique entre la base imposable, le taux et le montant de TVA calculé.
• Vérification que la même facture n'a pas déjà été envoyée (risque de doublon).

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Ce qu'une entreprise peut mettre en place dans son propre logiciel de gestion

Un logiciel de gestion peut être configuré pour suivre qui prépare, qui vérifie et qui envoie chaque facture, avec un registre des reçus SdI associé à chaque document. Cela facilite la vérification des données minimales et de la cohérence de la TVA comme choix opérationnel, sans remplacer les contrôles officiels du SdI.

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Questions fréquentes

Si le fichier n'est pas signé numériquement, le SdI l'accepte quand même pour les envois à des assujettis TVA ou à des consommateurs finaux ; s'il est signé, le SdI vérifie également la validité du certificat.

Les factures vers l'étranger restent facultatives en format électronique, mais les données doivent quand même être transmises via l'esterometro, sauf exceptions pour déclaration douanière ou montants jusqu'à 5 000 euros.

Indépendamment du résultat des contrôles, le SdI envoie toujours un reçu, consultable dans le portail Fatture e Corrispettivi.

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Prochaine étape

Construisez avec votre équipe administrative une liste de contrôle interne de ces vérifications, en assignant explicitement qui prépare, qui vérifie et qui envoie chaque facture avant la transmission au SdI.