Comment gérer les accusés de réception, notifications et résultats de la facturation électronique

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La réponse en bref

Pour gérer les accusés de réception, notifications et résultats, on consulte la section dédiée aux accusés de rejet, de livraison ou d'impossibilité de livraison relatifs aux factures émises, transmises ou reçues, en définissant une plage de dates ne dépassant pas 7 jours. Il est possible d'effectuer une recherche avancée en utilisant le numéro de TVA du client ou du fournisseur, ou l'identifiant attribué par le Système d'échange.

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Le cadre réglementaire de référence

Les règles pour préparer, transmettre, recevoir et conserver les factures électroniques sont définies par la mesure n° 433608 du 24 novembre 2022, et l'Agenzia delle Entrate met à disposition des services gratuits pour le faire en toute sécurité. Ces règles techniques s'appliquent uniquement aux factures entre particuliers : pour celles émises envers les Administrations publiques, les dispositions du Décret ministériel n° 55/2013 restent en vigueur.

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Le processus par rôle

Étapes

1. Celui qui émet des factures consulte "Vos factures émises" pour vérifier le statut de livraison de chaque document.
2. Celui qui contrôle les accusés de réception accède à la section dédiée en définissant une plage de dates ne dépassant pas 7 jours.
3. Celui qui surveille les résultats utilise "Surveillance des accusés de réception des fichiers transmis" pour vérifier les rejets et livraisons.
4. Celui qui reçoit une alerte rouge consulte la facture mise à disposition sur le portail, même si elle n'a pas été livrée.
5. Celui qui prépare des factures avec l'application FatturAE la transmet au SdI avec les mêmes identifiants que le portail Fatture e Corrispettivi.

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Un exemple hypothétique

Exemple hypothétique : une entreprise qui émet des factures vérifie chaque semaine la liste "Vos factures émises" et remarque une ligne marquée d'un symbole d'alerte rouge. Le responsable administratif accède à la section des accusés de réception, définit une plage de 5 jours et recherche le document via le numéro de TVA du client pour déterminer s'il s'agit d'un accusé d'impossibilité de livraison.

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Contrôles à effectuer régulièrement

• Vérifier le marquage vert (livrée) ou rouge (non livrée) sur chaque facture émise.
• Définir une plage de dates ne dépassant pas 7 jours dans la recherche des accusés de réception.
• Utiliser la recherche avancée par numéro de TVA du client ou du fournisseur, ou par identifiant SdI.
• Télécharger le fichier XML détaillé pour les factures signalées comme non livrées.
• Vérifier si l'opération concerne une Administration publique, soumise au Décret ministériel 55/2013.

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Comment mettre en place le contrôle avec un partenaire logiciel

Une entreprise peut demander à son fournisseur de logiciel de suivre, pour chaque facture émise, le statut de livraison, la date de l'accusé de réception et le responsable ayant pris connaissance d'une éventuelle alerte. C'est un choix opérationnel suggéré, non une fonctionnalité garantie : il convient de définir qui consulte les accusés de réception, à quelle fréquence et avec quelle traçabilité, pour s'assurer qu'aucune notification de rejet ou de non-livraison ne reste sans suite.

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Synthèse opérationnelle

En résumé : la consultation des accusés de réception se fait sur des intervalles courts (maximum 7 jours), les résultats de livraison sont visibles via des symboles verts ou rouges, et les règles de détail changent si le destinataire est une Administration publique.

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Prochaine étape

Attribuez dès aujourd'hui un responsable pour le contrôle hebdomadaire des accusés de livraison et de rejet, en définissant l'intervalle de recherche et les critères d'escalade pour les alertes rouges.