Comment organiser le cycle opérationnel de la facturation électronique en Italie

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L'obligation et le canal d'envoi

Depuis le 1er janvier 2019, la facture électronique est obligatoire pour toutes les cessions de biens et prestations de services entre parties résidentes ou établies en Italie, tant pour les opérations B2B que B2C. Cette obligation s'ajoute à celle déjà en vigueur depuis le 31 mars 2015 pour les factures adressées à l'Administration publique (B2G). Dans tous ces cas, la facture doit être transmise via le Système d'Échange (SdI) ; à défaut, elle est considérée comme non émise.

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Exceptions et règles techniques

Pour les factures adressées à des parties étrangères, et pour les autofactures ou intégrations de TVA de factures reçues de parties étrangères, l'émission électronique est facultative : ceux qui ne l'émettent pas doivent transmettre les données via l'esterometro, sauf pour les opérations couvertes par une déclaration douanière ou les achats jusqu'à 5 000 euros. Les règles techniques pour préparer, transmettre, recevoir et conserver les factures entre particuliers sont fixées par la mesure n° 433608 du 24 novembre 2022 ; pour les factures adressées à l'Administration publique, les règles du décret ministériel n° 55/2013 et du site fatturapa.gov.it restent valables.

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Les étapes opérationnelles

Étapes

1. Préparer le fichier XML de la facture avec un logiciel conforme aux spécifications de la mesure du 24 novembre 2022.
2. Vérifier les données du fournisseur et du client, y compris le numéro de TVA ou le code fiscal enregistrés au Registre fiscal.
3. Transmettre le fichier XML au SdI via le portail, l'application FatturAE, la PEC (courrier électronique certifié) ou un canal SFTP/Web Service activé.
4. Recevoir une confirmation de livraison ou un éventuel rejet si l'identifiant fiscal du client n'existe pas au Registre fiscal.
5. Conserver les factures de manière conforme, sécurisée et inaltérable pour une consultation future.

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Un cas hypothétique

Exemple hypothétique : une entreprise individuelle avec un nombre limité de factures mensuelles accède au portail « Fatture e Corrispettivi » avec le SPID, remplit une facture ordinaire avec les données minimales prévues par l'article 21 du Dpr 633/1972, vérifie automatiquement le numéro de TVA du client et envoie le fichier XML directement depuis la procédure web.

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Ce qu'il faut avant de commencer

• Un PC, une tablette ou un smartphone.
• Un logiciel qui compile le fichier XML selon les spécifications de la mesure de 2022.
• Des identifiants SPID, CIE, CNS ou Fisconline/Entratel pour accéder au portail de l'Agence.
• Les données du client vérifiées au Registre fiscal avant l'envoi.
• Un canal de transmission actif : portail, application FatturAE, PEC ou SFTP/Web Service.

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Comment structurer le processus avec un logiciel de gestion

Une entreprise peut structurer le cycle de la facture électronique en définissant des rôles clairs : qui prépare le fichier XML, qui vérifie les données du client et qui suit son envoi au SdI. Il est utile de garder une trace de chaque facture préparée, transmise et reçue, afin de pouvoir démontrer la conformité aux spécifications techniques en vigueur.

Un partenaire logiciel peut être chargé de soutenir la saisie, la vérification des données fiscales et la conservation conforme, laissant à l'entreprise la responsabilité de définir les contrôles et points de révision les plus adaptés à son volume de factures.

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Points à retenir

• L'obligation concerne le B2B, le B2C et le B2G, avec des exceptions facultatives pour les opérations avec l'étranger.
• L'envoi doit se faire via le Système d'Échange, sinon la facture n'est pas considérée comme émise.
• Les règles techniques sont définies par la mesure 433608/2022, sauf pour les factures adressées à l'Administration publique, qui suivent le décret ministériel 55/2013.

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Prochaine étape opérationnelle

Définir des rôles et des listes de contrôle opérationnelles pour la préparation, l'envoi et la conservation des factures électroniques permet de réduire les erreurs de transmission et les rejets par le SdI.