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Die vier Phasen des Zyklus

Der Zyklus der elektronischen Rechnungsstellung in Italien umfasst vier Phasen: Erstellung, Versand, Empfang und Archivierung. Seit dem 1. Januar 2019 betrifft die Pflicht alle Rechnungen zwischen in Italien ansässigen oder niedergelassenen Parteien, sowohl für B2B- als auch für B2C-Transaktionen, zusätzlich zur seit dem 31. März 2015 geltenden Pflicht gegenüber der öffentlichen Verwaltung. Bei Transaktionen mit ausländischen Parteien ist die Ausstellung fakultativ, die Daten müssen jedoch über den esterometro übermittelt werden, mit Ausnahmen für Zollpapiere und Einkäufe bis zu 5.000 Euro.

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Die technischen Regeln hinter dem Glossar

Die technischen Regeln zur Erstellung, Übermittlung, Empfang und Archivierung elektronischer Rechnungen zwischen Privaten sind in der Maßnahme Nr. 433608 vom 24. November 2022 der Agenzia delle Entrate festgelegt. Für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung bleiben die Regeln des Ministerialdekrets Nr. 55/2013 und die Hinweise auf fatturapa.gov.it gültig. Die Rechnungsdatei muss im XML-Format vorliegen, das den der Maßnahme beigefügten Spezifikationen entspricht, und jede Rechnung muss zwingend das Austauschsystem (SdI) durchlaufen: ohne diesen Schritt gilt die Rechnung als nicht ausgestellt.

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Der Ablauf Schritt für Schritt

Schritte

  1. Die XML-Datei mit einer Software oder den kostenlosen Diensten der Agenzia delle Entrate erstellen (Webverfahren, Desktop-Software oder FatturAE-App).
  2. Die gemäß Artikel 21 des Dpr 633/1972 vorgeschriebenen Mindestangaben vor dem Versand überprüfen.
  3. Die XML-Datei über das SdI an den Kunden übermitteln, über das Portal, PEC oder einen aktivierten SFTP/Web-Service-Kanal.
  4. Die Statusmeldungen vom SdI empfangen und etwaige Ablehnungen wegen nicht existierender Steuerkennungen korrigieren.
  5. Die Rechnungen konform, sicher und dauerhaft unveränderlich archivieren.

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Ein hypothetisches Beispiel zur Erstellung

Hypothetisches Beispiel: Ein Unternehmen nutzt das kostenlose Webverfahren der Agenzia delle Entrate, um eine gewöhnliche Rechnung zu erstellen. Bei der ersten Nutzung überprüft es die eigenen Lieferantendaten, die automatisch aus dem Steuerregister abgerufen werden, und gibt die Kundendaten ein. Falls die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden nicht im Steuerregister vorhanden ist, meldet das Verfahren den Fehler, und die Rechnung würde, falls übermittelt, vom SdI abgelehnt.

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Prüfungen vor dem Versand

  • Liegt die Datei im XML-Format vor, das den Spezifikationen der Maßnahme vom 24. November 2022 entspricht?
  • Sind die gemäß Artikel 21 des Dpr 633/1972 vorgeschriebenen Mindestangaben vollständig?
  • Kann die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Steuernummer des Kunden im Steuerregister verifiziert werden?
  • Ist der gewählte Versandkanal (Portal, PEC, SFTP/Web-Service) korrekt für das SdI konfiguriert?
  • Folgt die Rechnung an die öffentliche Verwaltung den Regeln des Ministerialdekrets 55/2013 und fatturapa.gov.it?

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Den Zyklus mit einem Softwarepartner organisieren

Um diesen Zyklus zu steuern, kann ein Unternehmen seinen Softwarepartner bitten, jede Phase getrennt zu verfolgen: wer die XML-Datei erstellt, wer die Kundendaten prüft, wer über den gewählten Kanal versendet und wer die Statusmeldungen des SdI kontrolliert. Die Zuweisung bestimmter Rollen zu jedem Schritt und die Aufzeichnung, wer die Mindestangaben vor dem Versand validiert hat, macht den Prozess im Falle einer Ablehnung oder Korrektur nachvollziehbar. Dies ist eine empfohlene betriebliche Entscheidung, kein gesetzliches Erfordernis.

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Kurze Klarstellungen zum Glossar

  • Das Glossar des Zyklus unterscheidet Erstellung, Versand, Empfang und Archivierung als getrennte, aber verbundene Phasen.
  • Transaktionen mit dem Ausland bleiben für die elektronische Rechnungsstellung fakultativ, erfordern aber weiterhin Daten über den esterometro.
  • Jede Rechnung muss das Austauschsystem durchlaufen, sonst gilt sie als nicht ausgestellt.

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Ein praktischer nächster Schritt

Ein guter nächster Schritt ist, für jede im letzten Quartal ausgestellte Rechnung zu erfassen, welcher Versandkanal genutzt wurde und ob Ablehnungen durch das SdI aufgetreten sind. Diese Erfassung hilft zu erkennen, wo die Kundendatenprüfung oder die konforme Archivierung gestärkt werden muss.

FAQ

Häufig gestellte Fragen

Seit wann ist die elektronische Rechnungsstellung in Italien Pflicht?

Seit dem 1. Januar 2019 gilt die Pflicht für alle Rechnungen zwischen in Italien ansässigen oder niedergelassenen Parteien, sowohl B2B als auch B2C; für Transaktionen gegenüber der öffentlichen Verwaltung galt die Pflicht bereits seit dem 31. März 2015.

Was passiert, wenn eine Rechnung an eine ausländische Partei nicht im elektronischen Format ausgestellt wird?

Die elektronische Ausstellung an ausländische Parteien ist fakultativ, die Daten müssen jedoch weiterhin über den esterometro an die Agenzia delle Entrate übermittelt werden, mit Ausnahmen für Transaktionen mit Zollpapieren und Einkäufe bis zu 5.000 Euro.

Welche kostenlosen Werkzeuge bietet die Agenzia delle Entrate zur Erstellung einer elektronischen Rechnung?

Ein Webverfahren auf dem Portal Fatture e Corrispettivi, eine herunterladbare PC-Software, die auch offline nutzbar ist, und die FatturAE-App für Tablets und Smartphones.

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Quellen und Prüfung