Fatturazione elettronica: il glossario essenziale per capire il ciclo operativo

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Le quattro fasi del ciclo

Il ciclo della fatturazione elettronica in Italia comprende quattro fasi: predisposizione, invio, ricezione e conservazione. Dal 1° gennaio 2019 l'obbligo riguarda tutte le fatture tra soggetti residenti o stabiliti in Italia, sia per operazioni B2B che B2C, e si affianca all'obbligo verso la Pubblica Amministrazione già in vigore dal 31 marzo 2015. Per le operazioni con soggetti esteri l'emissione è facoltativa, ma i dati vanno trasmessi tramite l'esterometro, salvo eccezioni per bollette doganali e acquisti non superiori a 5.000 euro.

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Le regole tecniche dietro il glossario

Le regole tecniche per predisporre, trasmettere, ricevere e conservare le fatture elettroniche tra privati sono definite dal provvedimento n. 433608 del 24 novembre 2022 dell'Agenzia delle entrate. Per le fatture verso la Pubblica Amministrazione restano valide le regole del Decreto Ministeriale n. 55/2013 e le indicazioni del sito fatturapa.gov.it. Il file della fattura deve avere formato XML conforme alle specifiche allegate al provvedimento, e ogni fattura transita obbligatoriamente attraverso il Sistema di Interscambio (SdI): senza questo passaggio la fattura è considerata non emessa.

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La sequenza operativa passo per passo

Passaggi

1. Predisporre il file XML con un software o con i servizi gratuiti dell'Agenzia delle entrate (procedura web, software desktop o App FatturAE).
2. Verificare i dati minimi obbligatori previsti dall'articolo 21 del Dpr 633/1972 prima dell'invio.
3. Trasmettere il file XML al cliente tramite il SdI, usando portale, PEC o canale SFTP/Web Service attivato.
4. Ricevere le notifiche di esito dal SdI e correggere eventuali scarti dovuti a identificativi fiscali inesistenti.
5. Conservare le fatture in modo conforme, sicuro e inalterabile nel tempo.

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Un esempio ipotetico di compilazione

Esempio ipotetico: un'azienda utilizza la procedura web gratuita dell'Agenzia delle entrate per compilare una fattura ordinaria. Al primo utilizzo verifica i propri dati di fornitore, recuperati automaticamente dall'Anagrafe Tributaria, e inserisce i dati del cliente. Se la partita IVA del cliente non risulta in Anagrafe Tributaria, la procedura segnala l'errore e la fattura, se trasmessa, verrebbe scartata dal SdI.

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Verifiche prima dell'invio

• Il file è in formato XML conforme alle specifiche del provvedimento del 24 novembre 2022?
• I dati minimi obbligatori dell'articolo 21 del Dpr 633/1972 sono completi?
• La partita IVA o il codice fiscale del cliente sono verificabili in Anagrafe Tributaria?
• Il canale di invio scelto (portale, PEC, SFTP/Web Service) è correttamente configurato per il SdI?
• La fattura verso la PA segue le regole del DM 55/2013 e fatturapa.gov.it?

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Come organizzare il ciclo con un partner software

Per governare questo ciclo, un'azienda può chiedere al proprio partner software di tracciare in modo distinto ogni fase: chi predispone il file XML, chi verifica i dati del cliente, chi invia tramite il canale scelto e chi controlla le notifiche di esito del SdI. Attribuire ruoli specifici a ciascun passaggio, e conservare una traccia di chi ha validato i dati minimi obbligatori prima dell'invio, rende il processo verificabile in caso di scarto o rettifica. Questa è una scelta operativa suggerita, non un requisito di legge.

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Chiarimenti rapidi sul glossario

• Il glossario del ciclo distingue predisposizione, invio, ricezione e conservazione come fasi separate ma collegate.
• Le operazioni con l'estero restano facoltative per la fattura elettronica ma richiedono comunque i dati tramite esterometro.
• Ogni fattura deve transitare dal Sistema di Interscambio, altrimenti si considera non emessa.

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Un passo pratico da fare ora

Un buon passo successivo è mappare, per ciascuna fattura emessa nell'ultimo trimestre, quale canale di invio è stato usato e se sono stati registrati scarti del SdI. Questa mappatura permette di individuare dove serve rafforzare la verifica dei dati cliente o la conservazione conforme.