Facturación electrónica: el glosario esencial para entender el ciclo operativo

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Las cuatro fases del ciclo

El ciclo de la facturación electrónica en Italia comprende cuatro fases: preparación, envío, recepción y archivo. Desde el 1 de enero de 2019 la obligación abarca todas las facturas entre partes residentes o establecidas en Italia, tanto para operaciones B2B como B2C, junto con la obligación hacia la Administración Pública ya vigente desde el 31 de marzo de 2015. Para las operaciones con partes extranjeras, la emisión es opcional, pero los datos deben transmitirse mediante el esterometro, salvo excepciones para declaraciones aduaneras y compras que no superen los 5.000 euros.

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Las reglas técnicas detrás del glosario

Las reglas técnicas para preparar, transmitir, recibir y archivar las facturas electrónicas entre particulares están definidas por la medida n.º 433608 del 24 de noviembre de 2022 de la Agencia Tributaria. Para las facturas hacia la Administración Pública siguen vigentes las reglas del Decreto Ministerial n.º 55/2013 y las indicaciones del sitio fatturapa.gov.it. El archivo de la factura debe estar en formato XML conforme a las especificaciones adjuntas a la medida, y cada factura debe pasar obligatoriamente por el Sistema de Intercambio (SdI): sin este paso, la factura se considera no emitida.

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La secuencia operativa paso a paso

Pasos

1. Preparar el archivo XML con un software o con los servicios gratuitos de la Agencia Tributaria (procedimiento web, software de escritorio o aplicación FatturAE).
2. Verificar los datos mínimos obligatorios previstos por el artículo 21 del Dpr 633/1972 antes del envío.
3. Transmitir el archivo XML al cliente a través del SdI, utilizando el portal, PEC o un canal SFTP/Web Service activado.
4. Recibir las notificaciones de resultado del SdI y corregir cualquier rechazo debido a identificadores fiscales inexistentes.
5. Archivar las facturas de manera conforme, segura e inalterable en el tiempo.

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Un ejemplo hipotético de compilación

Ejemplo hipotético: una empresa utiliza el procedimiento web gratuito de la Agencia Tributaria para compilar una factura ordinaria. En el primer uso verifica sus propios datos de proveedor, recuperados automáticamente del Registro Tributario, e introduce los datos del cliente. Si el número de IVA del cliente no figura en el Registro Tributario, el procedimiento señala el error y la factura, si se transmitiera, sería rechazada por el SdI.

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Verificaciones antes del envío

• ¿El archivo está en formato XML conforme a las especificaciones de la medida del 24 de noviembre de 2022?
• ¿Están completos los datos mínimos obligatorios del artículo 21 del Dpr 633/1972?
• ¿Se puede verificar el número de IVA o el código fiscal del cliente en el Registro Tributario?
• ¿Está correctamente configurado el canal de envío elegido (portal, PEC, SFTP/Web Service) para el SdI?
• ¿La factura hacia la Administración Pública sigue las reglas del Decreto Ministerial 55/2013 y fatturapa.gov.it?

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Organizar el ciclo con un socio de software

Para gestionar este ciclo, una empresa puede pedir a su socio de software que rastree de forma distinta cada fase: quién prepara el archivo XML, quién verifica los datos del cliente, quién envía a través del canal elegido y quién controla las notificaciones de resultado del SdI. Asignar roles específicos a cada paso, y conservar un registro de quién validó los datos mínimos obligatorios antes del envío, hace que el proceso sea verificable en caso de rechazo o rectificación. Se trata de una elección operativa sugerida, no de un requisito legal.

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Aclaraciones rápidas sobre el glosario

• El glosario del ciclo distingue preparación, envío, recepción y archivo como fases separadas pero conectadas.
• Las operaciones con el extranjero siguen siendo opcionales para la factura electrónica pero requieren igualmente los datos mediante el esterometro.
• Cada factura debe pasar por el Sistema de Intercambio, de otro modo se considera no emitida.

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Un paso práctico a seguir ahora

Un buen siguiente paso es mapear, para cada factura emitida en el último trimestre, qué canal de envío se utilizó y si se registraron rechazos del SdI. Este mapeo permite identificar dónde es necesario reforzar la verificación de los datos del cliente o el archivo conforme.