Comment gérer les accusés de réception, notifications et résultats de la facturation électronique ?

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La réponse en bref

Chaque facture électronique génère un accusé de réception du Système d'Échange : rejet, livraison ou impossibilité de livraison. Le portail « Fatture e Corrispettivi » permet de consulter ces accusés par date, numéro de TVA ou identifiant SdI, en distinguant les factures livrées (symbole vert) de celles non livrées mais seulement mises à disposition (symbole rouge).

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Pourquoi les accusés de réception comptent

Les règles pour préparer, transmettre, recevoir et conserver les factures électroniques entre particuliers sont définies par la disposition n° 433608 du 24 novembre 2022, tandis que pour les factures adressées aux Administrations Publiques, les règles du Décret Ministériel n° 55/2013 restent valables. L'Agenzia delle Entrate propose des services gratuits pour préparer, transmettre, recevoir et conserver les factures de manière conforme et inaltérable dans le temps.

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Procédure par rôle

Étapes

1. Celui qui émet : prépare la facture via la procédure web, le logiciel PC ou l'application FatturAE, puis la transmet au SdI.
2. Celui qui transmet sans connexion continue : utilise le logiciel PC pour enregistrer le fichier, puis le transmet depuis le portail ou par PEC à sdi01@pec.fatturapa.it.
3. Celui qui surveille : consulte « Vos factures émises » et la section « Suivi des accusés de réception des fichiers transmis » pour vérifier la livraison ou le rejet.
4. Celui qui vérifie les anomalies : filtre par une plage de dates ne dépassant pas 7 jours, le numéro de TVA du client ou du fournisseur, ou l'identifiant SdI.
5. Celui qui archive : s'assure que la conservation se fait via les services de l'Agence ou des logiciels du marché conformes aux spécifications techniques.

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Un cas récurrent (exemple hypothétique)

Hypothèse : le service comptable d'une PME ouvre « Vos factures émises » et remarque une ligne avec un symbole rouge d'alerte, signe que la facture n'a été que mise à disposition sur le portail en raison d'un problème du canal de réception du client. En survolant l'identifiant du client, il voit sa dénomination, puis clique sur la loupe pour télécharger le fichier XML et vérifier les données avant de contacter le client.

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Ce qu'il faut vérifier périodiquement

• La plage de dates consultée dans les accusés de réception ne dépasse pas les 7 jours prévus par le service.
• Les factures avec symbole rouge sont examinées et, si nécessaire, suivies avec le client.
• Les factures adressées aux administrations publiques suivent les règles du DM 55/2013, distinctes de celles entre particuliers.
• Le logiciel utilisé pour préparer les factures est conforme aux spécifications de la disposition du 24 novembre 2022.
• La conservation dans le temps est confiée aux services de l'Agence ou à des logiciels conformes.

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Ce qu'un logiciel de gestion peut superviser

Une entreprise peut demander à son partenaire logiciel de rendre visible, par rôle, le statut de chaque facture (livrée, rejetée, non livrée), la date de l'accusé de réception et qui doit intervenir en cas d'anomalie. Il s'agit d'un choix opérationnel suggéré, non d'une exigence légale : l'objectif est que le responsable administratif voie en un seul endroit les factures à examiner, avec la même distinction entre livraison et non-livraison que celle déjà affichée par le portail de l'Agence.

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Questions fréquentes

Qu'est-ce qui distingue une facture livrée d'une facture non livrée ? Les factures livrées ont un symbole vert de coche ; celles non livrées en raison de problèmes du canal du client sont marquées d'un symbole rouge et restent seulement disponibles sur le portail.

Une connexion internet est-elle nécessaire pour préparer une facture ? Non, le logiciel téléchargeable sur PC permet de travailler hors ligne ; la transmission se fait ensuite via le portail ou par PEC.

Les factures adressées à l'Administration Publique suivent-elles les mêmes règles techniques que celles entre particuliers ? Non, les règles du Décret Ministériel n° 55/2013 et du site fatturapa.gov.it restent valables.

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Prochaine étape

Vérifiez avec votre équipe administrative qui consulte aujourd'hui les accusés de réception SdI et à quelle fréquence : attribuer cette responsabilité de manière explicite réduit les factures « à examiner » qui restent bloquées sur le portail.