Come organizzare il ciclo operativo della fatturazione elettronica in Italia

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L'obbligo e il canale di invio

Dal 1° gennaio 2019 la fattura elettronica è obbligatoria per tutte le cessioni di beni e le prestazioni di servizi tra soggetti residenti o stabiliti in Italia, sia per operazioni B2B che B2C. L'obbligo si affianca a quello già in vigore dal 31 marzo 2015 per le fatture verso la Pubblica Amministrazione (B2G). In tutti questi casi la fattura deve essere trasmessa tramite il Sistema di Interscambio (SdI); in caso contrario si considera non emessa.

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Eccezioni e regole tecniche

Per le fatture verso soggetti esteri, e per autofatture o integrazioni Iva di fatture ricevute da soggetti esteri, l'emissione elettronica è facoltativa: chi non la emette deve trasmettere i dati tramite l'esterometro, salvo operazioni con bolletta doganale o acquisti fino a 5.000 euro. Le regole tecniche per predisporre, trasmettere, ricevere e conservare le fatture tra privati sono fissate dal provvedimento n. 433608 del 24 novembre 2022; per le fatture verso la Pubblica Amministrazione restano valide le regole del Decreto Ministeriale n. 55/2013 e del sito fatturapa.gov.it.

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Le fasi operative

Passaggi

1. Predisporre il file XML della fattura con un software conforme alle specifiche del provvedimento del 24 novembre 2022.
2. Verificare i dati del fornitore e del cliente, incluse partita Iva o codice fiscale registrati in Anagrafe Tributaria.
3. Trasmettere il file XML al SdI tramite portale, App FatturAE, PEC o canale SFTP/Web Service attivato.
4. Ricevere conferma di consegna o eventuale scarto se l'identificativo fiscale del cliente non esiste in Anagrafe Tributaria.
5. Conservare le fatture in modo conforme, sicuro e inalterabile per la consultazione futura.

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Un caso ipotetico

Esempio ipotetico: un'impresa individuale con un numero contenuto di fatture mensili accede al portale «Fatture e Corrispettivi» con SPID, compila la fattura ordinaria con i dati minimi previsti dall'art. 21 del Dpr 633/1972, verifica automaticamente la partita Iva del cliente e invia il file XML direttamente dalla procedura web.

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Cosa serve prima di iniziare

• Un PC, tablet o smartphone.
• Un software che compili il file XML secondo le specifiche del provvedimento 2022.
• Credenziali SPID, CIE, CNS o Fisconline/Entratel per accedere al portale dell'Agenzia.
• Dati del cliente verificati in Anagrafe Tributaria prima dell'invio.
• Un canale di trasmissione attivo: portale, App FatturAE, PEC o SFTP/Web Service.

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Come strutturare il processo con un software gestionale

Un'azienda può strutturare il ciclo della fattura elettronica definendo ruoli chiari: chi predispone il file XML, chi verifica i dati del cliente e chi ne segue l'invio al SdI. È utile mantenere traccia di ogni fattura predisposta, trasmessa e ricevuta, così da poter dimostrare la conformità alle specifiche tecniche vigenti.

Un partner software può essere incaricato di supportare la compilazione, la verifica dei dati fiscali e la conservazione a norma, lasciando all'azienda la responsabilità di definire i controlli e i punti di revisione più adatti al proprio volume di fatture.

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Punti da tenere a mente

• L'obbligo riguarda B2B, B2C e B2G, con eccezioni facoltative per operazioni con l'estero.
• L'invio deve avvenire tramite il Sistema di Interscambio, altrimenti la fattura non è considerata emessa.
• Le regole tecniche sono definite dal provvedimento 433608/2022, salvo le fatture verso la PA che seguono il DM 55/2013.

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Prossimo passo operativo

Definire ruoli e checklist operative per la predisposizione, l'invio e la conservazione delle fatture elettroniche permette di ridurre errori di trasmissione e scarti da parte del SdI.