Wie organisiert man den operativen Zyklus der elektronischen Rechnungsstellung in Italien

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Die Pflicht und der Übermittlungskanal

Seit dem 1. Januar 2019 ist die elektronische Rechnung für alle Lieferungen von Gegenständen und Dienstleistungen zwischen in Italien ansässigen oder niedergelassenen Personen verpflichtend, sowohl für B2B- als auch für B2C-Geschäfte. Diese Pflicht ergänzt die bereits seit dem 31. März 2015 geltende Pflicht für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung (B2G). In all diesen Fällen muss die Rechnung über das Austauschsystem (SdI) übermittelt werden; andernfalls gilt sie als nicht ausgestellt.

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Ausnahmen und technische Regeln

Für Rechnungen an ausländische Parteien sowie für Eigenrechnungen oder Mehrwertsteuerergänzungen von Rechnungen, die von ausländischen Parteien empfangen wurden, ist die elektronische Ausstellung fakultativ: Wer sie nicht ausstellt, muss die Daten über das esterometro übermitteln, außer bei Vorgängen mit Zollpapieren oder Einkäufen bis zu 5.000 Euro. Die technischen Regeln zur Erstellung, Übermittlung, Empfang und Aufbewahrung von Rechnungen zwischen Privaten sind in der Maßnahme Nr. 433608 vom 24. November 2022 festgelegt; für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung gelten weiterhin die Regeln des Ministerialdekrets Nr. 55/2013 und der Website fatturapa.gov.it.

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Die operativen Schritte

Schritte

1. Die XML-Datei der Rechnung mit einer Software erstellen, die den Spezifikationen der Maßnahme vom 24. November 2022 entspricht.
2. Die Daten des Lieferanten und des Kunden überprüfen, einschließlich der im Steuerregister registrierten Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Steuernummer.
3. Die XML-Datei über das Portal, die FatturAE-App, PEC (zertifizierte E-Mail) oder einen aktivierten SFTP/Web-Service-Kanal an das SdI übermitteln.
4. Eine Zustellbestätigung oder eine eventuelle Ablehnung erhalten, falls die Steuerkennung des Kunden im Steuerregister nicht existiert.
5. Die Rechnungen konform, sicher und unveränderlich für die zukünftige Einsichtnahme aufbewahren.

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Ein hypothetischer Fall

Hypothetisches Beispiel: Ein Einzelunternehmen mit einer begrenzten Anzahl monatlicher Rechnungen greift mit SPID auf das Portal „Fatture e Corrispettivi“ zu, füllt eine gewöhnliche Rechnung mit den in Art. 21 des Dpr 633/1972 vorgesehenen Mindestangaben aus, überprüft automatisch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden und sendet die XML-Datei direkt über das Webverfahren.

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Was Sie vor dem Beginn brauchen

• Einen PC, ein Tablet oder ein Smartphone.
• Eine Software, die die XML-Datei gemäß den Spezifikationen der Maßnahme von 2022 erstellt.
• SPID-, CIE-, CNS- oder Fisconline/Entratel-Zugangsdaten für das Portal der Agentur.
• Vor dem Versand im Steuerregister überprüfte Kundendaten.
• Einen aktiven Übermittlungskanal: Portal, FatturAE-App, PEC oder SFTP/Web-Service.

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Wie man den Prozess mit einer Verwaltungssoftware strukturiert

Ein Unternehmen kann den Zyklus der elektronischen Rechnung strukturieren, indem es klare Rollen definiert: wer die XML-Datei erstellt, wer die Kundendaten überprüft und wer die Übermittlung an das SdI verfolgt. Es ist sinnvoll, jede erstellte, übermittelte und empfangene Rechnung nachzuverfolgen, um die Einhaltung der geltenden technischen Spezifikationen nachweisen zu können.

Ein Software-Partner kann damit beauftragt werden, die Erstellung, die Überprüfung der Steuerdaten und die konforme Aufbewahrung zu unterstützen, wobei das Unternehmen weiterhin dafür verantwortlich bleibt, die für sein Rechnungsvolumen am besten geeigneten Kontrollen und Prüfpunkte festzulegen.

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Zu beachtende Punkte

• Die Pflicht betrifft B2B, B2C und B2G, mit fakultativen Ausnahmen für Geschäfte mit dem Ausland.
• Die Übermittlung muss über das Austauschsystem erfolgen, sonst gilt die Rechnung als nicht ausgestellt.
• Die technischen Regeln sind in der Maßnahme 433608/2022 festgelegt, außer für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung, die dem Ministerialdekret 55/2013 folgen.

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Nächster operativer Schritt

Die Definition von Rollen und operativen Checklisten für die Erstellung, den Versand und die Aufbewahrung elektronischer Rechnungen hilft, Übermittlungsfehler und Ablehnungen durch das SdI zu reduzieren.