Wie verwaltet man Empfangsbestätigungen, Benachrichtigungen und Ergebnisse der elektronischen Rechnungsstellung?

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Die kurze Antwort

Jede elektronische Rechnung erzeugt eine Empfangsbestätigung des Austauschsystems: Ablehnung, Zustellung oder Unmöglichkeit der Zustellung. Das Portal 'Fatture e Corrispettivi' ermöglicht es, diese Bestätigungen nach Datum, USt-IdNr. oder SdI-Kennung einzusehen und dabei zugestellte Rechnungen (grünes Symbol) von solchen zu unterscheiden, die nicht zugestellt, sondern nur verfügbar gemacht wurden (rotes Symbol).

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Warum Empfangsbestätigungen wichtig sind

Die Regeln zur Erstellung, Übermittlung, Empfang und Aufbewahrung elektronischer Rechnungen zwischen Privaten sind in der Verfügung Nr. 433608 vom 24. November 2022 festgelegt, während für Rechnungen an öffentliche Verwaltungen weiterhin die Regeln des Ministerialdekrets Nr. 55/2013 gelten. Die Agenzia delle Entrate bietet kostenlose Dienste zur Erstellung, Übermittlung, Empfang und dauerhaften, unveränderlichen Aufbewahrung von Rechnungen.

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Verfahren nach Rolle

Schritte

1. Wer ausstellt: erstellt die Rechnung über das Webverfahren, PC-Software oder die App FatturAE und übermittelt sie dann an das SdI.
2. Wer ohne durchgehende Verbindung übermittelt: nutzt die PC-Software, um die Datei zu speichern, und übermittelt sie dann über das Portal oder per PEC an sdi01@pec.fatturapa.it.
3. Wer überwacht: prüft 'Ihre ausgestellten Rechnungen' und den Bereich 'Überwachung der Empfangsbestätigungen übermittelter Dateien', um Zustellung oder Ablehnung zu verifizieren.
4. Wer Unregelmäßigkeiten prüft: filtert nach einem Datumsbereich von höchstens 7 Tagen, USt-IdNr. des Kunden oder Lieferanten oder der SdI-Kennung.
5. Wer archiviert: stellt sicher, dass die Aufbewahrung über die Dienste der Agentur oder marktübliche, den technischen Spezifikationen entsprechende Software erfolgt.

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Ein wiederkehrender Fall (hypothetisches Beispiel)

Annahme: Die Buchhaltung eines KMU öffnet 'Ihre ausgestellten Rechnungen' und bemerkt eine Zeile mit rotem Warnsymbol, ein Zeichen dafür, dass die Rechnung wegen eines Problems im Empfangskanal des Kunden nur auf dem Portal verfügbar gemacht wurde. Beim Überfahren der Kundenkennung mit der Maus wird der Firmenname angezeigt; ein Klick auf das Lupensymbol lädt die XML-Datei herunter, um die Daten vor der Kontaktaufnahme mit dem Kunden zu prüfen.

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Was regelmäßig zu prüfen ist

• Der in den Empfangsbestätigungen abgefragte Datumsbereich überschreitet nicht die vom Dienst vorgesehenen 7 Tage.
• Rechnungen mit rotem Symbol werden geprüft und bei Bedarf mit dem Kunden nachverfolgt.
• Rechnungen an öffentliche Verwaltungen folgen den Regeln des Ministerialdekrets 55/2013, getrennt von jenen zwischen Privaten.
• Die zur Rechnungserstellung genutzte Software entspricht den Spezifikationen der Verfügung vom 24. November 2022.
• Die langfristige Aufbewahrung wird den Diensten der Agentur oder konformer Software überlassen.

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Was eine Verwaltungssoftware überwachen kann

Ein Unternehmen kann seinen Softwarepartner bitten, rollenbezogen den Status jeder Rechnung (zugestellt, abgelehnt, nicht zugestellt), das Datum der Empfangsbestätigung und wer bei Unregelmäßigkeiten eingreifen muss, sichtbar zu machen. Dies ist eine empfohlene operative Wahl, keine gesetzliche Anforderung: Ziel ist, dass die verantwortliche Verwaltungsperson an einer Stelle die zu prüfenden Rechnungen sieht, mit derselben Unterscheidung zwischen Zustellung und Nichtzustellung, die das Portal der Agentur bereits zeigt.

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Häufig gestellte Fragen

Was unterscheidet eine zugestellte von einer nicht zugestellten Rechnung? Zugestellte Rechnungen haben ein grünes Häkchen-Symbol; nicht zugestellte, wegen Problemen im Kanal des Kunden, sind mit einem roten Symbol markiert und bleiben nur auf dem Portal verfügbar.

Ist eine Internetverbindung erforderlich, um eine Rechnung zu erstellen? Nein, die auf dem PC herunterladbare Software ermöglicht offline zu arbeiten; die Übermittlung erfolgt dann über das Portal oder per PEC.

Folgen Rechnungen an die öffentliche Verwaltung den gleichen technischen Regeln wie jene zwischen Privaten? Nein, es gelten weiterhin die Regeln des Ministerialdekrets Nr. 55/2013 und der Website fatturapa.gov.it.

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Nächster Schritt

Prüfen Sie gemeinsam mit Ihrem Verwaltungsteam, wer heute die SdI-Empfangsbestätigungen einsieht und wie oft: eine ausdrückliche Zuweisung dieser Verantwortung reduziert die 'zu prüfenden' Rechnungen, die auf dem Portal stehen bleiben.