Facturation électronique : le glossaire essentiel pour comprendre le cycle opérationnel

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Les quatre phases du cycle

Le cycle de la facturation électronique en Italie comprend quatre phases : préparation, envoi, réception et archivage. Depuis le 1er janvier 2019, l'obligation concerne toutes les factures entre parties résidentes ou établies en Italie, tant pour les opérations B2B que B2C, en plus de l'obligation envers l'administration publique déjà en vigueur depuis le 31 mars 2015. Pour les opérations avec des parties étrangères, l'émission est facultative, mais les données doivent être transmises via l'esterometro, sauf exceptions pour les déclarations douanières et les achats ne dépassant pas 5 000 euros.

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Les règles techniques derrière le glossaire

Les règles techniques pour préparer, transmettre, recevoir et archiver les factures électroniques entre particuliers sont définies par la mesure n° 433608 du 24 novembre 2022 de l'Agence des recettes. Pour les factures envers l'administration publique, les règles du décret ministériel n° 55/2013 et les indications du site fatturapa.gov.it restent valables. Le fichier de la facture doit être au format XML conforme aux spécifications annexées à la mesure, et chaque facture doit obligatoirement transiter par le Système d'Échange (SdI) : sans ce passage, la facture est considérée comme non émise.

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La séquence opérationnelle étape par étape

Étapes

1. Préparer le fichier XML avec un logiciel ou les services gratuits de l'Agence des recettes (procédure web, logiciel de bureau ou application FatturAE).
2. Vérifier les données minimales obligatoires prévues par l'article 21 du Dpr 633/1972 avant l'envoi.
3. Transmettre le fichier XML au client via le SdI, en utilisant le portail, la PEC ou un canal SFTP/Web Service activé.
4. Recevoir les notifications de résultat du SdI et corriger les rejets éventuels dus à des identifiants fiscaux inexistants.
5. Archiver les factures de manière conforme, sécurisée et inaltérable dans le temps.

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Un exemple hypothétique de compilation

Exemple hypothétique : une entreprise utilise la procédure web gratuite de l'Agence des recettes pour compiler une facture ordinaire. À la première utilisation, elle vérifie ses propres données de fournisseur, récupérées automatiquement dans le Registre fiscal, et saisit les données du client. Si le numéro de TVA du client ne figure pas dans le Registre fiscal, la procédure signale l'erreur et la facture, si transmise, serait rejetée par le SdI.

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Vérifications avant l'envoi

• Le fichier est-il au format XML conforme aux spécifications de la mesure du 24 novembre 2022 ?
• Les données minimales obligatoires de l'article 21 du Dpr 633/1972 sont-elles complètes ?
• Le numéro de TVA ou le code fiscal du client peuvent-ils être vérifiés dans le Registre fiscal ?
• Le canal d'envoi choisi (portail, PEC, SFTP/Web Service) est-il correctement configuré pour le SdI ?
• La facture envers l'administration publique suit-elle les règles du décret ministériel 55/2013 et fatturapa.gov.it ?

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Organiser le cycle avec un partenaire logiciel

Pour gérer ce cycle, une entreprise peut demander à son partenaire logiciel de suivre distinctement chaque phase : qui prépare le fichier XML, qui vérifie les données du client, qui envoie via le canal choisi et qui contrôle les notifications de résultat du SdI. Attribuer des rôles spécifiques à chaque étape, et conserver une trace de qui a validé les données minimales obligatoires avant l'envoi, rend le processus vérifiable en cas de rejet ou de rectification. Il s'agit d'un choix opérationnel suggéré, non d'une exigence légale.

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Clarifications rapides sur le glossaire

• Le glossaire du cycle distingue préparation, envoi, réception et archivage comme des phases séparées mais liées.
• Les opérations avec l'étranger restent facultatives pour la facture électronique mais nécessitent tout de même les données via l'esterometro.
• Chaque facture doit transiter par le Système d'Échange, sinon elle est considérée comme non émise.

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Une prochaine étape pratique

Une bonne prochaine étape consiste à cartographier, pour chaque facture émise au cours du dernier trimestre, quel canal d'envoi a été utilisé et si des rejets du SdI ont été enregistrés. Cette cartographie permet d'identifier où il faut renforcer la vérification des données client ou l'archivage conforme.