¿Cómo se gestionan recibos, notificaciones y resultados de la facturación electrónica?

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La respuesta breve

Cada factura electrónica genera un recibo del Sistema de Intercambio: de rechazo, de entrega o de imposibilidad de entrega. El portal 'Fatture e Corrispettivi' permite consultar estos recibos por fecha, número de IVA o identificador SdI, distinguiendo las facturas entregadas (símbolo verde) de las no entregadas pero solo puestas a disposición (símbolo rojo).

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Por qué importan los recibos

Las reglas para preparar, transmitir, recibir y conservar las facturas electrónicas entre particulares están definidas por la disposición n.º 433608 del 24 de noviembre de 2022, mientras que para las facturas emitidas a las Administraciones Públicas siguen vigentes las reglas del Decreto Ministerial n.º 55/2013. La Agenzia delle Entrate ofrece servicios gratuitos para preparar, transmitir, recibir y conservar las facturas de forma conforme e inalterable en el tiempo.

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Procedimiento por rol

Pasos

1. Quien emite: prepara la factura mediante el procedimiento web, el software para PC o la app FatturAE, y luego la transmite al SdI.
2. Quien transmite sin conexión continua: usa el software para PC para guardar el archivo, y luego lo transmite desde el portal o por PEC a sdi01@pec.fatturapa.it.
3. Quien supervisa: consulta 'Sus facturas emitidas' y la sección 'Seguimiento de los recibos de los archivos transmitidos' para verificar la entrega o el rechazo.
4. Quien verifica anomalías: filtra por un rango de fechas no superior a 7 días, número de IVA del cliente o proveedor, o identificador SdI.
5. Quien archiva: se asegura de que la conservación se realice mediante los servicios de la Agencia o software del mercado conforme a las especificaciones técnicas.

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Un caso recurrente (ejemplo hipotético)

Hipótesis: el departamento de contabilidad de una pyme abre 'Sus facturas emitidas' y observa una línea con símbolo rojo de alerta, señal de que la factura solo se puso a disposición en el portal por un problema del canal de recepción del cliente. Al pasar el ratón sobre el identificador del cliente, ve la denominación, y luego hace clic en la lupa para descargar el archivo XML y verificar los datos antes de contactar al cliente.

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Qué comprobar periódicamente

• El rango de fechas consultado en los recibos no supera los 7 días previstos por el servicio.
• Las facturas con símbolo rojo se revisan y, si es necesario, se hace seguimiento con el cliente.
• Las facturas dirigidas a las administraciones públicas siguen las reglas del DM 55/2013, distintas de las entre particulares.
• El software utilizado para preparar las facturas cumple con las especificaciones de la disposición del 24 de noviembre de 2022.
• La conservación en el tiempo se confía a los servicios de la Agencia o a software conforme.

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Qué puede supervisar un software de gestión

Una empresa puede pedir a su socio de software que haga visible, por rol, el estado de cada factura (entregada, rechazada, no entregada), la fecha del recibo y quién debe intervenir en caso de anomalía. Esta es una elección operativa sugerida, no un requisito legal: el objetivo es que el responsable administrativo vea en un solo lugar las facturas a revisar, con la misma distinción entre entrega y no entrega que ya muestra el portal de la Agencia.

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Preguntas frecuentes

¿Qué distingue una factura entregada de una no entregada? Las facturas entregadas tienen un símbolo verde de marca de verificación; las no entregadas por problemas del canal del cliente se marcan con un símbolo rojo y permanecen solo disponibles en el portal.

¿Se necesita conexión a internet para preparar una factura? No, el software descargable en PC permite trabajar sin conexión; la transmisión se realiza luego a través del portal o por PEC.

¿Las facturas dirigidas a la Administración Pública siguen las mismas reglas técnicas que las entre particulares? No, siguen vigentes las reglas del Decreto Ministerial n.º 55/2013 y del sitio fatturapa.gov.it.

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Próximo paso

Verifiquen junto con su equipo administrativo quién consulta hoy los recibos SdI y con qué frecuencia: asignar esta responsabilidad de forma explícita reduce las facturas 'por revisar' que quedan pendientes en el portal.