Come si gestiscono ricevute, notifiche ed esiti della fatturazione elettronica

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La risposta in breve

Ogni fattura elettronica genera una ricevuta del Sistema di Interscambio: di scarto, di consegna o di impossibilità di consegna. Il portale 'Fatture e Corrispettivi' permette di consultare queste ricevute per data, partita IVA o identificativo SdI, distinguendo le fatture consegnate (simbolo verde) da quelle non consegnate ma solo messe a disposizione (simbolo rosso).

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Perché le ricevute contano

Le regole per predisporre, trasmettere, ricevere e conservare le fatture elettroniche tra privati sono definite dal provvedimento n. 433608 del 24 novembre 2022, mentre per le fatture verso le Pubbliche Amministrazioni restano valide le regole del Decreto Ministeriale n. 55/2013. L'Agenzia delle Entrate offre servizi gratuiti per predisporre, trasmettere, ricevere e conservare le fatture in modo conforme e inalterabile nel tempo.

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Procedura per ruolo

Passaggi

1. Chi emette: predispone la fattura con procedura web, software PC o App FatturAE, poi la trasmette al SdI.
2. Chi trasmette senza connessione continua: usa il software PC per salvare il file, poi lo trasmette dal portale o via PEC a sdi01@pec.fatturapa.it.
3. Chi monitora: consulta 'Le tue fatture emesse' e la sezione 'Monitoraggio delle ricevute dei file trasmessi' per verificare consegna o scarto.
4. Chi verifica anomalie: filtra per range di date non superiore a 7 giorni, partita IVA di cliente o fornitore, o identificativo SdI.
5. Chi archivia: si assicura che la conservazione avvenga tramite i servizi dell'Agenzia o software di mercato conformi alle specifiche tecniche.

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Un caso ricorrente (esempio ipotetico)

Ipotesi: l'ufficio contabilità di una PMI apre 'Le tue fatture emesse' e nota una riga con simbolo rosso di alert, segno che la fattura è stata solo messa a disposizione sul portale per un problema del canale di ricezione del cliente. Passando il mouse sull'identificativo del cliente ne vede la denominazione, poi clicca sulla lente di ingrandimento per scaricare il file XML e verificarne i dati prima di contattare il cliente.

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Cosa controllare periodicamente

• Il range di date consultato nelle ricevute non supera i 7 giorni previsti dal servizio.
• Le fatture con simbolo rosso sono prese in visione e, se necessario, seguite con il cliente.
• Le fatture verso PA seguono le regole del DM 55/2013, distinte da quelle tra privati.
• Il software usato per predisporre le fatture è conforme alle specifiche del provvedimento del 24 novembre 2022.
• La conservazione nel tempo è affidata ai servizi dell'Agenzia o a software conformi.

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Cosa può presidiare un software gestionale

Un'azienda può chiedere al proprio partner software di rendere visibili, per ruolo, lo stato di ogni fattura (consegnata, scartata, non consegnata), la data della ricevuta e chi deve intervenire in caso di anomalia. Questa è una scelta operativa suggerita, non un requisito di legge: l'obiettivo è che il responsabile amministrativo veda in un solo punto le fatture da prendere in visione, con la stessa distinzione tra consegna e mancata consegna che il portale dell'Agenzia già mostra.

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Domande frequenti

Cosa distingue una fattura consegnata da una non consegnata? Le fatture consegnate hanno un simbolo verde di spunta; quelle non consegnate per problemi del canale del cliente sono marcate con un simbolo rosso e restano solo disponibili sul portale.

Serve una connessione internet per predisporre una fattura? No, il software scaricabile su PC consente di lavorare offline; la trasmissione avviene poi via portale o PEC.

Le fatture verso la Pubblica Amministrazione seguono le stesse regole tecniche di quelle tra privati? No, restano valide le regole del Decreto Ministeriale n. 55/2013 e del sito fatturapa.gov.it.

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Prossimo passo

Verificate insieme al vostro team amministrativo chi consulta oggi le ricevute SdI e con quale frequenza: assegnare questa responsabilità in modo esplicito riduce le fatture 'da prendere in visione' che restano ferme sul portale.