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La risposta in breve
Per gestire ricevute, notifiche ed esiti si consulta la sezione dedicata alle ricevute di scarto, di consegna o di impossibilità di consegna relative alle fatture emesse, trasmesse o ricevute, impostando un range di date non superiore a 7 giorni. È possibile effettuare una ricerca avanzata usando la partita IVA di cliente o fornitore oppure l'identificativo assegnato dal Sistema di Interscambio.
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Il quadro normativo di riferimento
Le regole per predisporre, trasmettere, ricevere e conservare le fatture elettroniche sono definite dal provvedimento n. 433608 del 24 novembre 2022, e l'Agenzia delle entrate mette a disposizione servizi gratuiti per farlo in modo sicuro. Queste regole tecniche valgono solo per le fatture tra privati: per quelle emesse verso le Pubbliche Amministrazioni restano valide le disposizioni del Decreto Ministeriale n. 55/2013.
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Il processo per ruolo
Passaggi
- Chi emette fatture consulta "Le tue fatture emesse" per verificare lo stato di consegna di ogni documento.
- Chi controlla le ricevute accede alla sezione dedicata impostando un range di date non superiore a 7 giorni.
- Chi monitora gli esiti usa "Monitoraggio delle ricevute dei file trasmessi" per verificare scarti e consegne.
- Chi riceve un alert rosso prende visione della fattura resa disponibile sul portale, anche se non consegnata.
- Chi predispone fatture con l'App FatturAE la trasmette al SdI con le stesse credenziali del portale Fatture e Corrispettivi.
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Un esempio ipotetico
Esempio ipotetico: un'azienda che emette fatture verifica settimanalmente l'elenco "Le tue fatture emesse" e nota una riga marcata da un simbolo rosso di alert. Il responsabile amministrativo accede alla sezione ricevute, imposta un intervallo di 5 giorni e cerca il documento tramite la partita IVA del cliente per capire se si tratta di una ricevuta di impossibilità di consegna.
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Controlli da eseguire regolarmente
- Verificare la marcatura verde (consegnata) o rossa (non consegnata) su ogni fattura emessa.
- Impostare un range di date non superiore a 7 giorni nella ricerca delle ricevute.
- Usare la ricerca avanzata per partita IVA di cliente o fornitore, oppure per ID SdI.
- Scaricare il file XML di dettaglio per le fatture segnalate come non consegnate.
- Verificare se l'operazione riguarda una Pubblica Amministrazione, soggetta al DM 55/2013.
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Come impostare il controllo con un partner software
Un'azienda può chiedere al proprio fornitore software di tracciare, per ogni fattura emessa, lo stato di consegna, la data della ricevuta e il responsabile che ha preso in visione un eventuale alert. Questa è una scelta operativa suggerita, non una funzionalità garantita: conviene definire chi consulta le ricevute, con quale frequenza e con quale traccia di revisione, per assicurare che nessuna notifica di scarto o mancata consegna resti senza seguito.
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Sintesi operativa
In sintesi: la consultazione delle ricevute avviene per intervalli brevi (massimo 7 giorni), gli esiti di consegna sono visibili tramite simboli verdi o rossi, e le regole di dettaglio cambiano se il destinatario è una Pubblica Amministrazione.
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Prossimo passo
Assegna oggi stesso un responsabile per il controllo settimanale delle ricevute di consegna e scarto, definendo l'intervallo di ricerca e i criteri di escalation per gli alert rossi.
FAQ
Domande frequenti
Quale intervallo massimo si può impostare per cercare le ricevute?
Il range di date impostabile per la ricerca delle ricevute (scarto, consegna, impossibilità di consegna) non può superare i 7 giorni.
Come si riconosce se una fattura emessa è stata consegnata?
Nell'elenco delle fatture emesse, un simbolo verde di spunta indica consegna avvenuta, mentre un simbolo rosso di alert segnala mancata consegna, con fattura solo messa a disposizione sul portale.
Le regole tecniche sulle ricevute valgono anche per le fatture verso la Pubblica Amministrazione?
No: le regole tecniche del provvedimento del 24 novembre 2022 valgono per le fatture tra privati; per le fatture verso la PA restano valide le regole del Decreto Ministeriale n. 55/2013.
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