Cómo organizar el ciclo operativo de la facturación electrónica en Italia

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La obligación y el canal de envío

Desde el 1 de enero de 2019, la factura electrónica es obligatoria para todas las entregas de bienes y prestaciones de servicios entre partes residentes o establecidas en Italia, tanto para operaciones B2B como B2C. Esta obligación se suma a la ya vigente desde el 31 de marzo de 2015 para las facturas dirigidas a la Administración Pública (B2G). En todos estos casos, la factura debe transmitirse a través del Sistema de Intercambio (SdI); de lo contrario, se considera no emitida.

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Excepciones y normas técnicas

Para las facturas dirigidas a partes extranjeras, y para las autofacturas o integraciones de IVA de facturas recibidas de partes extranjeras, la emisión electrónica es opcional: quienes no la emitan deben transmitir los datos mediante el esterometro, salvo en operaciones respaldadas por declaración aduanera o compras hasta 5.000 euros. Las normas técnicas para preparar, transmitir, recibir y conservar facturas entre particulares están establecidas en la medida n.º 433608 del 24 de noviembre de 2022; para las facturas dirigidas a la Administración Pública siguen siendo válidas las normas del Decreto Ministerial n.º 55/2013 y del sitio fatturapa.gov.it.

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Las fases operativas

Pasos

1. Preparar el archivo XML de la factura con un software conforme a las especificaciones de la medida del 24 de noviembre de 2022.
2. Verificar los datos del proveedor y del cliente, incluidos el número de IVA o el código fiscal registrados en el Registro Tributario.
3. Transmitir el archivo XML al SdI a través del portal, la aplicación FatturAE, PEC (correo electrónico certificado) o un canal SFTP/Web Service activado.
4. Recibir confirmación de entrega o un posible rechazo si el identificador fiscal del cliente no existe en el Registro Tributario.
5. Conservar las facturas de manera conforme, segura e inalterable para futuras consultas.

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Un caso hipotético

Ejemplo hipotético: una empresa individual con un número reducido de facturas mensuales accede al portal «Fatture e Corrispettivi» con SPID, completa una factura ordinaria con los datos mínimos previstos por el artículo 21 del Dpr 633/1972, verifica automáticamente el número de IVA del cliente y envía el archivo XML directamente desde el procedimiento web.

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Qué se necesita antes de empezar

• Un PC, tableta o smartphone.
• Un software que compile el archivo XML según las especificaciones de la medida de 2022.
• Credenciales SPID, CIE, CNS o Fisconline/Entratel para acceder al portal de la Agencia.
• Datos del cliente verificados en el Registro Tributario antes del envío.
• Un canal de transmisión activo: portal, aplicación FatturAE, PEC o SFTP/Web Service.

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Cómo estructurar el proceso con un software de gestión

Una empresa puede estructurar el ciclo de la factura electrónica definiendo roles claros: quién prepara el archivo XML, quién verifica los datos del cliente y quién sigue su envío al SdI. Es útil mantener un registro de cada factura preparada, transmitida y recibida, para poder demostrar el cumplimiento de las especificaciones técnicas vigentes.

Se puede encargar a un socio de software que apoye la compilación, la verificación de los datos fiscales y la conservación conforme, dejando a la empresa la responsabilidad de definir los controles y puntos de revisión más adecuados a su volumen de facturas.

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Puntos a tener en cuenta

• La obligación abarca B2B, B2C y B2G, con excepciones opcionales para operaciones con el extranjero.
• El envío debe realizarse a través del Sistema de Intercambio, de lo contrario la factura no se considera emitida.
• Las normas técnicas están definidas por la medida 433608/2022, salvo las facturas dirigidas a la Administración Pública, que siguen el Decreto Ministerial 55/2013.

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Próximo paso operativo

Definir roles y listas de verificación operativas para la preparación, el envío y la conservación de las facturas electrónicas permite reducir errores de transmisión y rechazos por parte del SdI.