Wie man Empfangsbestätigungen, Benachrichtigungen und Ergebnisse der elektronischen Rechnungsstellung verwaltet

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Die Antwort in Kürze

Um Empfangsbestätigungen, Benachrichtigungen und Ergebnisse zu verwalten, konsultiert man den dedizierten Bereich für Ablehnungs-, Zustellungs- oder Nichtzustellungsbestätigungen zu ausgestellten, übermittelten oder empfangenen Rechnungen und legt einen Datumsbereich von höchstens 7 Tagen fest. Eine erweiterte Suche ist möglich anhand der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden oder Lieferanten oder der vom Austauschsystem zugewiesenen Kennung.

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Der rechtliche Rahmen

Die Regeln zur Erstellung, Übermittlung, Empfang und Aufbewahrung elektronischer Rechnungen sind in der Maßnahme Nr. 433608 vom 24. November 2022 festgelegt, und die Agenzia delle Entrate stellt kostenlose Dienste zur sicheren Durchführung bereit. Diese technischen Regeln gelten nur für Rechnungen zwischen privaten Parteien: für Rechnungen an öffentliche Verwaltungen bleiben die Bestimmungen des Ministerialdekrets Nr. 55/2013 gültig.

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Der Prozess nach Rolle

Schritte

1. Wer Rechnungen ausstellt, prüft "Ihre ausgestellten Rechnungen", um den Zustellstatus jedes Dokuments zu überprüfen.
2. Wer Empfangsbestätigungen kontrolliert, greift auf den dedizierten Bereich zu und legt einen Datumsbereich von höchstens 7 Tagen fest.
3. Wer die Ergebnisse überwacht, nutzt "Überwachung der Empfangsbestätigungen übermittelter Dateien", um Ablehnungen und Zustellungen zu prüfen.
4. Wer einen roten Alarm erhält, sieht sich die auf dem Portal verfügbar gemachte Rechnung an, auch wenn sie nicht zugestellt wurde.
5. Wer Rechnungen mit der App FatturAE erstellt, übermittelt sie an das SdI mit denselben Zugangsdaten wie das Portal Fatture e Corrispettivi.

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Ein hypothetisches Beispiel

Hypothetisches Beispiel: Ein Unternehmen, das Rechnungen ausstellt, prüft wöchentlich die Liste "Ihre ausgestellten Rechnungen" und bemerkt eine mit einem roten Alarmsymbol markierte Zeile. Der Verwaltungsleiter greift auf den Bereich der Empfangsbestätigungen zu, legt einen Zeitraum von 5 Tagen fest und sucht das Dokument anhand der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden, um festzustellen, ob es sich um eine Nichtzustellungsbestätigung handelt.

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Regelmäßig durchzuführende Kontrollen

• Die grüne Markierung (zugestellt) oder rote Markierung (nicht zugestellt) bei jeder ausgestellten Rechnung überprüfen.
• Bei der Suche nach Empfangsbestätigungen einen Datumsbereich von höchstens 7 Tagen festlegen.
• Die erweiterte Suche nach Umsatzsteuer-Identifikationsnummer von Kunde oder Lieferant oder nach SdI-Kennung nutzen.
• Die detaillierte XML-Datei für als nicht zugestellt gemeldete Rechnungen herunterladen.
• Prüfen, ob es sich um einen Vorgang mit einer öffentlichen Verwaltung handelt, der dem Ministerialdekret 55/2013 unterliegt.

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Wie man die Kontrolle mit einem Softwarepartner einrichtet

Ein Unternehmen kann seinen Softwareanbieter bitten, für jede ausgestellte Rechnung den Zustellstatus, das Datum der Empfangsbestätigung und die für die Prüfung eines Alarms verantwortliche Person nachzuverfolgen. Dies ist eine empfohlene operative Wahl, keine garantierte Funktion: Es lohnt sich festzulegen, wer die Empfangsbestätigungen prüft, wie oft und mit welcher Prüfspur, um sicherzustellen, dass keine Ablehnungs- oder Nichtzustellungsbenachrichtigung unbeachtet bleibt.

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Operative Zusammenfassung

Zusammenfassend: Die Einsicht der Empfangsbestätigungen erfolgt in kurzen Intervallen (maximal 7 Tage), die Zustellergebnisse sind durch grüne oder rote Symbole erkennbar, und die Detailregeln ändern sich, wenn der Empfänger eine öffentliche Verwaltung ist.

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Nächster Schritt

Weisen Sie noch heute eine verantwortliche Person für die wöchentliche Kontrolle der Zustell- und Ablehnungsbestätigungen zu und legen Sie das Suchintervall sowie die Eskalationskriterien für rote Alarme fest.